Human Resource Information System (HRIS)

HRIS ? The application of computers to employee-related record keeping and reporting, and management decision making How might HRIS be used to enhance management decision making?

(Is paycheck accurate?) Example Processing (Calc. Net pay) Input (hours worked) Output (cut paycheck) Here is a classic HR example: Processes: - Get hourly rate - Multiply hours by rate - If over 40 hours determine overtime pay - Deduct taxes and employee charges (parking, investment, benefits) - Print paycheck Can be manual or automated Feedback Loop (Is paycheck accurate?)

HRD HRIS HRM Societal objectives: Organizational objectives: Benefits Legal compliance Union Organizational objectives: HR planning Employee relations Selection T & D Appraisal Placement Assessment Functional objectives: Personal objectives: Compensation HRD HR research Information system Development Training Organization development Labor relation Union HRIS Career Development HR result Productivity Quality Innovation Fulfillment Readiness for change Employee assistance Job design Compensation benefit planning HR Selection staffing Performance management system HRM

Definisi MSDM Serangkaian keputusan untuk mengelola hubungan ketenagakerjaan (calon pegawai, pegawai & pensiunan) secara optimal mulai dari rekruitmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan (kompensasi &kesejahteraan) dan pengembangan, (karir, pendidikan & pelatihan ) serta terminasi, untuk mencapai tujuan organisasi (memelihara dan meningkatkan performansi). © JS

Definisi MSDM Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Peran dan Fungsi, MSDM Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

Mind Map

(Potential Labour force) Sumber Daya Manusia Non Naker SDM Angkatan Kerja (Labour force) Tenaga Kerja (Man Power) Non Ang Kerja (Potential Labour force)

Usia Kerja Bekerja : Kegiatan yang memperoleh penghasilan, minimum 2 hari per minggu Usia Kerja di beberapa negara : 15-55 (Indonesia) 16-60 (USA) 14-60 (India) Tingkat Pengangguran : Jumlah yg Menganggur Jumlah Angkatan Kerja X 100 %

Struktur Keahlian tenaga Kerja 1 2 3 25 250 2000 Sarjana Teknisi Ahli Teknisi Industri JuruTeknik Setengah Terlatih Tidak Terlatih Negara Berkembang Negara Industri

Instrumen Utama MSDM Spesifikasi Jabatan Masalah Utama Pengetahuan Ijazah Ketrampilan Judul Pelatihan Sikap Referensi Pengalaman Masa Kerja Masalah Utama Kurang dapat terukur Sulit untuk dapat obyektif

Pengertian Kompetensi Kemampuan manusia (yang dapat ditunjukkan dengan karya, pengetahuan, ketrampilan, perilaku, sikap, motif dan/atau bakatnya) ditemukan secara nyata dapat membedakan antara mereka yang sukses dan biasa-biasa saja di tempat kerja. © JS

Definisi Kompetensi Karakteristik dasar manusia yang dari pengalaman nyata (nampak dari perilaku) ditemukan mempengaruhi, atau dapat dipergunakan untuk memperkirakan (tingkat) performansi di tempat kerja atau kemampuan mengatasi persoalan pada suatu situasi tertentu. (Spencer, 1993, hlm.9)

Komponen Kompetensi Model Gunung Es dan Lingkaran Terpusat Kompetensi Karya P Perilaku Tampak S Pengetahuan Ketrampilan B M K Sikap Karakter Motivasi Bakat K P Tersembunyi N Lingkungan Model Gunung Es dan Lingkaran Terpusat Kompetensi © JS

Jenis Kompetensi & Profesi Karya Penyanyi, Artis Pengetahuan Konsultan, Juru Taksir Ketrampilan Pilot, Tukang Las Perilaku Kasir, Operator Telpon Sikap Penerima Tamu Motif Sales Bakat Tester © JS

Bentuk Model Data 1. Perencanaan Sumber Daya Manusia 2. Administrasi Personalia 3. Kompensasi dan Benefit 4. Kinerja Personel 5. Pendidikan dan Pelatihan 6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun

Proses perencanaan SDM Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi, dimana pada prinsipnya akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan SDM saat ini, dan juga dari segi availabilitas SDM tersebut. 2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana pada prinsipnya hampir sama seperti pada pengumpulan Biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan. 3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment, yang mana dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi kebutuhan penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang lebih tepat.

