Knowledge Management di Perguruan Tinggi dan Peranan Digital Library Network Ismail Fahmi <ismail@itb.ac.id> Knowledge Management Research Group ITB

Agenda Aplikasi & Manfaat KM di Perguruan Tinggi Peranan Digital Library Network Demo Ganesha Digital Library

Digital Library dan KM Pengembangan Indonesian Digital Library Network (IndonesiaDLN) pada awalnya didasari oleh inisiatif untuk mengembangkan KM khususnya di dunia akademik dan riset (munculnya KMRG). Namun, karena masih barunya isu KM di Indonesia, digunakanlah digital library sebagai pintu masuk, namun dengan metode dan pendekatan KM.

Fungsi Teknologi KM Fungsi utama teknologi KM hanya ada 2: Storage & Retrieval Communication Selebihnya, agar KM sukses, perlu: Leadership/Kebijakan Strategi Mekanisme operasional Struktur reward (penghargaan)

Manfaat KM di Perguruan Tinggi KM bermanfaat bagi beberapa proses dan layanan di perguruan tinggi, yaitu dalam: Proses riset Proses pengembangan kurikulum Layanan bagi mahasiswa dan alumni Layanan administratif Proses perencanaan strategis Sumber: Kidwell, Jilinda J, et all. 2000. Applying Corporate Knowledge Management Practices in Higher Education

Aplikasi & Manfaat KM untuk Riset Aplikasi KM Manfaat Repository: Topik-topik riset di perguruan tinggi atau institusi yang berafiliasi dengannya, yang berpotensi diajak bekerja sama. Hasil penelitian dan organisasi sumber pendanaan dengan fasilitas pencarian yang memudahkan peluang antar-disiplin ilmu. Peluang komersial untuk hasil penelitian.   Portal untuk prosedur administrasi dan best practices yang berhubungan dengan: Peluang pendanaan (funding). Kumpulan proposal, budget, dan protokol. Prosedur dan kebijakan proses pengajuan proposal. Informasi proposal yang menang (award), pembuatan account, tata cara dan prosedur negosiasi. Tatacara dan prosedur kontrak dan manajemen grant. Template untuk laporan teknis dan keuangan, tata cara dan prosedurnya. Overview layanan internal, staff, dan sumber daya yang dapat dimanfaatkan. Meningkatkan kemampuan berkompetisi dan response terhadap peluang research grant, kontrak, dan komersial. Mengurangi lama waktu penyelesaian riset. Meminimalkan penggunaan resource riset untuk urusan administratif. Memfasilitasi riset antar-disiplin ilmu. Memanfaatkan usaha pembuatan proposal dan riset sebelumnya. Meningkatkan efektifitas layanan internal dan eksternal. Mengurangi biaya administratif.

Aplikasi & Manfaat KM untuk Pengembangan Kurikulum Aplikasi KM Manfaat Repository: Kegiatan revisi kurikulum termasuk riset yang dilakukan, ukuran efektifitas, best practices, pelajaran yang diambil, dst. Isi kurikulum yang dikelompokkan dan disusun untuk mendukung desain dan pengembangan kurikulum antar-disiplin ilmu. Teknik pedagogy dan penilaiannya, termasuk best practices, tracking hasil yang dicapai, peluang pengembangan fakultas, dan riset. Hasil evaluasi terhadap mahasiswa per semester sebagai pelajaran dan best practices bagi seluruh fakultas. Hubungan yang dimiliki corporate untuk identifikasi gugus tugas pengembangan kurikulum, dosen tamu, asisten, tempat-tempat case study, dsb.   Portal: Informasi yang berhubungan dengan proses belajar-mengajar menggunakan teknologi, termasuk peluang pengembangan fakultas, tracking hasil yang dicapai, pelajaran yang diperoleh, best practices, overview teknologi, dst. Hub informasi di setiap area disiplin ilmu, termasuk bahan-bahan terbaru, publikasi terakhir, riset-riset yang dapat diambil, dst. Untuk fakultas baru yang dilengkapi dengan pentunjuk pengembangan kurikulum, bekerja dengan fakultas lama, membangun model pengajaran yang efektif, saran apa yang harus dan tidak harus dilakukan, bimbingan mahasiswa, dsb. Meningkatkan kualitas kurikulum dan program study, dengan mengidentifikasi dan memanfaatkan best practices dan monitoring hasil yang dicapai. Meningkatkan kecepatan revisi dan pembaruan kurikulum. Meningkatkan upaya pengembangan fakultas, khususnya fakultas baru. Meningkatkan layanan administratif yang berhubungan dangan proses belajar-mengajar menggunakan teknologi. Memperbaiki daya response dengan memonitoring dan menggabungkan pelajaran yang diambil dari pengalaman sesama dosen, evaluasi mahasiswa, dan masukan lain. Desain kurikulum antar-disiplin ilmu yang difasilitasi oleh navigasi antar batas departemen.

