Manajemen Arsip Perguruan Tinggi Anon Mirmani Kepala Kantor Arsip UI Disampaikan pada Diklat Pemberkasan Arsip Unit Arsip IPB Oktober, 2014

PENGERTIAN DAN ISTILAH Rekod…. Informasi terekam, dalam segala bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima atau dipelihara oleh organisasi atau orang dalam transaksi bisnis atau menjalankan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut. Arsip adalah Rekod yang bernilai dan memiliki nilai guna berkelanjutan karena mereka telah memenuhi nilai administratif, hukum atau sejarah.

Definisi menurut UU No 43 tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Peran rekod/arsip dalam organisasi Sumber informasi penting organisasi Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi Accountabilitas organisasi Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan. Rekod/arsip adalah mission-critical business resource –harus dan perlu dikelola—manajemen rekod

Karakteristik rekod Records are statik; they provide evidence of a particular action in time. Records have authority; bahan bukti formal Records are unique; unik mempunyai arti yang berhubungan kegiatan dan transaksi tertentu Records are authentic; penciptaan dan penggunaannya dapat diverifikasi.

Sekilas manajemen rekod/arsip perguruan tinggi / universitas Fungsi perguruan tinggi : 1. Pendidikan dan pengajaran 2. Penelitian 3. Pengabdian pada masyarakat Helen Samuels: confer credentials, convey knowledge, promote socialization, conduct research, sustain themselves, provide public service and promote culture.

Fungsi University Archives Memori kolektif Universitas Memberikan bukti semua kegiatan yang telah dilakukan ‘proses penjaminan mutu akademik’, termasuk akreditasi perguruan tinggi

Rekod/dokumen universitas Adalah rekod/dokumen yang mempunyai nilai guna pada pekerjaan universitas. Artinya, rekod yang akan diperlukan atau digunakan oleh lainnya, selain pencipta dokumen, dan berhubungan di beberapa kegiatan universitas. Contoh : komunikasi formal antara staf dan atau staf dengan mahasiswa,perubahan yang berbeda dalam kebijakan atau prosedur atau pengembangan prosedur. dsb

Rekod vital universitas Adalah rekod, apabila hilang atau rusak maka universitas tidak dapat menjalankan fungsinya. Contoh: Legal aggrements and contarcts including research agreements, grants; data mahasiswa misal transkrip akademik, ijasah dll.

Masalah kegiatan dokumentasi di perguruan tinggi adalah yang berhubungan dengan jumlah, duplikasi, multi format dan tersebar serta sementara. Akibatnya setiap unit menyimpan dan mengelola dengan menggunakan sistem sendiri. Diperlukan kontrol yang konsisten dan sistematis terhadap penciptaan arsip di lingkungan Universitas.

ARSIP????

DAUR HIDUP DAN KONTROL REKOD/ARSIP Central file Unit kerja Ruang ??? KIRIM TERIMA DIGUNAKAN Seleksi dan penilaian CAPTURE (Ambil) PENCIPTAAN Berkas (Aktif) JRA In-akitf Musnah Pindah DIKIRIM KE ARSIP Dinilai ulang Unit Kearsipan Pindah INVENTORI ARSIP Arsip Universitas – Gedung Arsip 2

Paradigma daur hidup arsip Arsip dinamis : arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip aktif: arsip yang frekuensi penggunaan-nya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif: arsip yang frekuensi penggunaan nya telah menurun

Lanjutan..... Arsip statis adalah : arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan (UU No 43 tahun 2009) Adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya

Prinsip manajemen kearsipan...... Adalah pengelolaan arsip aktif- arsip in-aktif dan permanen (statis) Arsip aktif : unit kerja Arsip in-aktif : unit kearsipan Statis : Arsip Universitas (Kantor Arsip)

Arsip dinamis Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. (Pasal 9 UU No 43 tahun 2009) = Unit kerja = unit pengolah = pencipta arsip

Cakupan pengelolaan arsip dinamis Pasal 9 UU No 43 tahun 2009 Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. arsip vital; b. arsip aktif; c. arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

UU No 43 Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya

RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 1) Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: a. andal; b. sistematis; c. utuh; d. menyeluruh; dan e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (2) meliputi: a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan c. penyusutan arsip

Instrumen (NSPK) UU No 43, pasal 40 (4) Skema klasifikasi untuk pemberkas-an dokumen Tata persuratan = tata naskah dinas Jadwal retensi arsip Sistem keamanan arsip dan arsip vital

