DAMPAK MANAJEMEN PENGETAHUAN TERHADAP ORGANISASI “Investasi Yang Terbaik Adalah Investasi Kepada Sumber Daya Manusia” (Benjamin Franklin)

INTRODUCTION Berdasarkan survey IDC dan Knowledge Management Magazine pada bulan Mei 2001 (Dyer dan McDonough, 2001) pada perusahaan-perusahaan Amerika Serikat (AS), menunjukkan 3 alasan mengapa perusahaan AS mengadopsi MP yaitu : Mempertahankan keahlian karyawan. Meningkatkan kepuasan konsumen dengan produk perusahaan. Meningkatkan keuntungan atau pendapatan.

INTRODUCTION MP dapat berdampak pada organisasi dan kinerja organisasi pada beberapa level yaitu : Orang (People) Proses (Process) Produk (Product) Organisasi secara keseluruhan Proses MP akan berdampak pada 4 dimensi ini dalam 2 cara : Proses MP membantu menciptakan pengetahuan, yang dapat berkontribusi untuk meningkatkan kinerja organisasi dalam 4 dimensi. Proses MP secara langsung dapat meningkatkan kinerja organisasi dalam 4 dimensi.

DAMPAK PADA ORANG DAMPAK PADA PEMBELAJARAN KARYAWAN MP dapat meningkatkan pembelajaran karyawan dan memperbaharui pengetahuan mereka sesuai bidang masing-masing dengan proses eksternalisasi, internalisasi, sosialisasi dan komunitas praktik. Proses eksternalisasi dan internalisasi secara bersama-sama membantu individu dalam belajar. Sosialisasi juga membantu individu dalam memperoleh pengetahuan dengan aktivitas bersama seperti meeting, diskusi informal dll. Salah satu bentuk sosialisasi yaitu komunitas praktik yaitu kelompok orang-orang yang dibentuk sendiri atau dibentuk oleh suatu organisasi, yang tersebar atau berada dalam organisasi itu sendiri, berkomunikasi secara rutin untuk mendiskusikan masalah bersama.

Contoh : Dalam membuat laporan mengenai lessons learned (hal yang dipelajari) dari suatu project. Dalam membuat laporan, anggota tim mendokumentasikan (eksternalisasi) pengetahuan tacit yang mereka peroleh selama project. Orang-orang selanjutnya yang akan mengerjakan project dapat menggunakan laporan ini untuk memperoleh pengetahuan dari tim sebelumnya dengan internalisasi, yaitu membaca laporan eksplisit dan menerapkannya sehingga re-experience (mengalami kembali) apa yang telah dialami oleh tim sebelumnya. Seorang pakar (expert) menulis sebuah buku, berarti mengeksternalisasikan pengetahuan tacit dan mahasiswa membaca buku tsb untuk memperoleh pengetahuan tacit dari buku (internalisasi).

DAMPAK PADA ORANG 2. DAMPAK PADA ADAPTABILITAS KARYAWAN Ketika proses manajemen pengetahuan dalam organisasi mendorong karyawan-karyawannya untuk selalu saling belajar, karyawan memiliki informasi dan pengetahuan yang diperlukan untuk beradaptasi atas keadaan organisasi yang terus berubah. Kesadaran untuk memunculkan ide-ide baru dan terlibat dalam diskusi-diskusi informal tidak hanya menyiapkan karyawan untuk selalu respon pada perubahan tetapi juga membuat mereka menerima perubahan. Sehingga MP menimbulkan adaptibilitas yang besar antar karyawan.

DAMPAK PADA ORANG 3. DAMPAK PADA JOB SATISFACTION KARYAWAN Job Satisfaction (kepuasan kerja) adalah perasaan yang menyokong atau tidak menyokong dalam diri pegawai yang berhubungan dengan pekerjaan maupun kondisi dirinya. (Wexley dan Yukl) Perasaan yang berhubungan dengan pekerjaan melibatkan aspek-aspek seperti upaya, kesempatan pengembangan karier, hubungan dengan pegawai lain, penempatan kerja, dan struktur organisasi. Sementara itu, perasaan yang berhubungan dengan dirinya antara lain berupa umur, kondisi kesehatan, kemampuan dan pendidikan.

