Sistem Pengendalian Manajemen

Pengawasan vs Pengendalian Perbedaan mendasar antara pengawasan dan pengendalian adalah pengawasan dapat dilakukan secara periodik (berkala) sedangkan pengendalian harus dilakukan setiap saat.

Pengertian Pengawasan Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. (Schermerhorn, 2002) Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan) Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya) Berkurangnya kas perusahaan Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik Biaya yang melebihi anggaran Adanya penghamburan dan inefisiensi

Alat Bantu Pengawasan Manajerial Management-by-Exception berfokus pada perhatian manajerial pada perbedaan substansi antara tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan (prinsip pengecualian) Management-Information System berfokus pada penyediaan informasi untuk melakukan evaluasi dari fungsi fungsi manajemen Management By Objective (MBO) adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pemahaman yang jelas terhadap tujuan atau sasaran organisasi, seperti halnya mereka memahami peran dan tanggung jawabnya dalam mencapai tujuan tersebut.

Management - By - Exception (MBE) adalah suatu kemampuan dasar yang disediakan oleh sistem informatika yang berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.

Pada Management By Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh tersedianya : 1) Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya. 2) Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya.

Standar yang dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan penjualan maka memungkinkan terjadinya Management By Exception. MBE (prinsip pengecualian) adalah gaya atau tindakan yang dilakukan manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara Kinerja Aktual ( apa yang telah dan sedang dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang harus dicapai ).

Contoh : Ω Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.

Seorang manager dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya harus didukung oleh tersedianya : Informasi mengenai dan apa yang sedang dicapai oleh unit kerjanya. Standar kinerja yang dapat menunjukan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya. Standar yang dikombinasikan dengan output informasi (misalnya laporan penjualan) akan memungkinkan terjadinya management by exception.

Management by exception adalah gaya atau tindakan yang dilakukan manager apabila terjadi ketidaksesuaian antara kinerja aktual(apa yang sedang dicapai) dengan standar kinerja(apa yang harus dicapai). Contoh : seorang manager menentukan bahwa jumlah produksi sepatu dalam sehari harus berada dalam jangkauan 1000 sampai 1250 pasang sepatu.apabila dalam suatu saat jumlah produksi melebihi standar yang ditentukan, misalnya hingga 1500 pasang sepatu maka berlakulah MBE.manager melakukan dan mengambil keputusan pada kondisi saat itu juga. Jika anda seorang manager apa yang akan anda lakukan terhadap kelebihan produksi sepatu tadi ? ? ?

Management by exception memberikan tiga kelebihan dasar : Manager tidak membuang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal-hal yang lebih memerlukan perhatian. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal-hal yang berjalan semestinya. MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediakan oleh SIBK (sistem informasi berbasis komputer) dengan kondisi dimana SIBK memikul sebagian tanggung jawab dalam pengendalian sistem fisik, maka waktu yang dimiliki manager dapat digunakan secara efektif.

Pengawasan

Pengawasan dalam Bidang SDM Penerapan Employee Discipline System Adanya Career Path Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Pengawasan di Bagian Informasi Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Pengawasan di Bagian Keuangan Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis) Manajemen Kas (Cash Management) Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Pengawasan di Bagian Pemasaran Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan

PENGENDALIAN

Mengapa Sistem Pengendalian Manajemen Penting ?

Konsep Pengendalian Manajemen adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan Unsur Pengendalian: 1. Detektor atau sensor 2. Assesor atau penilai 3. Efektor atau pengubah 4. Jaringan Komunikasi

Ilustrasi Sopir Mata (sensor) Otak (assessor) Kaki (effector) Jaringan komunikasi dari indera  otak  anggota badan