Unit Kerja=Unit Pengolah Tata persuratan (Korespondensi) sebagai awal dari terciptanya arsip. Diletakkan atau disimpan? Akumulasi akan menjadi berkas—isi—konteks—dan strukturnya akan memberikan gambaran sebuah kegiatan organisasi

Unit Kearsipan (pasal 17) Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi; c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya; d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Mekanisme pengelolaan arsip secara sistematis Registrasi: menyediakan bukti bahwa arsip sudah diciptakan atau diterima Klasifikasi: menandakan arsip pada fisik yang tepat dan penempatan intelektual dalam sistem kearsipan Indeksing: memberikan nama arsip agar dapat dicari dan diketemukan kembali Tracking: mencatat pemindahan fisik arsip sehingga lokasi arsip selalu diketahui setiap saat Penilaian dan penyusutan: pengambilan keputusan segera pada arsip yang harus dipindahkan menjadi arsip inaktif atau dimusnahkan

Registrasi Registrasi : proses pencatatan informasi standar Unsur-unsur registrasi : tanda pengenal unik, tanggal pencatatan, nama dokumen, isi dokumen, pencipta, pengirim, penerima, bentuk fisik, transmisi, hubungan dengan rekod/arsip lain

Contoh registrasi nomor surat keluar

Penyusunan SOP Tata Persuratan Prosedur surat masuk Penerimaan surat Identifikasi surat Pengarahan surat Registrasi

Prosedur surat keluar Proses tanggapan atau Penciptaan Registrasi Pengiriman

Penerapan klasifikasi dan filing sistem Klasifikasi dan kategori rekod Rekod Administrasi : dokumen-dokumen prosedur, formulir dan koresponden. Rekod acoounting : laporan-laporan, formulir koresponden yang saling berhubungan. Misal : invoice, rekod bank account, laporan billing customer. Rekod project : koresponden, catatan, dokumen-dokumen hasil pengembangan produk proyek khusus. Berkas kasus: rekod client, rekod personnel, asuransi, kontrak dan berkas hukum

Fungsi Organisasi = pembentukan klasifikasi Fungsi Substantif : fungsi utama : sangat tergantung pada visi, misi dan tujuan institusi: yang membedakan institusi yang satu ke institusi lainnya. Fungsi Fasilitatif : fungsi pendukung : fungsi yang mendukung operasional institusi : keuangan, sumber daya manusia, humas, peralatan dsb.

JENIS ARSIP BERDASARKAN FUNGSI PERGURUAN TINGGI Berkas Arsip Mahasiswa Arsip Administrasi Arsip Pendidikan Dan Pengajaran Arsip Pengabdian Masyarakat Arsip Penelitian Arsip Karya Ilmiah Staf Pengajar/Mahasiswa Arsip Properti Arsip Hukum Dan Kebijakan Khusus Perguruan Tinggi

Contoh Skema Klasifikasi Arsip Fungsi : Pendidikan dan Pengajaran PDP 00 Penerimaan 00.00 Seleksi Mhs 00.01 Registrasi 00.02 Alih Kredit PDP 01 Perkuliahan 01.00 Daftar hadir Mhs 01.01 Kalender Akademik Fungsi : Sumber Daya Manusia SDM 00 Pengadaan Pegawai 00.00Perencanaan Kebutuhan 00.01 Penerimaan 00.02 Pengangkatan Fungsi : Logistik Log. 01 Pengadaan 01.00 barang bergerak 01.01 barang tdk bergerak

Sistem pemberkasan arsip Analisis isi dan konteks arsip untuk menentukan perihal/subyek atau indeks dan kode sesuai dengan pedoman klasifikasi organisasi.  Pemberian kode dan indeks Berikan kode dan indeks klasifikasi pada sisi kanan surat dengan menggunakan pensil. Menata sekat dalam folder/odner

Contoh sekat

Memberikan label dalam folder/odner Label odner berisi kode dan indeks yang menunjukan kesamaan isi/masalah. Membuat daftar inventori Arsip

Daftar pencarian arsip Daftar inventori arsip yang terdiri atas field-field atau metadata pada lembar kerja Microsoft Excel, daftar inventori berfungsi sebagai wakil ringkas jenis dan jumlah dokumen yang dimiliki oleh seluruh unit kerja atau central file. Daftar inventori arsip mencatat dan memuat informasi: fungsi, nomor urut, lokasi penyimpanan, kode, indeks, deskripsi series arsip, nomor surat, kurun waktu, jumlah arsip, tingkat perkembangan dan rekomendasi.

