Perencanaan Proyek IT (Pendefinisian Pekerjaan) Rifki Indra P

Gambaran umum survey Robin Gioia Survey (2001) on ERP implementations 51% respondents said ERP implementation was not successful Conference Board Survey (2001) on ERP implementations 34% were satisfied 58% were “somewhat satisfied” 8% were unhappy 40% of the projects failed to achieve their business case within 1 year of operation

Apa itu Proyek? A project is a one-time (temporary) activity with a well- defined set of desired end results Characteristics of projects One-time unique, no two projects are identical (differences in stakeholders, success criteria, etc.) Temporary does not always mean short-term, but rather indicate a clear beginning and end points Customer-specific performance criteria in terms of requirements that have to be correctly interpreted and agreed upon

Definition of PM Project management (PM) is a specialized approach to managing business Plan, organize, lead, and control business processes, plus initiation and termination PM is both art and science Art  strong interrelationships with diverse groups  human elements (conflict resolution, negotiation, etc.) Science  the use of technical tools and methodologies

Stakeholders? A project always has stakeholders (people/ organizational units with stakes/interests in the projects) Developers Users Managers Funding agencies, etc.

Cont…. Hal penting dalam manajemen proyek adalah : Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim) Memilih manajer proyek yang tepat Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik Diluar hal tsb diperlukan : Apa yang akan dikerjakan? Bagaimana pengendaliannya?

Lingkup pekerjaan Perencanaan dan pengendalian : Sebelum proyek dimulai Selama proyek berlangsung Koreksi pada saat terjadi perbedaan antara rencana dan pelaksanaan Ditujukan untuk mengurangi ketidakpastian tentang apa yang akan dihasilkan dari pengerjaan proyek

Tahap Perencanaan Proyek Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannva. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang ditargetkan. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

Lanjutan Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan milestone. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan.Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekeejaan. Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

Rencana Induk Proyek Tujuan pembuatan rencana adalah : untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.

Isi Rencana Proyek Terdapat kemiripan dengan proposal proyek, harus lebih detail dan luas, ditujukan untuk kepentingan anggota tim proyek (internal). Deskripsi proyek Manajemen dan Organisasi Bagian teknis Alat-alat perencanaan

Deskripsi Proyek Deskripsi singkat mengenai asal-usul dan latar belakang lahirnya proyek. Termasuk disini penjelasan singkat tentang proyek, tujuan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada (dan bagaimana akan diatasi), jadwal induk yang memperlihatkan kejadian dan milestone yang ada.

Manajemen dan Organisasi Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan. Isinya meliputi : Manajemen proyek dan organisasi. Detail mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan identifikasi mengenai personel kunci dan hubungan kewenangan yang ada. Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang berikut ketrampilan, kepakaran dan cara penempatan serta rekruitingnya. Training dan pengembangan. Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan training personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek.

Bagian Teknis Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian mi adalah: Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang ada diuraikan. Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk Milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/ PERT. Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas. Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab. Dokumentasi. Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen mi akan diorganisasikan dan disimpan.

Lanjutan… Implementasi. Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek. Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa. Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek memperlihatkan trade-off antara biaya dan jadwal.

Alat-alat Perencanaan Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain: Work breakdown structure (WBS) - untuk menentukan pekerjaan pekerjaan yang ada dalam proyek. Matriks tanggungjawab - untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggungjawabnya. Gantt charts - digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail. Jaringan kerja (network) - untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimuiai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.

Contoh (Proyek Perangkat Lunak) Manajer  Right Decision Right Decision  Experience Experience  Wrong Decision MP  Keahlian memperkirakan Kompleksitas Proyek  Indeks Function Point Struktur data internal Data eksternal Jumlah input pemakai Jumlah output pemakai Jumplah proses user Transformasi Transisi Resiko

Estimasi Pilihan dalam estimasi : Menunda estimasi sampai akhir proyek Mendasarkan pada proyek yg mirip Menggunakan teknik dekomposisi Model empiris

Pendefinisian Pekerjaan Utk proyek dalam skala besar diperlukan metode untuk menentukan elemen-elemen proyek dalam bagian yang lebih detail. Dapat diketahui keterkaian antar aktifitas, urutan waktu dan personilnya. Work Breakdown Structure (WBS) Mind map

WBS Contoh WBS1,WBS2 dan WBS3 Manfaat dari WBS : Dalam tahap analisis WBS dapat digunakan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari semua personil proyek Dijadikan sebagai dasar penganggaran dan penjadwalan Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek

Integrasi WBS dan Organisasi Proyek