Penerimaan &Penyimpanan Oleh IGK Wijasa,Drs.MARS

Tujuan Instruksional Mahasiswa mampu : Memahami tata cara penerimaan barang farmasi Mengetahui sistem penyimpanan barang farmasi Memahami peran dan fungsi gudang

Pengantar Pengelolaan perbekalan farmasi (barang farmasi ) atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan , pengadaan , penerimaan, penyimpanan , pendistribusian , pengendalian, pencatatan, dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi.

Penerimaan Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima barang farmasi yang telah di adakan melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin barang farmasi yang diterima sesuai perjanjian kontrak terutama dari spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan.

Ketentuan Penerimaan Barang farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan: Harus mempunyai material safety data sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya. Khusus untuk alat kesehatan harus menpunyai certificate of origin. Sertifikat analisa produk.

Penyimpanan Penyimpanan merupakan aktivitas menyimpan dan memelihara sedemikian rupa agar barang atau persediaan farmasi yang diterima, ditempatkan pada tempat yang aman, terhindar dari gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Pencuriaan ataupun kebakaran Tujuan penyimpanan adalah: Memelihara mutu persediaan farmasi Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung –jawab Menjaga ketersediaan setiap diperlukan Memudahkan pencarian dan pengawasan

Pengaturan Tata Ruang Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam mengatur tata ruang penyimpanan Kemudahan ruang gerak Sirkulasi udara yang baik Rak dan pallet Kondisi penyimpanan barang farmasi tertentu atau khusus Pencegahan kebakaran

Tata cara Penyimpanan Persediaan Barang Farmasi Susun menurut jenis dan alfabetis Gunakan prinsip FEFO dan FIFO Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperature, udara, cahaya dan kontimasi bakteri pada tempat yang sesuai. Simpan perbekalan farmasi dalam rak yang berikan kode , pisahkan perbekalan farmasidalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan dari luar. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi. Apabila persediaan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalaan farmasi tetap dalam box masing-masing. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi stuk agar perbekalan farmasi tsb tidak selalu berada dibelakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsanya habis. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber anggaran yang berbeda.

Gudang farmasi Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu dari sistem supply barang Gudang dalam hal ini berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga dapat menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan Gudang farmasi sebagai fasilitas penyimpanan dan pengiriman dapat dimanfaatkan untuk kegiatan lain seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan Institusi pelayanan seperti rumah sakit maupun Puskesmas dalam kaitannya dengan fungsi gudang mengharapkan; Memperoleh obat secara kuantitatif maupun kualitatif yang sesuai dengan permintaan Memperoleh pelayanan yang cepat

Organisasi Gudang Farmasi Organisasi gudang farmasi terdiri dari unsur pimpinan dan unsur staf ( petugas pelaksana ) Unsur pimpinan terdiri Kepala Gudang, Kepala Urusan Perencanaan, pengawasan & pengendalian, Kepala urusan Tata Usaha, Kepala Sub Seksi Penerimanan & Penyimpanan, Kepala Sub Seksi Distribusi Unsur pelaksana terdiri dari petugas administrasi, petugas gudang , petugas distribusi

Tugas & Fungsi Gudang farmasi mempunyai tugas melaksanakan perencanaan , penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian logistik farmasi serta pengawasan dan pengendalian Fungsi : Menerima , menyimpan memelihara dan mendistribusikan obat , alat kesehatan dan perbekalan lainnya Menyiapkan rencana kebutuhan barang farmasi, pencatatan dan pelaporan, persediaan dan penggunaannya Mengawasi dan mengendalikan persediaan barang farmasi

Tujuan Pembentukan Gudang farmasi Terpeliharanya mutu barang farmasi dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan upaya kesehatan yang menyeluruh ,terarah dan terpadu

Kegiatan Gudang Farmasi Melaksanakan pembinaan pemeliharaan mutu barang farmasi dengan jalan : Mengumpulkan, mengolah dan mengevaluasi data kerusakan barang farmasi khususnya obat , obat yang tidak memenuhi syarat, dan efek samping obatncana kebutuhan dan distribusi Melaporkan hasil evaluasi kerusakan obat dan alat yang tidak memenuhi syarat serta efek samping obat kepada atasan langsung , pemilik obat, dan Balai POM Melakukan pengamatan mutu secara umum terhadap obat dan alat kesehatan Melaksanakan penyiapan dan penyusunan rencana kebutuhan dan distribusi obat dengan jalan :

