Rancangan Sistem informasi akademik stmt trisakti Jakarta, 21 Juli 2014

Agenda Pembukaan Presentasi umum SIM Akademik Pembahasan Sistem Pembayaran Pembahasan Modul Sistem Pendaftaran Pembahasan Bisnis Proses dan Prototipe SI Akademik Pembahasan Kebutuhan Hardware dan Jaringan Diskusi

SIM Akademik Sistem informasi berbasis web yang digunakan untuk menangani proses bisnis akademik di STMT Trisakti Pengguna Bagian Akademik Calon Mahasiswa Mahasiswa Dosen Orang tua

GLOBAL DESAIN SYSTEM

Proses Bisnis SIM Akademik Proses bisnis Akademik Pendaftaran mahasiswa baru Daftar Ulang Pembayaran biaya pendidikan Pengelolaan mata kuliah, dosen dan penjadwalan Pengisian dan persetujuan KRS Monitoring kehadiran dosen dan mahasiswa Pengelolaan nilai mahasiswa Monitoring orang tua

Modul dalam SIM Akademik 1. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online 2. Daftar Ulang 3. Pembayaran biaya pendaftaran dan biaya pendidikan 4. Pengelolaan Mata Kuliah, Dosen, Ruang, dan Penjadwalan 5. Pengisian dan Persetujuan Kartu Rencana Studi 6. Monitoring kehadiran dosen dan mahasiswa 7. Pengelolaan nilai mahasiswa 8. Modul untuk orang tua USER MANAGEMENT

1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online 1.a.1. Pembayaran Biaya Pendaftaran 1.a.2. Input data pendaftaran untuk mengikuti ujian seleksi masuk 1.a.3. Generate nomor ujian 1.a.4. Print dan download kartu peserta ujian

1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online Tambah detail modul generate kap dan pin 1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online

1.a.1. Pembayaran Biaya Pendaftaran

Pembayaran Biaya Pendaftaran Proses pembayaran melibatkan Sistem eksternal (Bank) Student Payment Center (SPC) Bagian Akademik mengenerate nomor KAP dan PIN di PMB STMT dan unduh file xls alokasi KAP dan PIN hasil generate membuat file xls berisi daftar prodi dan besaran biaya pendaftaran mengunggah kedua file ke dalam system SPC Bank Calon mahasiswa membayar biaya pendaftaran ke Bank (ex. BNI) – via ATM atau teller dengan memasukkan kode dan nominal pembayaran Setelah pembayaran, calon mahasiswa mendapatkan Kode Akses Pendaftaran (KAP) dan Personal Identification Number (PIN)

1.a.1. Pembayaran Biaya Pendaftaran Sistem Eksternal(Bank) Student Payment Center(SPC) 4 Kode & Nominal bayar 5 KAP dan PIN Tambah detail modul generate kap dan pin Calon Mahasiswa Petugas mengunggah file besaran biaya pendaftaran dan Alokasi KAP/PIN kedalam system SPC Bank 3 1.a.1. Pembayaran Biaya Pendaftaran 2 Alokasi KAP dan PIN (.xls) Generate KAP dan PIN 1 Bagian Akademik PMB STMT (Online Registration)

SPC Manager – Upload file KAP & PIN

SPC Manager – Approve file yang diupload

SPC Manager – Monitoring Pembayaran

SPC Manager – Statistik Pembayaran

SPC Manager – Monitoring Lokasi dan Metode Pembayaran

Laporan Pembayaran Biaya Pendaftaran Bagian Akademik download laporan pembayaran dari SPC Unggah ke PMB Online Sistem PMB Online dapat menampilkan laporan pembayaran biaya pendaftaran Per prodi (periode pendaftaran, jumlah pendaftar, jumlah nominal pembayaran) Per bulan (periode pendaftaran, bulan, jumlah pendaftar, jumlah nominal pembayaran) Data pendaftar per prodi (periode pendaftaran, prodi, jumlah pendaftar)

1.a.2. Input data pendaftaran untuk mengikuti ujian seleksi masuk

1.a.2. Input data pendaftaran untuk mengikuti ujian seleksi masuk Calon Mahasiswa Login menggunakan KAP/PIN selanjutnya Input BIODATA Peserta 6 1.a.2. Input data pendaftaran untuk mengikuti ujian seleksi masuk Tambah detail modul generate kap dan pin PMB STMT (Online Registration) Akses ke PMB Online Unggah Foto Input Data Personal Input Data Pendidikan Input Data Pilihan Prodi Konfirmasi