Aplikasi & Manfaat KM bagi Mahasiswa & Alumni Aplikasi KM Manfaat Repository: Layanan kegiatan mahasiswa bagi fakultas dan staff untuk memastikan semua pemilih kegiatan memahami layanan kegiatan yang ada dan dapat mengajukan pilihan yang tepat.   Portal: Layanan mahasiswa baik bagi mahasiswa dan bagi fakultas dan staf sehingga mereka dapat memberi masukan kepada mahasiswa. Informasi meliputi aturan dan prosedur yang berhubungan dengan pendaftaran, bantuan keuangan, pembayaran masuk, sidang tugas akhir, billing, proses pembayaran, bimbingan dan konselling, kontrak tempat tinggal, tempat makan, dsb. Layanan karir yang menyediakan pusat one-stop-service bagi mahasiswa, dan juga bagi fakultas dan staff untuk memastikan mahasiswa mengetahui informasi ini. Alumni dan layanan pengembangan untuk mengurangi upaya yang sama; mendapatkan data kontak; dan link ke riset, kurikulum, dan pengembangan karir. Informasi bagi pemilih yang tak dapat dicapai langsung (outreach) untuk mengintegrasikan upaya-upaya dan meminimalkan upaya yang sama dilakukan. Meningkatkan layana bagi mahasiswa. Meningkatkan kemampuan layanan bagi fakultas dan staf. Meningkatkan layanan bagi almuni dan pemilih eksternal lainnya. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam memberikan layanan mahasiswa, untuk mengintegrasikan upaya-upaya sama tapi terpisah yang dilakukan oleh fakultas, staf layanan akademik, staf layanan mahasiswa, dan staf kegiatan mahasiswa.

Aplikasi & Manfaat KM bagi Layanan Administratif Aplikasi KM Manfaat Portal: Layanan keuangan (yaitu anggaran dan akuntansi) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan. Procurement (purchasing, account payable, receiving, warehousing) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices (misal berdasarkan komoditas, vendor, dll) untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan (misal memanfaatkan pelajaran yang diambil oleh staf lain, desain online catalog, dll) Human resource (misalnya lowongan, payroll, affirmative action, dsb) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan administratif. Meningkatkan kemampuan untuk mengidentifikasi upaya perbaikan. Meningkatkan kemampuan untuk mendukung trend menuju desentralisasi (misal pembangunan pusat-pusat bisnis lokal) dengan menyediakan panduan ke arah konsistensi. Meningkatkan kecocokan pelaksanaan dengan aturan administratif seperti procurement, prosedur anggaran, petunjuk affirmative action, dsb. Meningkatkan daya respon dan kemampuan berkomunikasi.

Aplikasi & Manfaat KM untuk Perencanaan Strategis Aplikasi KM Manfaat Portal: Pusat Knowledge Management, yang dikembangkan dari Pusat Penelitian sebelumnya. Informasi internal yang mengkatalog rencana-rencana strategis, laporan-laporan yang dibuat untuk pengguna eksternal (seperti laporan akreditasi, dsb), definisi-definisi data, presentasi-presentasi oleh eksekutif, dsb. Informasi eksternal termasuk hasil studi benchmark, analisa linkungan, data-data kompetitor, link ke group-group riset, publikasi, presentasi oleh eksekutif, dst. “Market Watch” bulanan yang dibuat bersamaan dengan Penerimaan Mahasiswa, Pendidikan Berkelanjutan, Alumi dan Pengembangan, dan dokumen-dokumen lain yang berisi trend kunci dan dampak potensialnya.   Repository: Data yang berhubungan dengan tracking accountability dan hasil yang dicapai, performance indicator, bechmarking, dsb. Meningkatkan kemampuan untuk mendukung desentralisasi perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Informasi yang lebih baik membawa kepada keputusan yang lebih baik pula. Meningkatkan penggunaan informasi internal dan eksternal bersama serta meminimalkan upaya yang sama dan mengurangi beban pelaporan yang sering melanda banyak institusi sekarang. Meningkatkan kemampuan untuk rencana strategis yang up-to-date dan berfokus pada pasar. Berbagi pengetahuan dari berbagai konstituen untuk mulai membangun sebuah “organizational learning” yang lebih responsive terhadap trend pasar.

Peran DL dalam Proses Akademik Secara signifikan, DL berperan dalam: Riset Laporan riset, paper, presentasi, best practices, dll. Pengembangan kurikulum Bahan-bahan kuliah, referensi, kurikulum, best practices, dll. Dan Layanan bagi mahasiswa dan alumni Peminjaman buku, pencarian, dll.

Komponen Framework Teknologi KM

Dimanakah Posisi DL & DL Network? Dalam framework teknologi KM, digital library berperan dalam komponen: Information Mapping Metadata, catalog, check-in/out. Information Sources Repository, search, retrieval. Sedangkan DL Network berperan dalam komponen: Knowledge flows Information and knowledge exchange Intelligent agents and network mining Jadi DL & DL Network diarahkan untuk mendukung KM secara penuh.

IndonesiaDLN

Awards Mendapatkan Research Grant dari PAN ASIA RnD Grants Programme, IDRC Canada, periode November 2000 – Juli 2002. Mendapatkan Research Grant dari Yayasan Litbang Telekomunikasi dan Informatika (YLTI), periode November 2000 – Juli 2001.

