PETUNJUK TEKNIS ORGANISASI BIDANG : KESEKRETARIATAN

PEMBAHASAN : Kesekretariatan Aset dan Kelembagaan

1. KESEKRETARIATAN 1.1 Administrasi Surat Menyurat 1.1.1 Jenis Surat 1.1.2 Kearsipan 1.2 Sertifikat 1.2.1 Jenis Sertifikat 1.2.2 Ketentuan 1.3 Perizinan 1.3.1 Alur Perizinan 1.3.2 Alur Perizinan Dept. HIMA K3 1.3.3 Kelanjutan Alur Surat Peminjaman Tempat dan Peralatan 1.3.4 Alur Surat Undangan Kegiatan 1.4 Ketentuan Alur Pertanggungjawaban 1.4.1 Alur Pertanggungjawaban 1.4.2 Alur Pertanggungjawaban HIMA K3 1.5 Proposal 1.6 Pertanggugjawaban

2. ASET DAN KELEMBAGAAN 2.1 Sekretariat BEM 2.2 Alur Peminjaman Barang 2.3 Penggunaan Aset

Administrasi Surat Menyurat Seluruh kegiatan surat menyurat BEM FKM UA dibawah koordinasi dan tanggung jawab sekretaris. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada BEM FKM UA harus dilaporkan kepada sekretaris BEM FKM UA. Surat yang keluar dari BEM FKM UA dibuat oleh masing-masing departemen/kepanitiaan terkait, dengan sepengetahuan sekretaris BEM FKM UA, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar BEM FKM UA. Surat dianggap sah bila terdapat kop surat BEM FKM UA, tanda tangan ketua BEM FKM UA serta stempel BEM FKM UA. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar BEM FKM UA. Segala bentuk proposal dan surat-surat kegiatan, diajukan minimal 2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan (kecuali untuk kegiatan insidental seperti pendelegasian)

Alur Premosesan Surat Masuk Kemahasiswaan Surat BEM Surat Departeman (surat jawaban fakultas) Kesekretariatan Masing-masing Sekretaris Departemen Konfirmasi HUMAS Konfirmasi ke pihak terkait

Nomor Surat Nomor surat keluar dipegang oleh sekretaris I BEM (jika meminta nomor surat lewat sms maka harus juga dicantumkan perihal surat, lembaga/departemen/biro yang mengeluarkan, nama kegiatan, serta nama pj). Nomor surat untuk kegiatan departemen/biro dikeluarkan oleh sekretaris I BEM melalui sekretaris departemen.

TTD dalam Surat Departemen, ttd oleh : Sekretaris Departemen Ketua Departemen Ketua BEM WD I HIMA K3 : Sekretaris HIMA K3 Ketua Program Studi Hiperkes dan Keselamatan Kerja

Komunitas oleh: Sekretaris Komunitas Ketua Komunitas Ketua BEM WD I Kegiatan umum BEM (big event,ospek etc) Sekretaris Umum

Lembar Pengesahan Proposal Kegiatan Departemen, pengesahan oleh : Ketua Panitia Ketua Departemen Ketua BEM WD I HIMA K3 : Ketua Program Studi Hiperkes dan Keselamatan Kerja

Komunitas oleh: Ketua Kegiatan Ketua Komunitas Ketua BEM WD I Kegiatan umum BEM (big event,ospek etc) Sekretaris Umum

Dengan catatan : Penandatanganan sebagaimana ketentuan sebelumnya dapat diwakili oleh : Wakil dari pihak terkait sesuai dengan SK Dekan. (ex : Ketua BEM oleh Wakil Ketua BEM) Pengurus yang mendapat limpahan wewenang dari pihak terkait dengan sepengetahuan Ketua BEM dan atau Wakil Ketua BEM.

PENGGUNAAN ASET KELEMBAGAAN Tugas kesekretariatan BEM terkait kerumahtanggan meliputi pengelolaan fasilitas dan sarana, inventarisasi aset, mengatur kebijakan untuk menjaga kebersihan serta keindahan dan kenyamanan senat. Tata tertib penggunaan senat serta perizinan penggunaan senat dikelola oleh Kesekretariatan BEM FKM UA. Untuk Stempel BEM yang ada di senat, tidak boleh keluar dari senat. Stempel yang boleh dipinjam atau dialih tangankan adalah stempel yang dibawa oleh sekretaris 2 sesuai dengan kesepakatan Peminjaman inventaris BEM harus disertai form peminjaman barang yang telah disediakan