Akses ke Modul Pendaftaran Online Calon mahasiswa masuk ke situs PMB Online STMT Trisakti Calon mahasiswa memasukkan KAP dan PIN Jika berhasil masuk, akan lanjut ke proses berikutnya Calon mahasiswa yang belum membayar tidak memiliki KAP dan PIN

Unggah Foto Calon mahasiswa memilih tab unggah foto Muncul tampilan seperti gambar Selanjutnya tekan tombol Pilih File Foto untuk memilih file yang akan diunggah Tekan tombol Upload untuk mengunggah foto

Input Data Personal Calon mahasiswa memilih tab Personal Muncul tampilan seperti gambar Calon mahasiswa mengisi data dan menekan tombol simpan

Input Data Pendidikan Calon mahasiswa memilih tab Pendidikan Muncul tampilan seperti gambar Calon mahasiswa mengisi data pendidikan sebelumnya dan menekan tombol simpan

Input Data Pilihan Calon mahasiswa memilih tab Pilihan Muncul tampilan seperti gambar Calon mahasiswa memilih prodi yang dipilih dan menekan tombol simpan

Konfirmasi Calon mahasiswa memilih tab Konfirmasi untuk mengkonfirmasi semua data yang telah diisikan Muncul tampilan seperti gambar Calon mahasiswa menekan tombol setujui

1.a.3. Generate nomor ujian

Calon mahasiswa dapat men-generate nomor ujian 1.a.3. Generate nomor ujian Calon mahasiswa dapat men-generate nomor ujian Calon Mahasiswa Kartu Ujian 7 PMB STMT (Online Registration)

1.a.4. Print dan download kartu peserta ujian

Print dan Download Kartu Ujian Calon mahasiswa dapat mencetak maupun mengunduh Kartu Ujian yang telah di- generate oleh aplikasi (klik kanan – save as image)

1b.1. Input nilai hasil ujian 1b.2. Menampilkan Pengumuman 1.b. Seleksi dan Pengumuman Online 1b.1. Input nilai hasil ujian 1b.2. Menampilkan Pengumuman

1b.1. Input nilai hasil ujian

1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online Tambah detail modul generate kap dan pin Calon Mahasiswa 10 Daftar calon yang lulus ujian Daftar Mhs yg lulus 8 9 Bagian Akademik Mahasiswa Ujian PMB STMT (Online Registration) 1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online

Input Nilai Hasil Ujian Proses input nilai hasil ujian dapat dilakukan setelah proses ujian / seleksi masuk dilakukan Bagian Akademik masuk ke menu input hasil ujian dan memasukkan nilai ujian calon mahasiswa beserta status kelulusan mahasiswa Petugas Bagian Akademik menekan tombol simpan

1b.2. Menampilkan Pengumuman

Menampilkan Pengumuman Pengumuman ditampilkan sesuai jadwal pengumuman Calon mahasiswa dapat memilih prodi yang dimaksud, kemudian melihat daftar calon yang diterima

Format Pengumuman Lulus

Pengumuman Versi Web

Pengumuman Versi Cetak

2. Daftar Ulang Petugas akademik Calon Mahasiswa Petugas Akademik men-generate PIN baru bagi calon mahasiswa yang lulus (pada PMB Online) Unggah data KAP mhs, PIN baru, dan nominal biaya daftar ulang ke system SPC Bank Calon Mahasiswa membayar biaya daftar ulang ke Bank (via ATM atau Teller) dengan memasukkan no KAP dan nominal bayar Calon mahasiswa mendapatkan PIN baru Masuk ke portal daftar ulang dengan memasukkan KAP dan PIN baru Mengisi biodata Petugas Akademik Validasi data yang dientrikan calon mahasiswa dan memberi status valid Mendapatkan NIM dan print out bukti daftar ulang

Daftar Ulang Mahasiswa Baru Tambah modul

Daftar Mahasiswa

3. Pembayaran biaya pendaftaran dan biaya pendidikan 3.2. Pembayaran Biaya Daftar Ulang 3.3. Pembayaran biaya SKS 3.4. Pembayaran biaya pendidikan lain-lain

4. Pendaftaran Mata Kuliah, Dosen, Ruang dan Penjadwalan 4.1. Pengelolaan Mata Kuliah 4.2. Pengelolaan Dosen 4.3. Pengelolaan Ruang 4.4. Penjadwalan

4.1. Pengelolaan Mata Kuliah

4.2. Pengelolaan Dosen

4.3. Pengelolaan Ruang

5. Pengisian dan Persetujuan KRS

Proses Bisnis KRS Kelola Data Perwalian Perubahan / Drop KRS Persetujuan KRS Pengisian KRS Menampilkan jadwal MK beserta Ruangnya Pengelolaan Kelas yang ditawarkan Kelola Data Perwalian