Kegiatan Gudang Farmasi Melaksanakan penyiapan dan penyusunan rencana kebutuhan dan distribusi obat dengan jalan : Mengumpulkan ,mengolah dan mengevaluasi data tentang penerimaan, pengeluaran,dan persediaan obat di seluruh unit pelayanan kesehatan dan persediaan di gudang farmasi Mengumpulkan ,mengolah dan mengevaluasi data jumlah kunjungan dan kasus penyakit dari seluruh unit pelayanan kesehatan Menghitung perkiraan kebutuhan obat seluruh unit pelayanankesehatan dalam lingkup wilayah kerja gudang dengan menggunakan metode konsumsi dan metode epidemiologi Memberikan informasi kepada seluruh unit pelayanan kesehatan mengenai tata cara : Penyusunan rencana kebutuhan Penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang farmasi Administrasi barang Pemeliharaan mutu obat dan deteksi kerusakan

Kegiatan Gudang Farmasi Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat dan perbekalan farmasi lainnya Melaksanakan pengendalian persediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya di seluruh unit pelayanan kesehatan dan gudang farmasi Melaksanakan pencatatan dan pelaporan atas penerimaan dan pengeluaran obat serta perbekalan farmasi Melaporkan hasil evaluasi penerimaan dan pengeluaran obat pada atasan langsung dan pemilik obat serta kepada instansi terkait

Index efisensi Gudang Farmasi Dalam rangka memperlancar distribusi obat dan pelayanan maka diupayakan cara penyimpanan yang efisien dan efektif Parameter dari cara penyimpanan yang efisien dan efektif populer disebut dengan INDEKS EFISIENSI GUDANG Parameter ini menggambarkan bagaimana sistem pergudangan mampu mengoptimalkan penyimpanan barang dan perputaran barang menurut persyaratan yang ditentukan

Index efisensi Gudang Farmasi Indeks Efisiensi dinyatakan sbb: Pemanfaatan area ruangan (dalam %) Pemanfaatan volume ruangan (dalam %) Pemanfaatan ruang (dalam m3/m2) Luas area yang ditempati barang X 100% Area gudang Volume atau luas gudang yang ditempati barang ( m2) X 100 Total ruangan gudang ( m3) Jumlah volume ruangan yang ditempati barang Luas area gudang

Index efisensi Gudang Farmasi Waktu pengambilan barang tercepat (menit ) Rata_rata waktu tercepat untuk pengambilan barang yang diinginkan dari gudang Kemungkinan pengambilan barang dalam 1 jam Banyaknya pengambilan barang dalam 1 jam Biaya investasi untuk setiap penyimpanan Perkiraan biaya investasi yang perlu disediakan untuk setiap m3 barang yang disimpan

Peningkatan Efisiensi Gudang Peningkatan efisiensi gudang dapat dilakukan melalui : Pengunaan area gudang yang tersedia secara maksimal dan area lain seperti ruangan karyawan, ruangan penerimaan barang, pengepakan, kantor gudang , gudang alat dan ruang bongkar muat Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum Pengaturan rak, valet serta jaraknya yang memungkinkan kelancaran mutasi barang Pengaturan kondisi kerja Pembuatan pedoman kerja dan uraian tugas Supervisi Pelatihan

Desain Gudang Desain gudang berhubungan dengan ; Kebebasan dan efisiensi gerakan Sistematika penyusunan barang dan ukuran ruang terutama dalam kaitan dengan pengelompokkan berbagai jenis obat yang akan disimpan Pengelompokkan obat dalam gudang yang baik umumnya dilakukan menurut kelas terapi Kapasitas gudang terutama dalam kaitan dengan perlunya ruang tambahan bagi jalan tangga,ruang cuci, toilet, ruang penerimaan barang, pengepakan, kantor Kebutuhan luas dan volume ruangan Konsep FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran barang Penyimpanan khusus Biaya investasi dan biaya operasional

Desain Gudang Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah sbb: Kemudahan bergerak Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut Sirkulasi yang baik Rak dan pallet Kondisi penyimpanan khusus Pencegahan kebakaran

Tehnik Penyimpanan Gudang dengan penataan model blok Gudang dengan penataan model rak Gudang dengan penataan model rak dorong Gudang dengan penataan rak putar Gudang rak transit