i – P2P (Integrated Procure to Pay ) Update Upgrade Vendor Jakarta, 23 Desember 2014

b c d Daftar Isi Login Aplikasi Sub menu update upgrade Aktivitas sub menu update upgrade Proses Approval a b c d

Login ke Aplikasi i-P2P http://www.pertamina.com/i-p2p Akses aplikasi dengan alamat url berikut Klik tombol Login pada Aplikasi Isikan username dan password http://www.pertamina.com/i-p2p

Menu Update/Upgrade Vendor Klik Vendor Management >> Update Upgrade Vendor Apabila proses re-registrasi pada tahapan sebelumnya telah berhasil dan diapprove oleh Pertamina, maka akan muncul tombol “Upgrade SKT”

Langkah Update/Upgrade Vendor Klik icon Upgrade SKT Sistem akan menampilkan tab – tab Menu sebagai berikut. Tab-tab menu ini yang harus di-input datanya dan dilampirkan dokumen pendukungnya Click Here

Upgrade/Update: Tab Info Tab info untuk mengisikan data umum vendor. Data yang sudah terisi dimunculkan dari sistem ERP Pertamina, dapat dilakukan perubahan pada field yang diinginkan. Ubah field yang diinginkan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan

Upgrade/Upgrade: Tab Bank Tab bank digunakan untuk mengisikan data rekening bank vendor. Klik rekening yang akan diedit, atau klik tombol “Add Bank” untuk menambahkan data rekening baru Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan 3. Ubah Kolom yang diinginkan

Petunjuk pengisian untuk pembuatan data rekening bank baru Upgrade/Upgrade: Tab Bank (cont’d) Klik tombol “Add Bank” untuk menambahkan data rekening baru No Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Part Bank Isikan list nomor Input / Ketik optional 2 Mata Uang Berupa pilihan jenis mata uang yang digunakan Pilihan Mandatory 3 Kota Bank Piih lokasi bank yang digunakan user 4 Bank Pilih lokasi detail dari bank 5 Nomor Rekening Isi nomor rekening yang di gunakan user 6 Nama pemilik isi dengan nama pemilik 7 Iban  Isikan IBAN jika ada Optional 8 Surat Referensi Berupa file (*pdf, *jpeg, *jpg) Keterangan Surat Referensi Upload Petunjuk pengisian untuk pembuatan data rekening bank baru

Kepemilikan Perusahaan Upgrade/Upgrade: Tab Kepemilikan Perusahaan Tab kepemilikan perusahaan digunakan untuk mengisikan data kepemilikan perusahaan. Ada 3 sub-tab yang disyaratkan untuk diisi dalam tab kepemilikan perusahaan: Kepemilikan Perusahaan Pemegang Saham Komisaris Akta Perusahaan

Upgrade/Upgrade: Tab Kepemilikan Perusahaan > Sub-Tab Pemegang Saham Sub-Tab pemegang saham digunakan untuk mengisikan data pemegang saham perusahaan Klik tombol “Add Shareholder” untuk menambahkan data pemegang saham baru Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan

Isi form Shareholder dengan keterangan berikut Upgrade/Upgrade: Tab Kepemilikan Perusahaan > Sub-Tab Pemegang Saham (cont’d) No Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan   1 Jumlah Persentase Keseluruhan  Menampilkan jumlah persentase saham secara keseluruhan  Display 2 Nama Pemegang Saham Isikan nama pemegang saham Input / ketik Mandatory 3 Persentase Saham Isikan nilai presentase saham 4 Jenis Kepemilikan Pilih jenis kepemilikan perusahaan Pilihan 5  Perorangan  Pilih jenis kewarganegaraan  Mandatory  Isi form Shareholder dengan keterangan berikut

Upgrade/Upgrade: Tab Kepemilikan Perusahaan > Sub-Tab Komisaris Sub-Tab komisaris digunakan untuk mengisikan data komisaris Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik tombol “Add Commisioner” untuk menambahkan data komisaris Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan

Isi Form detail komisaris dengan keterangan berikut Upgrade/Upgrade: Tab Kepemilikan Perusahaan > Sub-Tab Komisaris (cont’d) Isi Form detail komisaris dengan keterangan berikut No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Nama Komisaris Ketikkan nama komisaris Input / ketik mandatory 2 Tanggal Mulai Menjabat Pilih Tanggal Mulai Menjabat Pilih Mandatory 3 Tanggal Akhir Menjabat Pilih Tanggal Selesai Menjabat 4 Kewarganegaraan Pilih Jenis Kewarganegaraan

Isi Form Akta Perusahaan Upgrade/Upgrade: Tab Kepemilikan Perusahaan > Sub-Tab Akta Perusahaan Sub-Tab akta perusahaan digunakan untuk mengisikan data akta perusahaan Isi Form Akta Perusahaan Klik tombol “Add Akta Perusahaan” untuk menambahkan data akta perusahaan Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan

Isi Form dengan keterangan berikut Upgrade/Upgrade: Tab Kepemilikan Perusahaan > Sub-Tab Akta Perusahaan (Cont’d) No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Jenis Akta Pilih jenis akta Pilihan Mandatory 2 Nama Notaris Ketikkan nama Notaris Input / ketik mandatory 3 Nomor Akta Ketikkan Nomor akta 4 Tanggal Akta Pilih Tanggal Akta Pilih 5 Dokumen Akta Pendirian Upload file (*Jpeg, Jpg, pdf) akta pendirian Upload Isi Form dengan keterangan berikut

Upgrade/Upgrade: Tab Direksi Tab direksi digunakan untuk mengisikan data pimpinan/direksi perusahaan Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan Klik tombol “Add Direksi” untuk menambahkan data direksi No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Nama Lengkap Ketikkan nama direksi Input / ketik mandatory 2 Title / jabatan Pilih title / jabatan pilihan Mandatory 3 Mulai Menjabat Pilih Tanggal memulai jabatan Pilih 4 Tanggal berakhir jabatan Pilih tanggal selesai menjabat 5 Jenis Kewarganegaraan Pilih jenis Kewarganegaraan

Isi Form Sub Bidang usaha dan klik icon Add Sub bidang Usaha Upgrade/Upgrade: Tab Sub Bidang Usaha Tab sub bidang usaha digunakan untuk mengisikan data sub bidang usaha Isi Form Sub Bidang usaha dan klik icon Add Sub bidang Usaha Isi sub bidang akan menentukan dokumen pendukung yang akan di gunakan / di upload

Isi Form pengalaman kerja dengan keterangan berikut Upgrade/Upgrade: Tab Sub Bidang Usaha (cont’d) No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Tahun Pekerjaan Isikan tahun pekerjaan Input / ketik Mandatory 2 Pemberi Pekerjaan Ketikkan nama owner / pemberi pekerjaan mandatory 3 Lokasi proyek Ketikkan lokasi proyek 4 Mata Uang Pilih mata uang yang digunakan Pilih 5 Nilai proyek Ketik nilai proyek 6 Tipe Proyek Pilih tipe proyek 7 Durasi Proyek Ketik lama pengerjaan proyek 8 Dokumen pendukung Upload Dokumen pendukung (*jpeg, *jpg, *pdf) Upload 9 Unggah Bast Upload dokumen (*jpeg, *jpg, *pdf) Isi Form pengalaman kerja dengan keterangan berikut

Upgrade/Upgrade: Tab Dokumen Pendukung Tab dokumen pendukung digunakan untuk mengisikan data dokumen pendukung perusahaan Isi masing – masing kolom dan upload scan dokumen untuk melengkapi dokumen pendukung

Isi dokumen pendukung dengan keterangan berikut Upgrade/Upgrade: Tab Dokumen Pendukung Klik tombol “Add Dokumen Pendukung” untuk menambahkan data dokumen pendukung Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Tipe Dokumen Pilih tipe dokumen yang ingin di upload pilihan Mandatory  2 Nomor Surat Ketik nomor surat Input/Ketik Mandatory 3 Masa Berlaku Pilih tanggal masa berlaku surat Pilih 4 Upload Dokumen Upload dokumen (*jpeg, *pdf, *jpg) yang di perlukan Isi dokumen pendukung dengan keterangan berikut

Upgrade/Upgrade: Tab Laporan Keuangan Tab laporan keuangan digunakan untuk mengisikan data laporan keuangan Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan Klik tombol “Add Finance” untuk menambahkan data laporan keuangan Laporan Keuangan digunakan untuk menentukan klasifikasi Vendor (Besar, Menengah, Kecil)

Upgrade/Upgrade: Tab Pajak Tab pajak digunakan untuk mengisikan data pajak Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik tombol “Add Data Tax/Pajak” untuk menambahkan data pajak Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan

Isi Form dengan keterangan berikut Upgrade/Upgrade: Tab Pajak (cont’d) No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Tahun fiskal Isikan tahun fiskal Input / ketik Mandatory 2 Minimal Nomor faktur Ketikkan nomor faktur minimal mandatory 3 Maksimal Nomor Faktur Ketikkan nomor faktur maksimal 4 Nomor Faktur terakhir digunakan Ketik nomor faktur yang terakhir digunakan 5 Dokumen Seri Faktur Pajak Upload Dokumen pendukung (*jpeg, *jpg, *pdf) Upload Isi Form dengan keterangan berikut

Tuliskan Note, klik Submit dan Ok Selamat, vendor Sukses Registrasi Upgrade/Upgrade: Tab Pajak (cont’d) Tuliskan Note, klik Submit dan Ok Selamat, vendor Sukses Registrasi Selanjutnya, Proses registrasi akan diverifikasi oleh Pertamina dan selama proses verifikasi berlangsung, vendor tidak dapat mengubah data

Dapat melakukan proses-proses di i-P2P (sourcing, invoicing) Workflow Approval di i-P2P Vendor Approval Regloc Pertamina Approval Finance Approval Legal Approval HSE Approval Procurement All Approval Regloc Approval MDM Dapat melakukan proses-proses di i-P2P (sourcing, invoicing) Vendor