FRS Online Sistem Bank(SPC/VA) ? SIM Akademik Mahasiswa NRP, status pembayaran SPP Persetujuan FRS Sistem Bank(SPC/VA) ? SIM Akademik Informasi Pembayaran DOSEN Pengisian FRS PETUGAS BAK Mahasiswa

Kelola Data Perwalian

Pengelolaan Kelas yang ditawarkan

Menampilkan jadwal MK beserta Ruangnya

Persetujuan KRS

6. Monitoring Kehadiran Dosen dan Mahasiswa

7. Pengelolaan Nilai Mahasiswa

Entri Nilai

Report Nilai

Transkrip

8. Modul Orang Tua Monitoring Status pembayaran Biaya pendidikan Monitoring Kehadiran mahasiswa Transkrip

User Management

Kebutuhan Hardware Sistem Operasi Windows Server Data base MS SQL 2008/2012 Server yang cukup untuk akses simultan sejumlah besar mahasiswa, minimal dengan spesifikasi sbb: Data Base server: Setara HP DL 380, 2 processor xxxxx, 8 cores, 64 GB memory, 8 HDD 15K 600 GB, Web server: Setara HP DL 380, 2 processor xxxxx, 8 cores, 48 GB memory, 8 HDD 7.2K 600 GB UPS untuk backup waktu yang cukup (15-20 menit) pada infrastruktur TIK di data center

Diskusi dgn puskom, bni,

Proses Pembayaran di STMT Trisakti Periode ditentukan (tgl mulai sd tgl selesai ditentukan) Pendaftaran mahasiswa baru (gel 1, gel 2, gel 3, dst) Semester 1, 3 kali angsuran (50%, 25%, 25%)  SPC Daftar ulang  SPC SKS  SPC Bagi yang anomaly harus mengurus perjanjian ke keuangan , Keringanan (bisa mencicil) : pengajuan tertulis, jika disetujui oleh kabag keuangan baru mengeluarkan slip sejumlah yang diajukan  SPC  update BPP sd tengah semester SKS sd sebelum akhir semester Jika lapor sd pertengahan semester cuti Jika tidak lapor  tidak aktif Bagi yang tidak aktif 50% dari BPP Pokok, cuti 30% dari BPP pokok Allert bagi yang sudah jatuh tempo untuk jatuh tempo Allert jika sudah batas waktu, fasilitas ubah tanggal (log) Tagihan On demand

PIC Puskom: Keuangan : menyiapkan server menyiapkan data tagihan Menyiapkan account khusus BNI untuk uji coba

Pendaftaran via portal Pembayaran ke bank Balik lagi ke portal untuk generate kartu ujian Pilihan prodi hanya 1 Membatasi dengan mengisi no KTP Validasi saat daftar ulang Untuk yang kerjasama tetap ada daftar dan tagihannya rp. 0,-

Ada beberapa MK yang ada buku wajibnya Untuk yang ada buku wajib ada tagihan handbook

Terima kasih

Modul Data Master Report Manajemen Pengguna Mahasiswa Dosen Mata Kuliah Ruang Report Manajemen Pengguna Pendaftaran Mahasiswa Baru (v) --- ada Host to Host (H2H) (v) --- ada Mahasiswa Baru Mahasiswa Lama //Seleksi Online// ------ KRS (v) --- ada Penilaian (v) ---- ada Monitoring Kehadiran (v) --- belum

Pendaftaran Mahasiswa Baru Mahasiswa mengisi form pendaftaran secara online serta unggah persyaratan Sistem menyimpan data dan men-generate nomor Registrasi untuk pembayaran Mahasiswa membayar biaya pendaftaran melalui H2H Mahasiswa mengunggah bukti pembayaran yang diperlukan, system/bag keuangan melakukan validasi Sistem men-generate Nomor Saringan Ujian Masuk beserta informasi waktu dan tempat Bagian Akademik dapat melihat dan memvalidasi data serta mencetak daftar hadir ujian

Mahasiswa pindah jurusan (buat mekanismenya) Bisa diawal (sebelum dapat NIM) Atau setelah membayar biaya pendidikan

Form Pendaftaran Online Program Studi Alih Program ? ( Ya, jika alih program dari D3 ke S1)  hanya untuk S1 Nama Email mahasiswa Email orang tua Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat Telp/NoHP Asal SLTA / Asal Universitas Alamat SLTA / Alamat Universitas

