Standar Operasional Prosedur Perpustakaan

Istilah Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures

SOP prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

Definisi dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

SOP: asal usul SOP medik, penanganam pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan SOP Tugas rutin yang mengandung resiko SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang

SOP : manfaat di perpus sarana acuan: penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan sarana audit sistem informasi perpustakaan : katalog, denda dll.

Persiapan SOP SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di perpustakaan SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

Kemutakhiran SOP Adanya perubahan internal maupun eksternal perpustakaan Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir, perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian pimpinan perpustakaan. Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?. SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pustakawan.

SOP Perpustakaan Perpustakaan  integral dari suatu organisasi pendididikan Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan

SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin Pengembangan koleksi Pengolahan bahan pustaka Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka Pelayanan informasi

SOP : bentuk Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart)

Flowchart : diagram alir menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

Flowchart : diagram alir Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol-simbol: diagram alir Proses : Pencabangan (keputusan): Mulai/Terminator (start/hatl) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector

Format SOP Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart

Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka 1. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan 2. Cakupan: Mahasiswa S1, S2, S3 dan staf sivitas akademika. 3. Acuan : Peraturan Perpustakaan. 4. Alat Bantu: Teknologi informasi komputer berbasis on-line, dan ATK 5.Proses pelaksanaan

Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka 5.Proses pelaksanaan : Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru. Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar. Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi. Data direkapitulasi, dan di cek di data base catalog on-line perpustakaan. Jika sudah ada di data base, data pesananan dibatalkan. Lengkapi data bibliografi: pengarang, judul, impressum, kolasi, ISBN, harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku www.amazon.com Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan. Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan, diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.

Pengolahan bahan pustaka 1. Tujuan: Melakukan proses pengkalogan buku 2. Ruang lingkup: Buku baru untuk diproses 3. Acuan: Peraturan perpustakaan 4. Sarana: Komputer, DDC, AACR dan ATK.

5. Prosedur Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian. Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku Petugas mengecek di database katalog Bila data sudah ada, diberi cap pada halaman verso buku, tulis nomor induk dan no klasifikasinya. Bila tidak ada, cari no kelas dari sistem klasifikasi DDC. Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II, tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis lainya. Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya Tempelkan no Barcode buku tersebut.

Layanan informasi : Bebas Pinjam 1. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan mengembalikan semua pinjaman bukunya sebagai syarat bebas pinjaman. 2. Ruang ligkup: Semua mahasiwa S1, S2 dan S3 yang akan wisuda. 3. Acuan : Peraturan Universitas/Institut 4. Sarana: Proses transaksi ke bagian peminjaman-pengembalian buku.

5. Proses: Periksa kartu perpustakaan dan kartu mahasiswa apakah masih berlaku. Periksa pada kartu perpustakaan ada pinjaman buku, baik di perpustaan pusat atau perpustakaan Prodi. Bila masih ada pinjaman, mahasiswa diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus pusat/ prodi. Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua pinjaman bukunya Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam, petugas memberikan cap bebas pinjam

KEGIATAN PUSTAKAWAN Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi; Pemasyarakatan perpusdokinfo;

Terimakasih