NOTULA
Notula rapat adalah Catatan tentang pelaksanaan kegiaan rapat disertai hasil pembicaraannya. Notula ini disusun oleh petugas khusus yang disebut notulis dan harus ditandatangani oleh pemimpin rapat sebagai pengesahan. Notula disusun setiap kali kegiatan dilaksanakan dan dibukukan secara berurutan sehingga menjadi dokumen tertulis.
Selain sebagai arsip kegiatan, keputusan yang ditulis dalam notula rapat juga bermanfaat bagi kepala instansi (pemimpin organisasi) sebagai pertimbangan dalam menentkan keputusan, menetapkan kebijakan, atau menyelesaikan masalah pada masa yang akan datang.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menulis notula: Isi pembicaraan dalam rapat tidak semuanya harus ditulis dalam notula. Notulis cukup mengambil intinya. Oleh karena itu, notulis diharapkan mampu mengikhtisarkan pembicaraan beberapa orang secara panjang lebar menjadi bentuk ringkas dan informative. Penulisan risalah (laporan rapat) diawali dengan nama atau jabatan pembicara sebagai subjek, baru diikuti materi pembicaraannya, contoh: -Pemimpin rapat menjelaskan bahwa …. -Sdr. Hassel berpendapat bahwa …. -Sdri. Olivia mengusulkan agar ….
Hari, Tanggal : Sabtu, 24 Mei 2011 Tempat : Ruang Rapat ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SEKOLAH MENENGAH ATAS KRISTEN IPEKA Jalan Baru Sunter Agung Jakarta Utara Hari, Tanggal : Sabtu, 24 Mei 2011 Tempat : Ruang Rapat Pukul : 12.15 – 13.15 WIB Susunan Acara : 1. Pembukaan 2. Pengarahan dari Kepala Sekolah 3. Pembentukan susunan panitia pelaksana “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” dan penetapan jadwal kerja 4. Doa 5. Penutup
Hasil-hasil Rapat: Rapat dipimpin dan dibuka oleh Ketua OSIS SMAK IPEKA Sunter pada pukul 12.15 WIB. Ketua OSIS mengharapkan susunan panitia “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” yang akan dibentuk melibatkan wakil-wakil kelas X dan XI, dengan tujuan untuk mengembangkan pengalaman berorganisasi dan memudahkan pengkomunikasian program. Kelas XII tidak dilibatkan dalam kepanitiaan karena tengah mengikuti persipan UN. Ibu Kepala Sekolah mengarahkan agar seluruh panitia dapat bekerja sama, panitia menyusun perincian atau panduan tugas setiap koordinator panitia, koordinator panitia melaporkan hasil pelaksanaan tugasnya. Jika ada kesulitan, diharapkan segera member tahu ketua.
Susunan panitia dan jadwal kerja dapat dirinci sebagai berikut: Ketua Panitia : Rinda Rahmasari Wakil Ketua panitia : Aji Pangestu Sekretaris : Lulu Rosita Hapsari Bendahara : Gita Saputra Koordinator : Pengetikan dan Panggandaan Makalah : Andara Penerima Tamu : Rossy Konsumsi : Rina Hastuti Perlengkapan : Teguh Jujur Bintoro Penggalangan Dana Sponsor : Lolita Siregar Catatan: Setiap coordinator dipersilakan memilih anggota 3 – 5 orang.
- Pelaksanaan kegiatan tanggal 1 Juni 2011, pukul 11.00 – 13.00 Jadwal Kerja - Persiapan masing-masing coordinator tanggal 26 – 31 Mei 2011 - Rapat akhir panitia tanggal 25 Mei 2011, pukul 13.15 – 14.15 WIB - Pengecekan persiapan masing-masing coordinator tanggal 26 Mei 2011, pukul 14.00 WIB - Pelaksanaan kegiatan tanggal 1 Juni 2011, pukul 11.00 – 13.00 Doa dipimpin Sdr. Alex Rapat diakhiri pada pukul 13.15 WIB Notulis, Sandra
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula : Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan
Notula yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notula awal Notula yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula : Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007 Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang……………………………… Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
Persiapan dalam pembuatan notula : Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book,Laptop untuk penyusunan notula atau Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat
Isi Notula Rapat Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat. Sifat rapat. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya. Susunan acara rapat. Ringkasan jalannya rapat. Hasil rapat. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat. Catatan khusus. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.