Proses lain Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktural yang kosong. Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan tersebut. Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi. Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi tertentu secara dinamis Analisa grafis dan statistik yang ‘on-line’, dimana dapat berinteraksi langsung dengan data yang rinci.

Administrasi Personalia Biodata Pegawai Sejarah Kepangkatan Sejarah jabatan Sejarah Pendidikan Formal Sejarah Pendidikan Penjenjangan Sejarah Pendidikan Substantial Keahlian berbahasa asing Penggunaan fasilitas perusahaan Sejarah kunjungan ke luar negeri Daftar Keluarga Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh Memo Khusus

Kompensasi dan Benefit Proses penentuan gaji dan transaksinya, dimana yang ternasuk dalam hal ini adalah proses penggunaan ‘merit payment’ dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan lain yang berhubungan dengan penghasilan tambahan seperti lembur, uang makan, uang perumahan, insentif daerah terpencil, supervisor dan sejenisnya. 2. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja diperusahaan seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun.

Evaluasi Kinerja Personel Fasilitas yang tersedia pada sistem ini adalah perencanaan kerja personil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut. Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendidikan dan Pelatihan Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan jadwal pendidikan yang akan diselenggarakan oleh organisasi. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana berhubungan dengan rencana pendidikan yang akan diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang berhubungan dengan kesertaan personel pada pendidikan yang diikutinya.

Kegiatan utama sumber daya manusia Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran,memberitahu posisis yang diminta kepada agen tenaga kerja swasta maupun pemerintah,melakukan wawancara pemilihan di kampus dan difasilitas perusahaan dan mengurus penerimaan pegawai

Pendidikan dan Pelatihan, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk menungkatkan pengetahuan pegawai. Manajemen Data; SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai,dan memproses data tersebut untuk mmenuhi kebutuhan informasi pemakai Penghentian dan Administrasi Tunjangan; Ketika pegawai berhenti bekerja,SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar

Gambar fungsi SDM memudahkan arus sumber daya personil Adm Tunjangan Perekrutan Pendidikan & pelatiahn Penghentian Penerimaan Pegawai yang pensiun Calon pegawai Pegawai Manajemen Data Gambar fungsi SDM memudahkan arus sumber daya personil

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Satu hal dari SDM yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lain adalah beragamnya aplikasi yang di mungkinkan. keragaman ini tercermin dalam enam subsistem output

GB.Model SDM Subsistem output Subsistem input SIA Data Informasi DATA BASE Subsistem perencanaan angkatan kerja Sistem informasi akuntansi SIA Sub sistem perekruktan Subsistem penelitian SDM Sumber lingkungan Sub sistem manajemen angkatan kerja Subsistem intelijen SDM Pemakai Subsistem tunjangan Subsistem benafit Subsistem pelaporan lingkungan

MODEL SI-SDM Lingkungan eksternal Peraturan pemerintah Teknologi Pasar Kerja Sistem manajemen SDM Sub Fungsi SDM -Perencanaan -Staffing -Pelatihan -Kinerja -Kompensasi -QWL Tujuan organisasi -Produktivitas -Laba -ROI -Moral karyawan Sistem manajemen strategik Sistem informasi SDM Umpan balik Umpan balik

1.Sistem Informasi Akuntansi Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen data personil dan akuntansi 1. elemen data personil Relatif lebih permanen dan bersifat non keuangan 2. elemen dat akuntasi Terutama bersifat keuangan 2.Subsistem Penelitian SDM subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus

