Proyek (Project Management) Manajemen Bram Andryanto Manajemen Proyek Manajemen Proyek (Project Management) Bram Andryanto bramand@bdg.centrin.net.id Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika Institut Manajemen Telkom bramand@unpas.ac.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Bram Andryanto Pekerjaan: Pengajar di: Teknik Industri – Fakultas Teknik Unpas Program MM – Intitut Manajemen Telkom Konsultan Manajemen dan Teknologi Informasi di: PT. FEI Engineering & Management Consulting PT. Kutami Manajemen Teknologi Trainer di beberapa Training Provider di Bandung, Jakarta, dan Surabaya Jl. Salendro Timur IX No. 10 Bandung 0811 200 853 bramand@bdg.centrin.net.id bramandr@yahoo.com (khusus YM & Facebook)

Aturan Main Komposisi Nilai : 30 % Tugas/Quiz 30 % UTS 40 % UAS Mahasiswa tidak diperkenankan masuk kelas jika terlambat lebih dari 15 menit. Mahasiswa boleh meninggalkan kelas jika dosen terlambat lebih dari 20 menit. Mahasiswa dan atau dosen tidak diperkenankan merokok di kelas. Handphone dimatikan atau diset tidak bersuara

Pengantar Manajemen Proyek (Modul 1)

PROYEK Yaitu kumpulan kegiatan yang harus diselesaikan menurut kriteria tertentu yang telah disepakati Proyek juga diartikan sebagai kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumber daya terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang telah digariskan. Suatu proyek mempunyai sasaran (target ) tertentu dengan batasan-batasan mutu pekerjaan (performance), anggaran (cost), dan jadwal (time), yang dikenal sebagai Triple Constraint Anggaran (Biaya) Jadwal (Waktu) Mutu (Kinerja) bramand@bdg.centrin.net.id

Jenis-jenis Proyek Proyek Engineering Konstruksi Manajemen Proyek Jenis-jenis Proyek Proyek Engineering Konstruksi Terdiri atas : kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi, misalnya proyek jembatan, pelabuhan, perumahan, dll. Proyek Engineering Manufaktur Dimaksudkan untuk membuat produk baru, meliputi desain engineering, pengembangan produk, pengadaan, manufaktur, perakitan, uji coba, dan pengoperasian. Proyek Penelitian dan Pengembangan (R&D) Dilakukan dalam rangka menghasilkan produk tertentu seperti software komputer. Proyek Pelayanan Manajemen Proyek semacam ini tidak menghasilkan produk fisik, tetapi berupa laporan, misalnya : program efisiensi, merger dan akuisisi, SIM, dll. Proyek Kapital Proyek ini berkaitan erat dengan penggunaan dana kapital (investasi). bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Perkembangan yang Mendorong Digunakannya Manajemen Proyek Makin banyak dan besarnya proyek-proyek baik dalam lingkup maupun jenis kegiatan. Pemilik ingin mendapatkan hasil akhir proyek yang terbaik dengan harga yang paling menarik. Pelaksana berebut untuk mendapatkan proyek, siapa yang efisien dapat mengajukan harga paling rendah. Penerapan manajemen proyek secara intensif dimulai kira-kira tahun 1940 pada proyek pembuatan bom atom (Proyek Manhattan) bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Perbandingan Kegiatan Proyek dan Operasional KEGIATAN PROYEK KEGIATAN OPERASIONAL Bersifat Dinamis Berlangsung dalam kurun waktu terbatas (siklus proyek relatif pendek) Dalam kurun waktu tersebut intensitas kegiatan berubah-ubah naik turun Kegiatan harus diselesaikan dengan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Pada tahap awal, karena banyak faktor yang belum menentu, sulit mengadakan prakiraan berapa biaya dan waktu yang sesungguhnya diperlukan untuk penyelesaian proyek Bersifat Rutin Berlangsung terus-menerus dalam jangka panjang Intensitas kegiatan relatif sama / mendatar Batasan tidak setajam seperti proyek, diatur dalam anggaran tahunan Tidak terlalu banyak macam kegiatan Karena sudah rutin terjadi berulang-ulang, maka relatif mudah menyusun anggaran dan jadwal kegiatan bramand@bdg.centrin.net.id

Mengenal Kegiatan Proyek PERILAKU DAN FENOMENA KEGIATAN PROYEK TUNTUTAN PENGELOLAAN DAN TANGGAPAN UNTUK MENGATASINYA Bersifat dinamis, intensitas & macam kegiatan berubah dalam jangka waktu relatif pendek Non rutin, belum dikenal tetapi sasarannya telah digariskan dengan jelas dalam waktu terbatas Kegiatan bermacam ragam meliputi bermacam keahlian dan keterampilan Bersifat multi kompleks & melibatkan banyak peserta dari luar & dalam organisasi Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi Organisasi peserta proyek sering mempunyai sasaran yang sama dan berbeda pada waktu yang bersamaan Cepat tanggap atas adanya perrubahan metode pemantauan & pengendalian harus sensitif perencanaan & pengendalian terpadu Perhatian khusus oleh “Dedicated Team” di bawah Pimpro Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan perlu pemakaian bersama (share) digunakan organisasi matrik Penanggung jawab tunggal, penekanan pada koordinasi dan integrasi pendekatan sistem dalam implementasi Pendekatan pragmatis (berdasarkan kegunaannya), setapak demi setapak, digunakan analisa sistem dalam perencanaan Bersifat “Joint Venture” Pendekatan manajemen sistem bramand@bdg.centrin.net.id

