TEKNIK MENGARSIP SURAT 4 TEKNIK MENGARSIP SURAT

MAU DIAPAKAN DOKUMEN SEBANYAK INI?

PENGERTIAN ARSIP Menurut UU No. 7/1971, arsip adalah: Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan runggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS Arsip Dinamis: Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip Statis: Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA AKTIF DINAMIS (RECORD) INAKTIF ARSIP STATIS (ARCHIEVE) DIKIRIM KE ARSIPNAS (DISIMPAN PERMANEN)

KEARSIPAN RECORD FILE ARSIP WARKAT/ PENYUSUTAN NASKAH ARSIP INAKTIF/ ABADI Any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units or its successor as evidence of its activities or because of information contained therein Penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman, pemeliharaan, pengendalian, penyusutan dan pemusnahan - Arsip Dinamis - Arsip Statis Memindahkan, memus nahkan, menyerahkan ke Arsip Nasional (PP No. 34/1979)

NILAI GUNA ARSIP ALFRED ? Administrative Value Legal Value Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value

NILAI GUNA ARSIP (Menurut Milton Reitzfeld, 1959). AL-PROHF: Administrative Values Legal Values Policy Values Research Values Operating Values Historical Values Fiscal Values

MANAJEMEN KEARSIPAN Aktivitas penyelenggaraan arsip sejak diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan/ dilestarikan. Manajemen Kearsipan selalu berkaitan dengan dua hal: Pengendalian arsip yang masih digunakan untuk operasional sehari-hari (manajemen arsip dinamis) Pengendalian arsip yang tidak digunakan dalam operasional sehari-hari (manajemen arsip statis)

TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN (Record management) Menyelenggarakan pengurusan arsip yang bermutu melalui program seleksi yang mantap secara efektif dan efisien sehingga tercipta kondisi kearsipan dalam suatu lembaga/instansi yang berkualitas. (E. Martono, 1987).

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek arsip dinamis yang mempunyai unsur-unsur manajemen, yang meliputi kegiatan: Sortir dan pengurusan surat masuk Sortir dan follow up pengurusan surat keluar Pengendalian surat masuk, surat keluar dan prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks) Penyimpanan dan penemuan kembali arsip Pengamanan dan pemeliharaan Penyusutan dan pemusnahan arsip.

1. SORTIR SURAT MASUK HAL-HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN ADALAH MEMPERHATIKAN SIFAT SURAT: Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tindak lanjut. Surat penting. Surat rahasia dan sangat rahasia.

1. SORTIR SURAT MASUK Surat penting adalah: Memerlukan procesing lebih lanjut. Isinya mengandung makna akan mempengaruhi kegiatan serta kehiduoan organisasi. Isinya dapat menimbulkan hak, bukti, status sehingga tidak dapat diganti apabila hilang. Isinya menimbulkan akibat financial. Isinya mengandung kebijaksanaan, konsep serta keputusan tertentu. Isinya mengandung nilai historis.

2. SORTIR DAN FOLLOW UP PENGURUSAN SURAT KELUAR Sifat Surat keluar dibedakan menjadi: rahasia, penting, biasa. Kelengkapan surat meliputi: jumlah lampiran, jenis lampiran, tanda tangan, stempel, tanggal dan nomr surat, pencatatan seperlunya dalam kartu-kartu pencatatan surat keluar. Teknik pengiriman surat dibedakan menjadi: kilat, amat segera, segera, kilat khusus, biasa, lewat udara atau lewat laut, dengan kurir atau langsung.

3. PENGENDALIAN SURAT MASUK, SURAT KELUAR DAN PROSEDUR FILING Meliputi kegiatan: Klasifikasi Kode Indeks Penyimpanan dalam filing cabinet Penyusunan dan pemusnahan surat

4. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP FILING ADALAH proses pengklasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. PROSEDUR FILING: Pemeriksaan arsip Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis, nomor) Memberi tanda (pengkodean). Mensortir arsip Menyimpan. Sistem filing Sistem temu kembali

5. PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN Pengamanan fisik (menjaga fisik arsip tetap baik, bebas dari gangguan, seperti kelapukan, terkena air, api, rayap, dsb. Pengamanan informasi yang terkandung di dalamnya (mengamankan arsip dari pihak yang tidak berkepentingan)

6. PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP. Menyiangi (weeding) Meretensi, yaitu mengeluarkan arsip dari susunannnya dengan terlebih dahulu membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA)

MANAJEMEN ARSIP STATIS MELIPUTI KEGIATAN: PELAYANAN DEPO ARSIP PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP INVENTARISASI ARSIP PELAYANAN ARSIP KEPADA PARA PEMAKAI UNTUK BERBAGAI KEPERLUAN PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP

1. PELAYANAN DEPO ARSIP Depo arsip adalah tempat penyimpanan arsip statis dengan mengutamakan agar fisik arsip tidak rusak sehingga informasi yang dikandung dalam arsip tersebut tidak hilang.

2. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip Pemeliharaan dan perawatan nilai informasi yang terkadung dalam arsip.

