Disampaikan oleh Lolytasari NPM: 0906587224 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP PERGURUAN TINGGI STUDI KASUS DI FITK UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Disampaikan oleh Lolytasari NPM: 0906587224

Perguruan tinggi sebagai organisasi menghasilkan arsip Perguruan tinggi sebagai organisasi menghasilkan arsip. Dalam mengelola arsip dibutuhkan manajemen arsip. Salah satu kegiatan dalam manajemen arsip adalah penilaian dan penyusutan. Penilaian dan penyusutan arsip mempertimbangkan rekod yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan operasional, persyaratan hukum dan akuntabilitas keuangan. Penyusutan arsip adalah penghapusan rekod dari suatu sistem kearsipan, baik manual maupun elektronik.

Latar Belakang Penelitian tentang evaluasi pengelolaan arsip, dilakukan oleh Agus et.al., di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menggambarkan bahwa penilaian dan penyusutan hanya mencapai level 23%. Penilaian dan penyusutan arsip dilakukan berdasarkan subjektifitas pengelola arsip, dan tidak berdasarkan kebijakan yang dibuat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Tahun 2006, Departemen Agama sebagai induk organisasi UIN telah membuat JRA untuk lingkungan Departemen Agama. Arsip yang teretensi dalam JRA DEPAG tsb tidak memenuhi substansi fungsi dan tugas pokok organisasi di lingkungan UIN Untuk itu, UIN harus membuat JRA spesifik untuk diterapkan di lingkungan UIN

Rumusan Masalah Bagaimanakah pelaksanaan penyusutan arsip di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk memahami proses pelaksanaan penilaian dan penyusutan arsip di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip Departemen Agama, sebagai dasar untuk merancang Jadwal Retensi Arsip spesifik pada FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Manfaat Penelitian Manfaat Akademis Manfaat Praktis Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat lebih dikembangkan dengan melakukan penelitian lebih lanjut mengenai pengelolaan arsip perguruan tinggi, khususnya penilaian dan penyusutan arsip perguruan tinggi Manfaat Praktis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan pemahaman bagi petugas pengelola arsip tentang penyusutan arsip perguruan tinggi khususnya di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam menjamin penyusutan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku

Kerangka Berpikir Staf mengetahui in-konsistensi dalam penilaian a. Tempat terbatas, hanya 60-70% arsip disimpan b. Masih tercampurnya arsip aktif dan inaktif c. Bulk d. Temu balik arsip sulit ditemukan di unit kearsipan JRA Depag a. KEPMEN No. 111 tahun 2009 b. Tupoksi organisasi yang berkaitan pengelolaan arsip c. Buku Indeks dan Klasifikasi Surat Dinas UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Penilaian arsip berpedoman pada JRA Depag dan Tupoksi Organisasi Spesifik Penilaian Arsip FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta JRA Spesifik FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Tinjauan Literatur Pengertian arsip dalam penelitian ini termasuk juga rekod Rekod adalah informasi terekam, dalam  berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima  dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi bisnis atau  dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas (Kennedy dan Schauder) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009)

Jenis Arsip Perguruan Tinggi Jenis arsip yang ada di Perguruan Tinggi menurut Maher, arsip terbitan lembaga dan berkaitan dengan operasional lembaga dan juga biografi seseorang yang telah memberikan kontribusi terhadap lembaga.

Pengertian Penilaian Penilaian menurut Maher merupakan proses penilaian arsip dalam memilih arsip mana yang akan di simpan dan dimusnahkan. Inti dari penilaian adalah keputusan untuk menilai dokumen. Ada 2 pendekatan dalam menilai arsip : (1) Macro-appraisal merupakan pendekatan top-down yakni menilai rekod pada level organisasi-pemerintah, bisnis, departemen atau unit dibandingkan pada file individu dokumen level. Pendekatan strateginya dengan menganalisis fungsi organisasi dan mengidentifikasi rekod yang mendukung fungsi organisasi akan disimpan, sedangkan rekod yang tidak mempunyai fungsi organisasi akan musnah (Williams).