Contoh Inventaris Arsip

Penyusunan folder dengan kode arsip Folder digunakan sebagai tempat penyimpanan rekod di unit kerja, satu folder digunakan untuk menyimpan satu berkas masalah/subyek, diberi label kode, indeks, kurun waktu, jadwal retensi arsip, dan nama unit kerja.

… beri label pada berkas anda (elektronik dan hard copy) dengan informai tentang masa retensinya. Auditor, WA State 2008-09 (no retention) Correspondence, Incoming 2008-09 (4 yrs, archival 6/14)

Label/cover title arsip dalam odner

Appraisal dan Penyusutan Rekod Pasal 40 Ayat 2 (c) cakupan dari pengelolaan arsip dinamis adalah penyusutan arsip. Pasal 47 penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip Pasal 48 wajib memiliki JRA

Penilaian Arsip Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.

KRITERIA PENILAIAN Nilai guna Primer (Primary values) : Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang. Nilai guna Sekunder (Secondary values) : Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

NILAI GUNA PRIMER Nilai guna administrasi Nilai guna keuangan/fiskal Nilai guna hukum Nilai guna ilmiah dan teknologi

A. Nilai guna kebuktian B. Nilai guna informasional NILAI GUNA SEKUNDER A. Nilai guna kebuktian B. Nilai guna informasional

Survey arsip Jadwal retensi arsip Appraisal check list Alat Penilaian Arsip Survey arsip Jadwal retensi arsip Appraisal check list

PENYUSUTAN ARSIP Tujuan penyusutan arsip adalah untuk meningkatkan kegunaan arsip aktif, efisiensi kerja, sarana, biaya, dan tenaga serta upaya menghindari penumpukan arsip yang selalu bertambah sejalan dengan perkembangan fungsi organisasi.

Jadwal Retensi Arsip Adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip

Contoh Jadwal retensi Arsip   KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN AKTIF INAKTIF KEU 01.00 PENDAFTARAN MAHASISWA/REGISTRASI Dokumen yang berhubungan dengan registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya. Administrasi Keuangan 1 tahun setelah mahasiswa lulus 1 tahun Musnah KEU 01.01 BIAYA KULIAH Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang sumbangan pembinaan pendidikan (SPP)/biaya operasional pendidikan (BOP), dana kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan pembayaran dan kembalian uang kuliah mahasiswa. Keuangan KEU 01.02 BIAYA WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran wisuda. 1 tahun setelah wisuda

MEKANISME PENYUSUTAN : Pasal 49 Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan

Prosedur Pemindahan/Penyerahan Arsip Membuat daftar pertelaan dokumen yang diserahkan rangkap 2 Membuat berita acara penyerahan dokumen yang ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang. Dokumen yang diserahkan dalam keadaan teratur.

Prosedur Pemusnahan Arsip Membentuk Tim Pemusnahan yang melibatkan instansi terkait. Membuat Daftar Pertelaan Dokumen (DPA) yang diusulkan untuk dimusnahkan sebanyak 2 (dua) rangkap. Membuat Berita Acara (BA) pemusnahan yang ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang. Pemusnahan dokumen dapat dilaksanakan dengan jalan: Penghancuran/peracikan Pembakaran Peleburan secara kimiawi

KEBIJAKAN DAN PROSEDUR Strategi manajemen rekod berdasarkan pada adopsi dan pengembangan kebijakan-kebijakan, prosedur dan praktek serta merancang dan mengimplementasikan sistem dengan cara untuk memenuhi kebutuhan operasional organisasi dan sesuai dengan lingkungan peraturannya. Strategi diadopsi oleh organisasi untuk pendokumentasian kegiatan bisnis harus menentukan rekod/arsip apa yang dibutuhkan dan kapan, bagaimana dan dimana harus diperoleh (‘capture’) dalam sistem rekod. Memiliki kebijakan, pedoman dan prosedur dianggap telah memenuhi persyaratan ‘good corporate governance’. Sehingga menjadi ciri acuan bahwa telah tercapai luaran manajemen rekod yang memadai :

Rekod resmi telah tercipta (created) Lanjutan…. Rekod resmi telah tercipta (created) Rekod resmi telah diperoleh (captured) Rekod resmi telah dimusnahkan (disposed) secara sistematis Akses ke rekod resmi telah dikelola Rekod resmi dapat ditemukan Rekod resmi dapat diandalkan

Penyusunan order

Contoh penyusunan boks

Landasan Hukum Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan. Peraturan-pemerintah RI, nomor 28 Tahun 2012, tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records Management 2001. Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate record keeping. 2nd.ed. Melbourne :Addison Wesley Longman.