Retensi Arsip: pemindahan dan pemusnahan arsip Week 7

Jenis-jenis arsip Arsip dinamis  masih digunakan untuk mengambil keputusan dalam sebuah lembaga Arsip statis: Dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak digunakan dalam kegiatan sehari-hari Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, peyelenggaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya dan untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara

Siklus hidup dokumen Penciptaan dan penerimaan (korespondensi, formulir, laporan, gambar, salinan, dll) Penyebaran internal dan eksternal Penggunaan (untuk pengambilan keputusan, dokumentasi, respon, rujukan, persyratan hukum) Peyimpanan berkas, temu kembali, transfer Penempatan, peyimpanan, pemusnahan arsip dinamis yang bisa menghasilkan informasi baru yang dituangkan dalam arsip dinamis

See three ages ..\Kearsipan\three ages_pengertian.xls

Jumlah arsip di unit kerja selalu berkembang semakin tinggi kegiatan suatu kantor semakin cepat pertumbuhan jumlah arsip Solusi: perlu pemindahan dan pemusnahan arsip Pemindahan dari file aktif ke file inaktif dan dari file inaktif suatu kantor ke arsip nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis

Maka perlu kegiatan penyusutan arsip

Keuntungan pemindahan dan pemusnahan arsip Penghematan penggunaan ruangan kantor Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip

Penilaian arsip Penilaian terhadap arsip untuk menentukan berapa lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif, jenis arsip yang harus dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis Ada tim pembuat jadwal retensi Tim menentukan nilai guna dari berbagai jenis arsip yang ada di kantornya, misal kuitansi Kriteria yang digunakan tergantung pada kantor masing-masing Kriteria penilaian yang biasa digunakan: ALFRED: Administrative value legal value, financial value, research value, educational value, documentary value

Empat golongan arsip: Arsip vital (persentase 90-100)  Penting bagi kehidupan kantor dan tidak bisa diganti lagi bila dimusnahkan. Arsip ini tidak bisa dimusnahkan dan disimpan selamanya, contoh: akta pendirian perusahaan. Arsip penting (50-89): melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Disimpn di file aktif selama 5 tahun dan di-file inaktif 25 th. Contoh: arsip bukti keuangan Arsip berguna (10-49): arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama 2 th di file inaktif 10 th. Misal: surat pesanan Arsip tidak berguna (0-9): dapat dimusnahkan sesudah dpakai sementara. Paling lama disimpan di file aktif 3 bulan. Contoh: undangan rapat.

Jadwal retensi: Jadwal retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif dan kemudian dimusnahkan Sebaiknya hanya mencantumkan jenis atau macam arsip, misal: kuitansi, surat pesanan, surat keputusan, dll. Patokan: berdasarkan jenis arsip (vital, penting, berguna dan tidak berguna) Waktu retensi: sesuai dengan kebijakan institusi (sebaiknya dalam bentuk peraturan/ sk) Kebanyakan lembaga mempunyai tim utuk menyusun pedoman jadwal retensi

Berguna Tidak Berguna Golongan Arsip Arsip Umur arsip Aktif Umur arsip inaktif Abadi / dimusnahkan VITAL   Akte pendirian perusahaan Akta tanah Surat Keputusan Abadi PENTING SPJ Surat Perjanjian Cek Bekas 5 th Sesuai keperluan 25 th Dimusnahkan Berguna Laporan tahunan Neraca 2 th 10 th Tidak Berguna undangan pengumuman 1 bulan --

Contoh Jadwal Retensi Arsip NO Jenis/seri arsip Jangka waktu simpan Keterangan Aktif Inaktif I. 1. 2. 3. HUKUM Produk hukum Peraturan Perundangan yang mengatur instansi Produk hukum internal Dokumentasi hukum Kontrak/ perjanjian Sampai dengan diperbaharui sampai dengan tidak berlaku sampai dengan tidak berlaku 4 tahun - 9 tahun Permanen Musnah Dinilai kembali

See jadwal retensi di Record Managament Archive McGill University

PEMINDAHAN ARSIP Biasanya kombinasi sentralisasi-desentralisasi SO selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing-masing arsip inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral selalu ada perpindahan (transfer) dari file aktif ke file inaktif yang dilakukan berdasarkan jadwal retensi

Proses Transfer seleksi arsip-arsip yang akan dikeluarkan: Jika ada jadwal retensi: petugas memilih berdasarkan umur-umur sesuai yang ditentukan: umur arsip berdasarkan nilai guna Jika tidak punya jadwal arsip: perkirakan arsip yang sudah tidak aktif digunakan Arsip yang disusun secara kronologis: mudah dalam mengeluarkan arsip, tentukan sampai tahun berapa yg akan ditransfer

Proses… Arsip di file campuran: harus dipilih lebih teliti (biasanya sedikit) Jika kantor tidak punya unit sentral arsip: arsip inaktif dipisahkan letaknya dari arsip aktif Untuk kantor yang memiliki unit sentral arsip: arsip inaktif dipindah ke unit sentral arsip dengan membuat berita acara dan daftar jenis arsip yang diserahkan Arsip inaktif: masih merupakan arsip dinamis yagn sewaktu-waktu bisa digunakan SO harus disimpan dengan system yang benar

Teknik pemindahan arsip inaktif Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif UNIT PENGOLAH melakukan PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN melakukan BA dan Daftar PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN

See prosedur transfer dokumen; ..\Kearsipan\records_transfer_mcgill.PDF

Pemusnahan dokumen Pada masanya arsip inaktif akan dimusnahkan Arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan Arsip inaktif yang akan dimusnahkan bisa dibuatkan bentuk mikronya dulu terutama untuk arsip-arsip penting (jika punya biaya) Penyimpanan arsip inaktif sebaiknya dengan arsip aktif

Prosedur pemusnahan Seleksi Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkanberisi jenis arsip yang dimusnahkan, jumlah lembarnya dan periode tahun dari arsip yang dimusnahkan Pembuatan berita acara pemusnahan Pelaksanaaan pemusnahan oleh penanggung jawab dengan saksi-saksi (2 orang) Pemusnahan dilakukan dengan cara, : pembakaran penghancurn dengan mesin penghancur kertas atu proses kimiawi

Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Kepala Unit Kearsipan Pengesahan Pelaksanaan

Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas Pengesahan Pelaksanaan

Teknik Penyerahan arsip Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan ke ANRI Penilaian ANRI Pelaksanaan Daftar arsip Berita acara