DATABASE & TABLE By : d e w i

Pendahuluan Database (basis data) adalah suatu pengorganisasian data dengan bantuan komputer yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan cepat. Microsoft Access adalah salah satu contoh produk RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat populer di lingkungan Windows.

Perangkat lunak ini menyediakan fasilitas yang memudahkan dalam mengelola database, melakukan query, membuat form, membuat laporan dan lain sebagainya. Pada Microsoft Access, istilah kolom yang biasa dipakai pada basis data relasional disebut field dan baris disebut record.

Tipe Data dalam Microsoft Access Keterangan Ukuran Teks Tipe data ini digunakan untuk menyatakan teks atau data yang bisa mengandung huruf, angka, karakter-karakter yang lain seperti tanda * dan &. Contoh pemakaiannya antara lain untuk nama orang, alamat, bahkan untuk angka yang tidak dimaksudkan untuk dihitung (misalnya nomor telepon) Maksimum terdiri atas 255 karakter Memo Merupakan tipe data teks yang berukuran besar Dapat mencapai 65.535 karakter Number Merupakan tipe data untuk suatu nilai bilangan yang bisa dihitung. 1,2,4,8 atau 16 byte tergantung tipe detilnya

Tipe Data Keterangan Ukuran Date/Time Nilai jam dan tanggal dimulai dari tahun 100 s/d 9999 8 byte Currency Merupakan tipe data untuk nilai uang. Keakuratan sampai 15 digit di sebelah kiri tanda pecahan dan 4 digit di sebelah kanan tanda pecahan Auto Number Menyatakan nilai yang urut. Nilai dibangkitkan oleh Microsoft Access dan tak dapat diubah oleh pemakai 4 byte Yes/No Menyatakan data yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai saja. Contoh benar atau salah, pria atau wanita 1 bit OLE Object Menyatakan data objek seperti lembar kerja Excel, dokumen word yang dihubungkan atau dilekatkan ke Microsoft Access Sampai 1 gigabyte

Tipe Data Keterangan Ukuran Hyperlink Menyatakan data alamat hyperlink (misalnya digunakan sebagai alamat Web atau untuk melompat ke word) Sampai 2048 karakter Lookup Wizard Memungkinkan berhubungan dengan nilai pada tabel lain melalui fasilitas kotak daftar (list box) atau kotak kombo (combo box)

Membuat Database Pertama kali membuka Microsoft Access 2007 Kemudian Klik ikon Blank DataBase Kemudian beri nama DataBase yang dibuat sesuai dengan nama file yang diinginkan pada kotak isian file name, klik icon browse untuk menentukan tempat penyimpanan database.

Kemudian klik tombol Create

Membuat Tabel Setelah Database dibuat, tampilan sbb:

Pada awal tampilan tersebut, Table 1 sudah ada. Klik Ms. Office Button, pilih Save kemudian simpan Nama tabel 1 sesuai dengan nama yang diinginkan. Kemudian, Tabel tersebut akan tampil dalam bentuk Design View.

Kemudian isi Field Name dan Data Type, serta pengaturan yang lain di Field Properties pada tab General.

Untuk mengisi data Tabel tersebut, pada layar PC sebelah kiri, klik tabel yang bersangkutan, klik kanan mouse pilih Open. Isilah data pada tabel tersebut. Kemudian Save kembali.

Catatan : Jika ingin membuat lebih dari 1 tabel, pilih tab Create, dalam group Tables, pilih Table Design, lakukan langkah 5 s/d 7. Untuk membuat kunci primer / primary key dalam suatu tabel, tabel dalam tampilan design view, pilih field yang akan dijadikan sebagai primary key, kemudian klik kanan mouse, pilih primary key, atau pada tab design, dalam group Tools, klik Primary Key.

Mengganti Urutan Field Klik tabel yang akan diubah urutan fieldnya, klik kanan mouse pilih design view. Klik atau sorot field yang akan diganti urutannya, tarik ke posisi yang diinginkan. Lepaskan penekanan terhadap mouse jika posisi telah ditemukan.

Menambah Data Tampilkan isi tabel Sorot 1 record, klik kanan mouse, pilih new record kemudian isi data nya. Atau setelah satu record semua datanya terisi, langsung klik Enter

Mengubah Data Tampilkan isi tabel. Pilih data yang akan diubah, ketik lah data baru yang diinginkan. Kemudian tutuplah tabel tersebut

Menghapus Suatu Record Klik tabel yang recordnya akan dihapus, klik kanan mouse pilih Open (tampilkan isi tabel) Pilih record yang akan dihapus, klik kanan mouse, pilih delete rows. Kemudian di Save

Menambahkan Field Klik tabel yang akan ditambah field nya, klik kanan mouse pilih design view. Pilih salah satu field yang sesuai dengan dimana Anda akan menambahkan field yang baru, klik kanan mouse, pilih insert rows Kemudian di Save

Mengganti Nama Field Klik tabel yang field yang akan diganti, klik kanan mouse pilih design view. Ubah nama field yang akan diganti menjadi nama yang diinginkan. Kemudian di Save

Menghapus Field Klik tabel yang field yang akan dihapus, klik kanan mouse pilih design view. Pilih field yang akan dihapus. Klik kanan mouse, pilih delete rows