Awards … Juara Pertama dari 2nd SIG III ASIST International Paper Contest, November 2001, Washington DC. Participants: 16 countries, 33 papers. Judul Paper: “Indonesian Digital Library Network is Born to Struggle with The Digital Divide”*, Ismail Fahmi. * Paper dipublikasikan dalam YIILR Journal, 2002, Elsevier.

Awards … Masuk kategori Innovative Research, dipublikasikan dalam PAN ASIA ICT R&D Review, Mei 2002, IDRC Singapore.

Award … Penghargaan Kategori Khusus: Program Favorit Pengurus i2bc eAward 2002, Indonesia ICT AWARD 2002, Kementerian KOMINFO, 12 Agustus 2002.

Misi Unlock ACCESS to the Indonesian knowledge Unlock !

Visi: Network of Networks* Central Hub Kesehatan Pertanian Human Rights Heritage Children Education ETD** Lingkungan Religion Schools *Networks of knowledge ** Electronic Theses & Dissertations

Latar belakang Publikasi oleh bangsa Indonesia di level internasional kurang; Information divide antar pulau di Indonesia; Informasi online lebih termanfaatkan; Belum adanya pengembangan digital library yang terintegrasi; Perpustakaan – sbg information center – kurang mendapat perhatian; Krisis ekonomi; Kondisi internet di Indonesia.

Tujuan Mengembangkan software Open-Source (GDL, Ganesha Digital Library) berbasis regional technology; Membangun jaringan dan komunitas Knowledge Sharing di Indonesia; Sosialisasi, promosi, dan support terhadap komunitas; Mendukung pemanfaatan pengetahuan untuk bangsa Indonesia.

Pelaksanaan Akhir 1999: protipe software GDL 3.0 Agustus 2000: launching ITB Digital Library (GDL 3.0) + Pembentukan forum IndonesiaDLN S/d Juni 2001: pengembangan GDL 3.1 Juni 2001: launching GDL-Network (network pertama di IndonesiaDLN) Maret 2002: 3rd meeting, inisialisasi pembentukan sub-sub network (kesehatan, pertanian, lingkungan, dll) Sekarang: prototipe network-of-networks, gabung ke Open Archive Initiative

Peta Partner/Node Nasional, IndonesiaDLN

Node di Luar Negeri Sebuah NGO di Pakistan Seorang mahasiswa (personal) di USA Kantor IDRC, Singapore

Topologi Network IndonesiaDLN Hub Server DL Network ITB Depkes personal institusi RSHS warnet Unsyiah UMM Binus IPB UAJ Salman

Asal pengguna berdasarkan node

Profile Pengguna

Koleksi

Top Ten Requests

Sosialisasi Website, mailing list, brosur, CD-ROM; Pameran, seminar & meeting tahunan; Penulisan artikel majalah (InfoLinux, Infokomputer), wawancara oleh wartawan koran (Gamma, Bisnis Indonesia, Pikiran Rakyat,SWA); Aktif dalam konferensi internasional: IIWAS, 2001 Austria (Sept 2002 Bandung) APAN, 2001 Penang Malaysia ASIST, 2001, Washington DC, USA ICADL, September 2002, Singapore

Kerjasama PLN, Penang Library Network (Malaysia) IDRC, International Development Research Centre (Canada, Singapore) PAN Collaboratory (Asean Foundation & IDRC), support Distance Training SIG III ASIST, American Society for Information Science and Technology (USA) KMNRT, Warintek (sedang dibahas penggunaan GDL untuk warintek-2) YLTI, Yayasan Litbang Telekomunikasi dan Informatika (agriKnow) IAIN & Mc Gill, instalasi digital library di 11 IAIN di seluruh Indonesia SFU (Simon Fraser University, Canada) dan YLBHI; pengembangan Indonesian Human Rights Information System

Bagaimana Bergabung ke IndonesiaDLN? Persiapkan Strategi DL Siapkan Teamwork Instal software digital library (misal GDL) Registrasi ke IndonesiaDLN Training staf Operasional: mengelola tugas akhir, tesis, disertasi, laporan penelitian, proceeding, dll ke server DL. Sinkronisasi koleksi dengan HUB CENTRAL IndonesiaDLN

Persyaratan Teknis Standard: Metadata Dublin Core Protokol OAI; Open Archive Initiatives

Kesimpulan IndonesiaDLN berkembang secara ‘bottom-up’ dan 100% oleh bangsa Indonesia; Prototipe jaringan digital library di negara berkembang; Model jaringan informasi dan perpustakaan di Indonesia untuk masa depan (?); Sifat open-source, jaringan, komunitas, dan publikasi di level internasional sangat membantu perkembangannya; Kolaborasi antara pustakawan, ahli TI, pengambil kebijakan, lembaga donor…

Demo GDL HUB IndonesiaDLN: http://gdlhub.indonesiadln.org Digital Library ITB: http://digilib.itb.ac.id Source Code GDL (Open sources & Free): http://gdl.itb.ac.id