(2) Analisis dasar rekod (record-based analysis): pendekatan bottom-up, penilaian berdasarkan kriteria nilai guna rekod. Konsep ini didasari pemikiran dari Theodore R. Schellenberg . Administrasi Pembuktian Nilai Guna Arsip Hukum Nilai Guna Primer Nilai Guna Sekunder Informasional Keuangan

Pengertian Penyusutan Penyusutan merupakan proses mengkaji aktifitas organisasi untuk menentukan rekod apa yang harus disimpan dan berapa lama rekod harus disimpan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat (Australia Standar AS 4390–1996 dalam Kennedy dan  Schauder). Penyusutan arsip menurut UU no. 43 tahun 2009 adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Cara Penyusutan Penyusutan arsip di instansi ada 2 cara, yakni: (1). mengacu pada Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan oleh organisasi, (2) mengacu pada Surat Edaran nomor 1 tahun 1981 yang dikeluarkan oleh ANRI, bagi instansi yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip. ( Keputusan ANRI No. 9 tahun 2000)

2 Jenis Penyusutan Jadwal penyusutan umum (general disposal schedules) Berkaitan dengan rekod kantor public, misalnya kantor pemerintahan, akunting, layanan buildings, transoprtasi, rekod personal, rekod sekolah, rekod rumah sakit). Jadwal penyusutan rekod khusus. Contoh general disposal schedules dibuat oleh The Queensland State Archive, the Archives Authority of New South Wales, the Public Record Office Victoria, the State Archives of Western Australia merupakan pengembangan dari jadwal penyusutan pemerintahan daerah. 2. Jadwal penyusutan rekod khusus (schedules specific to the records of a particular office). Merupakan rekod specialias yang terdapat pada fungsi unit bisnis organisasi. Rekod yang tercipta, diantaranya: a. Rekod keuangan dan akunting b. Akomodasi, property dan rekod administrative c. Rekod tender dan kontrak Rekod yang berhubungan dengan fungsi organisasi (Kennedy dan Schauder, 1998:82-89)

Jadwal Retensi Arsip Jadwal Retensi Arsip menurut UU No. 43 tahun 2009, adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira dkk adalah: (1) Pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran informasi rekod, (2) Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting, (4) Menghemat tempat, dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini, (5) Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai permanen.

Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Departemen Agama Ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 111 tahun 1999 tertanggal 28 April 1999. Penyusunan JRA dilakukan dengan menginventarisasi arsip kegiatan-kegiatan kerja di lingkungan Departemen Agama, kemudian menuangkannya ke dalam suatu daftar yang dilengkapi dengan umur penyimpanannya. Penyusunan materi disesuaikan dengan pengelompokkan fasilitatif dan substantif .

Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Departemen Agama Ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 111 tahun 1999 tertanggal 28 April 1999. Penyusunan JRA dilakukan dengan menginventarisasi arsip kegiatan-kegiatan kerja di lingkungan Departemen Agama, kemudian menuangkannya ke dalam suatu daftar yang dilengkapi dengan umur penyimpanannya. Penyusunan materi disesuaikan dengan pengelompokkan fasilitatif dan substantif .

Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan oleh Departemen Agama 1. Jadwal Retensi Arsip bidang administrasi umum, meliputi: Sub Bidang Organisasi Sub Bidang Perencanaan Sub Bidang Perlengkapan Sub Bidang Ketatausahaan Sub Bidang Hukum Sub Bidang Perkawinan Sub Bidang Hubungan Masyarakat Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Sub Bidang Bimbingan dan Penyuluhan Sub Bidang Haji Sub Bidang Pengawasan Sub Bidang Penelitian

Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan oleh Departemen Agama 2. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian, meliputi: Sub Bidang Pengadaan Sub Bidang Mutasi Sub Bidang Dispilin Pegawai Negeri Sipil Sub Bidang Penilaian Pegawai Negeri Sipil Sub Bidang Cuti Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Sub Bidang Kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil Sub Bidang Pemberhentian/Pensiun Pegawai Negeri Sipil Sub Bidang Registrasi Sub Bidang Berkas Perorangan

Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan oleh Departemen Agama 3. Jadwal Retensi Arsip Bidang Keuangan meliputi : a. Sub Bidang Penyusunan Anggaran Anggaran rutin Anggaran pembangunan b. Sub Bidang Pelaksanaan Anggaran Bantuan Luar Negeri (BLN) Anggaran non budgeter Dokumen pengurusan barang bukan bendaharawan Tuntutan Pembendaharaan dan Tututan Ganti Rugi (TPTGB) c. Sub Bidang Pengawasan d. Sub Bidang Perhitungan Anggaran (PA)

No Jenis Arsip Retensi Penetapan Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip Departemen Agama Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran Diambil dari Buku JRA di Lingkungan Departemen Agama No Jenis Arsip Retensi Penetapan Aktif Inaktif 1 Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran 1 tahun Permanen 2 Perumusan Kurikulum (GBPP) 3 Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum 2 tahun 4 Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri 3 tahun Musnah 5 Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri 6 Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri Permanen (Barang tidak bergerak) 7 Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan Agama Swasta

Metode Penelitian Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif Metode yang digunakan adalah studi kasus Informan: (1) Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan, (2) Dekan FITK, (3) PUDEK Bidang Administrasi dan Umum, (4) petugas pengelola arsip di bagian Umum, (5) staf pengelola arsip bagian keuangan, (6) staf pengelola arsip bagian kepegawaian dan (7) arsiparis

Pengumpulan Data: (1) Observasi, (2) Wawancara, (3) Dokumen, dan (4) materi audio dan visual Analisa dan Penyajian Data: 1. Mengolah dan mempersiapkan data untuk di analisis yang bersumber dari hasil transkripsi wawancara, kemudian memilah- milah dan menyusun data tersebut ke dalam jenis-jenis yang berbeda tergantung dra sumber informasi 2. Membaca keseluruhan dan mencatat data yang diperoleh 3. Menganalisis dengan memberi kode dengan deskripsi singkat untuk mempermudah peneliti dalam memberi gambaran tentang penilaian dan penyusutan arsip 4. Melakukan penarikan kesimpulan awal untuk memperdalam wawancara atau observasi 5. Mengkaji literatur pada saat analisa data 6. Yang terakhir adalah membuat kesimpulan terakhir, saat data dilapangan sudah mencapai titik jenuh

Lokasi Penelitian Lokasi : Misi : Visi : Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, di Kampus 1 Jl. Ir. H. Juanda No. 95 Ciputat 15412 Lokasi : Menyeleggarakan pendidikan dan pengajaran berwawasan riset. Melaksanakan penelitian dan pengembangan keilmuan untuk menghasilkan satu karya inovatif di bidang pendidikan. c. Mengembangkan pengabdian kepada masyarakat melalui pembinaan pemberdayaan madrasah/sekolah. d. Mengembangkan komitmen dan budaya akademik bagi para sivitas akademika. e. Mengembangkan layanan berbasis teknologi informatika/ICT. f. Mengembangkan jenjang dan kemitraan dengan berbagai lembaga nasional maupun internasional. g. Melaksanakan evaluasi kinerja kelembagaan secara berkelanjutan. Misi : Menjadikan FITK sebagai LPTK (Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan) yang unggul, kompetitif, professional dengan mengintegrasikan keilmuan, keislaman, kemanusiaan dan keindonesiaan Visi :

ISO 9001:2008 17 September 2009-16 September 2012

ISO 9001:2008 4.2.4 Pengendalian Rekaman Rekaman sebagai bukti kesesuaian persyaratan dan pengoperasian sistem manajemen mutu yang efektif harus dikendalikan. Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman. Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan diakses jika diperlukan.

Struktur Organisasi FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Penciptaan Rekod di Bagian Umum FITK

       TERIMA KASIH

Pertanyaan Apakah organisasi mempunyai program penyusutan? Apakah organisasi merencanakan program penyusutan? Apakah ada organisasi mempunyai standarisasi dalam merencanakan program penyusutan? Apakah rekod yang tercipta sudah mendukung kegiatan organisasi? Kalau iya, apakah organisasi memanage rekod yang tercipta? Berapa lama rekod yang mendukung bisnis organisasi akan disimpan?