3. subsistem inteligen SDM mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkunah perusahaan,elemen lingkungkungan yang menyediakan data ini meliputi: a.Pemerintah b.Pemasok c.Serikat kerja d.Masyarakat global e.Masyarakat keuangan f.Pesaing

4.Database HRIS database HRIS berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai,tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahan. OUTPUT HRIS 1.Subsistem Perencanaan Angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memeungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai dimasa datang 2.Subsistem Perekrutan Perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui perekrtutan

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja 4. Subsistem Kompensasi 5 3.Subsistem Manajemen Angkatan Kerja 4.Subsistem Kompensasi 5.Subsistem tunjangan 6.Subsistem Pelaporan Lingkungan

MODEL SI-SDM Lingkungan eksternal Peraturan pemerintah Teknologi Pasar Kerja Sistem manajemen SDM Sub Fungsi SDM -Perencanaan -Staffing -Pelatihan -Kinerja -Kompensasi -QWL Tujuan organisasi -Produktivitas -Laba -ROI -Moral karyawan Sistem manajemen strategik Sistem informasi SDM Umpan balik Umpan balik

KETERKAITAN SI-SDM SI lain SI-SDM Sub fungsi Manajemen SDM -Perencanaan -Staffing -Pelatihan dan pengembangan -Manajemen kinerja -Kompensasi -QWL Lingkungan -Legal -Politik -Sosial SI lain SI-SDM Proses manajemen Kinerja -Pengembangan -Diversifikasi -Merger -Akuisisi SI lain -Asuransi -Dana pensiun -Konsultan pajak

Contoh Manajemen Data SI-SDM Perencanaan pengembangan Administrasi biodata Database Pegawai Penggajian Kehadiran Informasi pegawai

Non-optimum HRIS Situation Benefits Admin. Payroll Applicant Tracking DATA DATA DATA Training Mgmt. DATA Competency Modeling DATA Job Evaluation DATA

Integrated HR Systems and Data Optimum Situation Payroll Benefits Admin. Competency Modeling HR DATA Applicant Tracking Training Mgmt. Competency Modeling Job Evaluation Integrated HR Systems and Data

Human Resource Information System HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM Goal: Integrate Core Processes into Seamless System Input Data Types Job Analysis Recruitment Selection/Job Posting/ Employee Referral T&D Performance Appraisal Compensation Benefits Safety Health Labor Relations Employee Relations Output Data Uses* Employee Tracking Diversity Programs Hiring Decisions Training Programs/E-learning/Management Succession Compensation Programs Benefit Programs (e.g., prescription drug programs) Health Programs (e.g., Employee Assistance Programs) Bargaining Strategies Employee Services Contribute Toward Achievement of: Human Resource Information System Organizational Strategic Plans Human Resource Management Plans *Manager and employee self-service is available.

TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan) Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala lingkungan, menentukan sasaran, menentukan persyaratan operasional, studi kelayakan dan buat laporan Desain sistem pendahuluan Skenario rinci, Merumuskan sistem alternatif, Menilai sistem alternatif, Memberi rekomendasi, Menentukan persyaratan, Meramalkan efek faktor manusia dan rekayasa sistem yg diusulkan

TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM Rekayasa sistem Memberikan rincian komponen rekayasa, Kajian pendahuluan efektivitas biaya, Memilih alternatif desain terbaik, Merekomendasikan alternatif desain tsb, Memberikan spesifikasi desain pd pembuat program Pengujian dan implementasi sistem Menguji subsistem, Menguji keseluruhan sistem, Menjalankan SI-SDM tsb Evaluasi dan pemantauan Mengukur kinerja sistem, Mengevaluasi kinerja sistem, Memodifikasi sistem jika diperlukan, Mon ev berkesinambungan

Kebutuhan dan distribusi Penjadwalan tugas Penjadwalan diklat Contoh-contoh kemungkinan aplikasi SI SDM Kebutuhan dan distribusi Penjadwalan tugas Penjadwalan diklat Penggajian Penilaian kinerja