3. INVENTARISASI ARSIP Inventarisasi berarti memberi tanda atau identifikasi terhadap arsip statis sehingga mudah dikenali. Prinsip-prinsip inventarisasi: Prinsip asal-usul Prinsip aturan asli Prinsip nilai guna Prinsip restorasi Prinsip fungsional Prinsip organisasi Prinsip pokok masalah (subyek)

4. PELAYANAN ARSIP Meyiapkan petugas Membuat aturan, prosedur dan tata tertib pelayanan arsip statis

5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP Menerbitkan informasi arsip tertentu secara berkala Hal-hal yang harus dijelaskan dalam informasi tsb, misalnya: Informasi tentang sejarah Informasi tentang teknik pengaturan/ perawatan arsip Peminjaman/ pemakaian arsip Penyebarluasan sistem kearsipan, dll.

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) Suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompk arsip dapat dimusnahkan atau disimpan. Menunjukkan jangka waktu masing-masing arsip disimpan pada file aktif sebelum dipindah ke pusat peyimpanan arsip (file inaktif) Menunjukkan jangka waktu penyimpanan sekelompok arsip sebelum dimusnahkan atau dipindahkan ke ARSIPNAS.

KEGUNAAN JRA MEMISAHKAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF PADA TEMPAT PENYIMPANAN YANG BERBEDA MEMUDAHKAN PENGELOLAAN DAN PENGAWASAN MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA MEMUDAHKAN PEMINDAHAN ARSIP YANG BERNILAI PERMANEN KE ARSIPNAS MENYELAMATKAN ARSIP YANG BERSIFAT PERMANEN

PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP PENDEKATAN PENENTUAN JANGKA WAKTU RETENSI ARSIP RENCANA JADWAL RENTENSI BENTUK JADWAL RETENSI

CONTOH TABEL JRA POKOK MASALAH MASALAH PERINCIAN JANGKA WAKTU PENYIMPANAN NILAI SEMENTARA PERMANEN Kepegawaian Pengadaan pegawai Lamaran penyaringan Aktif ….Th Inaktif …. Th dst

DASAR HUKUM JRA KEPUTUSAN MENTERI AGAMA RI NOMOR: 111 tahun 1999 tentang PENYEMPURNAAN LAMPIRAN KMA 681/1997 TENTANG PEDOMAN JADUAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA.

TUJUAN ARSIP Sebagai referensi bila diperlukan suatu keterangan tertentu Data/informasi pendukung pengambilan keputusan Bukti untuk keterangan-keterangan vital

SIKLUS HIDUP ARSIP Tahap penciptaan Tahap pemanfaatan (Filing) Tahap penyimpanan dan penemuan kembali (storage and retrieval) Tahap pemindahan Tahap pemusnahan

GEJALA KURANG EFEKTIFNYA SISTEM KEARSIPAN Sulit ditemukan kembali (retrieval) saat diperlukan Hilang “Banjir arsip” Makan tempat

SISTEM FILING (PENYIMPANAN ARSIP) FILING ADALAH proses pengklasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.

Prosedur filing (penyimpanan) Pemeriksaan arsip Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis, nomor) Memberi tanda (pengkodean). Mensortir arsip Menyimpan.

SISTEM PENYIMPANAN SISTEM ABJAD SISTEM SUBJEK (PERIHAL) SISTEM NOMOR (ANGKA) SISTEM GEOGRAFIS (MENURUT DAERAH) SISTEM KRONOLOGIS (URUT TANGGAL MASUK) PUSDIKLAT TENAGA ADMINISTRASI, BADAN LITBANG DAN DIKLAT, DEPARTEMEN AGAMA RI 2006

PENANGANAN SURAT (MAIL HANDLING) SURAT KELUAR SURAT MASUK Penerimaan Penyortiran Pembukaan amplop Pembacaan Pengarahan Penyampaian ke unit/pejabat pengolah Draf/Konsep/Final Pengiriman Pencatatan Sarana Pencatatan : Buku Agenda Kartu Kendali

KEGIATAN LAIN PENGETIKAN PENGGANDAAN PENDEKTEAN/PELATINAN PEREKAMAN PENGHITUNGAN PEMFORMULIRAN PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN PELAYANAN TELPON PENERIMAAN TAMU & PENERANGAN PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT KETERTIBAN KEAMANAN & KESELAMATAN KERJA PELAYANAN PERJALANAN PELAPORAN

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) LIHAT FILE: WORD

PENGERTIAN ARSIP DIGITAL Digital Archive, digital record, electronic record: Arsip yang berisi informasi yang tercipta melalui program aplikasi komputer (proses digitalisasi) dan hanya dapat dibaca melalui bantuan mesin.

ASPEK HUKUM ARSIP DIGITAL Undang-Undang RI Nomor 8 tahun 1997 tentang “Dokumen Perusahaan”. Peraturan Pemerintah RI Nomor 88/99 tantang “Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi”. UU No. 11 TAHUN 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

ASPEK HUKUM ARSIP DIGITAL UU/8/1997, pasal 12 menyatakan: ayat (1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya; Ayat (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan. PP/88/1999, pasal 16 menyebutkan: ayat (1) dokumen yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya atau hasil cetakannya merupakan alat bukti yang sah; ayat (2) hasil cetak dokumen yang telah dialihkan ke dalam microfilm dapat dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan hukum lainnya.

UU NOMOR 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK Pasal 5 Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang ini. Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk: surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.