Manajemen Proyek Sifat Proyek Jenis dan intensitas kegiatan cepat berubah dalam kurun waktu yang relatif pendek. Kegiatan bersifat non-rutin dengan sasaran jelas dan waktu terbatas. Kegiatan bermacam-macam dan membutuhkan berbagai keahlian. Multikompleks, melibatkan banyak oraganisasi dan diperparah dengan adanya ketergantungan antar pekerjaan yang tidak sederhana. Berisiko tinggi. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Manajemen Proyek Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek Metode pengendalian yang harus sensitif segera mengungkapkan masalah penyimpangan terhadap rencana. Integrasi perencanaan dan pengendalian dalam arti keterkaitan harus dibuat demikian erat (rencana, pelaksanaan, pengendalian, penyimpangan, sasaran dan revisi rencana). bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Kegiatan bersifat Non Rutin, Waktu Terbatas dengan Target Jelas Manajemen Proyek Kegiatan bersifat Non Rutin, Waktu Terbatas dengan Target Jelas Bersifat sementara, dengan target (anggaran, jadwal, mutu) bukan berarti “crash program” yang memprioritaskan pencapaian jadwal dan mengesampingkan sasaran yang lain. Non rutin hal-hal baru belum dikenal, agar tidak meleset perlu perhatian khusus. Perhatian yang khusus dan serius, potensial akan terlaksana bila terdapat individu tim yang “dedicated” menanganinya. Adanya Project Management yang responsif dan accountable. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Kegiatan Bermacam-macam dan Membutuhkan Berbagai Keahlian Manajemen Proyek Kegiatan Bermacam-macam dan Membutuhkan Berbagai Keahlian Dari studi kelayakan, menyiapkan perangkat sampai engineering, pembelian, manufaktur, dan konstruksi membutuhkan berbagai disiplin ilmu dan tenaga ahli. Koordinasi, integrasi, dan memimpin lebih “mudah” bila mereka berada di bawah satu atap. Bertaburan dengan kepentingan perusahaan yang lebih besar. Fragmentasi tenaga ahli. Diadakan “sharing tenaga” arus kerja horisontal bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Suatu Proyek Bersifat Multi Kompleks Manajemen Proyek Suatu Proyek Bersifat Multi Kompleks Jumlah macam ragam kegiatan di dalam proyek. Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan di dalam proyek. Hal ini berkaitan dengan departemen fungsional, seperti humas, personalia, logistik, kesehatan, engineering, konstruksi dan lain-lain. Macam jumlah hubungan proyek dengan pihak luar, seperti kontraktor, sub kontraktor, vendor (rekanan), konsultan, pemerintah (untuk perijinan dan pajak) penyandang dana. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Apakah yang Dimaksud dengan Manajemen Proyek ? Manajemen Proyek adalah merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling) sumber daya perusahaan untuk melaksanakan suatu kegiatan jangka pendek dengan sasaran yang telah ditentukan secara spesifik. (H. KERZNER, 1982) Manajemen proyek menggunakan pendekatan vertikal dan horisontal. Manajemen Proyek adalah pengelolaan suatu pekerjaan khusus melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai target tertentu dengan dana dan waktu yag terbatas. Suatu proyek mempunyai awal dan akhir yang jelas Manajemen proyek meliputi pengaturan setiap detil dari suatu proyek, teredapat 3 fase utama : Management Decision : Menentukan apa proyek tersebut Perencanaan Proyek : Bagaimana melaksanakan proyek/rancangan pelaksanaan proyek Pengendalian proyek : Pelaksanaan sebenarnya bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Arus Kegiatan Horisontal Manajemen Proyek Arus Kegiatan Horisontal Pengelolaan/Pelaksana Proyek (Manajer spesialis dan supervisor) dalam rangka melaksanakan tugas mengadakan hubungan antar bidang/antara organisasi yang satu dengan yang lain. Kontak tersebut untuk merundingkan secara langsung kepentingan dan masalah-masalah yang dihadapi antar mereka Tidak selalu melalui jalur komando kecuali mengenai otoritas/komitmen Manajemen proyek harus “mem-promote” adanya arus horizontal Terlihat nyata dalam organisasi matriks. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Manajer Proyek Penanggung Jawab Tunggal Fungsi Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek Koordinator antar departemen fungsional dan organisasi lain peserta proyek. Integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan bagi organisasi peserta dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek “Accountability” terhadap pelaksanaan kegiatan proyek bramand@bdg.centrin.net.id

Kondisi Digunakan Manajemen Proyek Dianggap Cocok (Cleland & King) Menyangkut Reputasi Perusahaan Jika keberhasilan atau pelaksanaan suatu kegiatan berpengaruh besar terhadap reputasi perusahaan, maka dianjurkan untuk menggunakan menajemen proyek karena memungkinkan mobilisasi sumber daya secara efektif. Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Besar Jika tujuan usaha harus dicapai dengan melakukan kerja sama erat dari berbagai bidang internal maupun eksternal organisasi, maka akan terasa perlunya arus horizontal dan penganggung jawab tunggal yang merupakan unsur pentingmanajemen proyek. Besarnya Volume Kegiatan Jika volume kegiatan melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya membutuhkan tambahan sumber daya, maka pendekatan pengelolaan manajemen proyek dapat dipertimbangkan agar penggunaan sumber daya menjadi efektif dan efisien. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan