RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS akasah_piksi08@yahoo.com

Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM LATAR BELAKANG Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif

LATAR BELAKANG Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif . Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan  Penyusutan & Pemusnahan berkas RM Adanya rasa was-was  Aspek hukum

PENYUSUTAN / RETENSI : Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir . PEMUSNAHAN : Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .

NILAI GUNA RM ( A-L-F-R-E-D ) A dministration = Administrasi L egal = Hukum F inancial = Keuangan R esearch = Penelitian E ducation = Pendidikan D ocumentation = Dokumentasi

TUJUAN RETENSI : Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

DASAR HUKUM : UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan PP no.34 / 1979 : Kearsipan PERMENKES No. 269/MenKes/Per/ III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

Pasal 7 ayat 1 : Pasal 7 ayat 2 : Pasal 8 ayat 1 : Pasal 8 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung . Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal khusus, dapat diterapkan sendiri . Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat dimusnahkan . Pasal 8 ayat 2 : Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .

Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit . Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

ISI SURAT EDARAN Arsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain . Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5 tahun  tgl terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien meninggal dunia . Tim RM adalah Tim yg dibentuk  Kep.Dir.RS Arsip yg bersifat khusus : Penyakit Orthopedi, jiwa, ketergantungan obat dan kusta .

Jadual Retensi Rekam Medis Umum NO KELOMPOK RM AKTIF RM INAKTIF R J R I 1 2 3 4 5 6 7 8 UMUM MATA JIWA ORTHOPEDI KUSTA KETERGANTUNGAN OBAT JANTUNG PARU 5 TH 10 TH 15 TH 2 TH Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995

Jadual Retensi Rekam Medis… Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu KIUP+Register+Indeks disimpan permanen RS harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk : Berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit Riset dan edukasi Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

Jadual Retensi Rekam Medis… Untuk kepentingan tertentu : Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta Mata Perkosaan HIV Penyesuaian kelamin Pasien orang asing Kasus adopsi Bayi tabung Cangkok organ Plastik rekontruksi Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan keputusan Komite RM / Komite Medisdengan pertimbangan nilai guna

Sedangkan menurut AHIMA (American Health Information Management Association (Hufman,1994) jadwal retensi minimal :  

PERSIAPAN - PERSIAPAN Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan . Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996 Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1993 Dibuat TIM PENILAIAN  SK.Direksi Ka.Rekam Medis - Panitia Rekam Medis Perawat Senior - Komite Medik Petugas terkait

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan Dibuat TIM PEMUSNAHAN  SK Direksi Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait . Disiapkan form pertelaan : NO. NO.RM TAHUN JANGKA WAKTU DIAGNOSIS AKHIR 5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

PENILAIAN REKAM MEDIS Tata cara pemindahan RM aktif menjadi in aktif Dilihat dari tanggal kunjungan tertakhir Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain Berkas RM inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang telah 2 tahun inaktif

Alur Proses Peyusutan dan Pemusnahan RM RM INAKTIF PEMINDAHAN RM AKTIF DINILAI PENYUSUTAN RM RM ADA NILAI GUNA RM TIDAK ADA NILAI GUNA RM RUSAK DIMUSNAHKAN RM TERTENTU DILESTARIKAN

PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan… Indikator Seringnya rekam medis digunakan untuk penelitian dan pendidikan Mempunyai nilai guna Primer Administrasi Hukum Keuangan Iptek Sekunder Pembuktian Sejarah

PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan… Prosedur penilaian rekam medis Ringkasan masuk keluar Resume Lembar operasi Lembar persetujuan Identifikasi bayi lahir hidup - Lembar kematian KETENTUAN UMUM DILESTARIKAN KETENTUAN KHUSUS ANAK,JIWA,MATA,JANTUNG DLL REKAM MEDIS LEMBAR RM TERTENTU KETENTUAN TERTENTU RS LEMBAR RM SISA DIMUSNAHKAN LEMBAR RM RUSAK

PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan… DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DAI AKTIF KE INAKTIF No Tanggal Pemindahan No. RM Tanggal Teakhir berobat Diagnosis Kode ICD-X Jumlah Lembar Formulir RM Yg tidak lengkap Bandung, ….. Kepala Unit Rekam Medis

PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan… DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDIS No Tanggal Penilaian No. RM Diagnosis Kode ICD-X Kepentingan / Kasus tertentu Jenis Kasus Tertentu ya tdk Bandung, ….. Kepala Unit Rekam Medis

BERITA ACARA PENYUSUTAN SK…./…/… 2006 Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 10.000 RM ( dengan perincian terlampir ) . Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih . TTd Direksi Tim Penilai Tim Pemusnah Saksi : 1……………… 2…………. 3………………..

Berita acara pemusnahan Rekam Medis yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim pada pemilik pelayanan kesehatan (Depkes, Pemda (dinkes), yayasan) Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak /tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur

Pelaksanaan pemusnahan, dapat dilakukan dengan cara : Dibakar menggunakan incenerator atau dibakar biasa Dicacah, dibuat bubur Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah

Formulir rekam medis yang dilestarikan diantaranya yaitu :   Ringkasan masuk dan keluar   Resume Lembar operasi Identifikasi bayi Lembar persetujuan Lembar kematian Dan rekam medis sisanya dan rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan,

REKAM MEDIS ELECTRONIK Berkas RM asli yang di microfilmkan . Berkas RM asli yang di scaning Tulisan / catatan medis yang diinput ( di-entry ) ke dalam komputer .

MEDIA RETENSI MANUAL SCANING MIKROFILM KOMPUTER Form dikeluarkan dari berkas induk Form disiapkan untuk di scaning / copy Formulir difoto Dibuat program aplikasi retensi Form disimpan dalam dus-dus Disimpan dalam hard disk / CD / Disket Disimpan dalam negatif film Data-data dimasukkan dlm komputer Perlu tempat untuk menyimpan dus-dus . Tidak perlu tempat khusus Perlu berapa alat untuk prosesnya Susah pencarian jika dibutuhkan Mudah dlm retrievel jika dibutuhkan . Bentuk form asli Lama retrivel, krn harus dicuci & dicetak . Hanya informasi saja yg keluar dan bukan FORM Perlu banyak tenaga. Mudah dioperasikan Perlu training khusus Rp……………… Rp. ……………….. Rp. ……………… Rp. ……………….

Terima Kasih