File yang diunggah Mahasiswa Reguler Scan KTP Asli Scan ijasah SLTA Scan Akte Kelahiran Scan Surat Keterangan Kelakuan Baik dari POLRI Pas photo ijasah SMA/S1

Mahasiswa Alih Program / Program S1 Kelas Eksekutif Scan KTP yang masih berlaku Scan ijasah SMA dan Diploma 3 Scan transkrip nilai bagi lulusan Diploma/Sarjana Muda Scan Akte Kelahiran 1 (satu) lembar Pas photo ukuran 2 x 3 cm dan 3 x 4 cm Program Pascasarjana Magister Manajemen Transportasi Scan Foto Resmi Terakhir Pasfoto berwarna terbaru ukuran 2x3 dan 3x4 Scan ijazah Strata Satu (S-l) dan transkrip sebanyak 2 (dua) lembar yang sudah ditandasyahkan oleh Pemimpin Perguruan Tinggi sedangkan lulusan Perguruan Tinggi Luar Negeri oleh Dikti. Surat rekomendasi dari Pimpinan Perguruan Tinggi atau Pimpinan Instansi bagi yang sudah bekerja

Nomor Ujian Saringan Masuk D3 dan S1 Ada 8 digit Digit pertama jenjang (1: D3, 2: S1, 3: S2) Digit kedua jalur (R: regular, B:beasiswa, A: alih program, K: Kerjasama) 2 digit berikutnya tahun masuk 4 digit terakhir nomor urut

Pengumuman Hasil Ujian Informasi kelulusan dan informasi pembayaran Cetak bukti kelulusan Rangking ke berapa, jumlah tagihan, dan tanggal daftar ulang Informasi nomor yang lulus dikirim ke host to host Pencarian data kelulusan (memasukkan nomor ujian saringan dan mahasiswa akan dapat informasi lulus atau tidak)

Pembayaran Biaya Pendidikan Mahasiswa Baru Bayar lewat Host 2 Host Unggah bukti pembayaran Validasi dari keuangan, generate NIM, informasi NIM dikirim ke email mahasiswa dan email orang tua beserta hak akses ke SIM Akademik untuk mahasiswa dan Orang tua

Reguler Beasiswa (jenis beasiswa tanya bagian keuangan)

Mengundurkan diri Ada pengembalian bagi yang mengundurkan diri jika baru masuk

Host 2 Host Pembayaran biaya pendaftaran Pembayaran biaya Sumbangan Pembangunan dan Pendidikan (SPP) (semester 1 + biaya pendidikan) Pembayaran biaya pendidikan (semester 2 keatas) Pembayaran biaya SKS Report

Aturan Foto Foto, besar file dan ukuran harus dicek Notifikasi sebelum jatuh tempo via email (set waktu ditentukan oleh pengguna/bag akademik)

Semester Pendek (SP) Ada KRS Mata kuliah mengulang dilakukan di SP Semester genap harus aktif Ada pembayaran uang SKS untuk SP

Penggantian data dosen pada saat proses berjalan MK yang praktek dosen lebih dari 1 (team teaching). Dosen praktikum dapat memasukkan nilai praktek (tugas mandiri) Mata kuliah yang ada labnya dosennya lepas Masalah nama dosen yang mengajar bisa berubah. 2 minggu sebelum perkuliahan dosen sudah harus fix dan dapat mengenerate SK Daftar hadir by sistem (dosen dan mahasiswa). – cek list Form pelanggaran disiplin harus ada Program studi alih program, ada system pemadatan untuk kerja sama (beda setting waktu untuk pemadatan / periodisasi tidak sesuai dengan kalender) Kebijakan (koreksi nilai) untuk mahasiswa kritis (ujian, tetap ambil MK) – refresh PKL Cek syarat kelulusan (terpenuhi) – saat pendaftaran sidang

Kartu Rencana Studi Kelola Jadwal Pengambilan KRS Perubahan KRS Drop KRS Report Total SKS per mahasiswa (nominal biaya SKS yang harus dibayar) SK Pengajaran

Pencarian Pengumuman Per Peserta Aplikasi dapat menampilkan Report berisi daftar calon mahasiswa yang lulus ujian seleksi masuk Pencarian dapat dilakukan dengan cara, Tekan menu pencarian hasil pengumuman Masukkan nomor peserta dan tanggal lahir Klik tombol Cari Aplikasi menampilkan halaman hasil pencarian (DITERIMA atau TIDAK DITERIMA) Aplikasi juga menampilkan Report berupa surat pengumuman tanda lulus ujian seleksi masuk untuk masing-masing calon mahasiswa yang lulus ujian seleksi juga berisi daftar rincian biaya yang harus dibayar dan ketentuan lainnya