3. DAMPAK PADA JOB SATISFACTION KARYAWAN 2 manfaat dari MP terhadap karyawan yang telah dibicarakan sebelumnya : Dengan adanya MP, karyawan dapat belajar lebih baik daripada karyawan dalam perusahaan yang tidak menerapkan MP. Dengan adanya MP, karyawan dapat lebih siap atas perubahan. Dampak-dampak ini membuat karyawan merasa lebih baik karena pengetahuan yang diperoleh dan peningkatan keterampilan serta dampak meningkatnya nilai pasar/market value mereka dibandingkan karyawan organisasi lain.

3. DAMPAK PADA JOB SATISFACTION KARYAWAN Penelitian (Bontis, 2003) menunjukkan knowledge sharing antar karyawan dapat menurunkan tingkat turnover (berpindah) karyawan ke perusahaan lain sehingga dapat meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan. Pada penelitian ini, alasan utama sesorang berpindah pekerjaan karena “mereka merasa bakat mereka tidak sepenuhnya berkembang”. Sehingga dapat dikatakan karyawan dengan job satisfaction yang baik cenderung akan membagi pengetahuan. Beberapa pendekatan dalam manajemen pengetahuan seperti mentoring dan training dapat memotivasi karyawan sehingga dapat meningkatkan job satisfaction karyawan.

DAMPAK PADA PROSES MP dapat mendorong peningkatkan di dalam proses organisasi seperti marketing, manufacturing, accounting, engineering, public relation dsb. Dampak MP terhadap proses dapat dilihat dalam 3 dimensi berikut : Efektifas : menjalankan proses yang paling sesuai dan membuat keputusan terbaik. Efisiensi : menjalankan proses secara cepat dan low-cost. Inovasi : menjalankan proses-proses dengan cara yang baru dan kreatif serta dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi (atau setidaknya marketability)

DAMPAK PADA EFEKTIFITAS PROSES MP mendorong organisasi untuk lebih efektif dengan membantunya memilih dan menjalankan proses-proses yang paling tepat. MP yang efektif mendorong anggota-anggota organisasi untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk memonitor kejadian-kejadian eksternal. Sehingga pimpinan organisasi tidak perlu selalu mengubah perencanaan organisasi. Selain itu juga, MP yang efektif dapat mengatasi permasalahan terkait turnover (berpindah) karyawan ke perusahaan lain atau karyawan baru.

MP yang kurang baik dapat menyebabkan organisasi mengulangi kesalahan yang sama di masa lalu atau tidak mampu melihat permasalahan dengan jelas. Contoh : pada perusahaan Ford Motor dan Firestone (sekarang bagian dari Bridgestone Corporation), yang memiliki proses manajemen pengetahuan yang baik (tukar menukar pengetahuan eksplisit (exchange) dan tacit (meeting)), tetapi tidak digunakan untuk mengelola informasi dan pengetahuan terkait ketidakcocokan ban Ford Explorer dan ban Firestone. Sehingga menyebabkan kerugian bagi customer dan kerugian karena harus berurusan dengan kasus hukum.

DAMPAK PADA EFISIENSI PROSES Mengelola pengetahuan secara efektif dapat mendorong organisasi untuk lebih produktif dan efisien. Contoh : pada perusahaan Toyota Motor Corporation yang efektif menciptakan dan mengelola proses knowledge sharing network-level, dikarenakan 3 metode berikut: Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi dan hanya berbagi pengetahuan yang berharga (valuable). Mencegah free rider (individu yang belajar dari yang lain tanpa mau berbagi). Mengurangi biaya berkenaan menemukan dan mengakses berbagai pengetahuan berharga (valuable).

DAMPAK PADA INOVASI PROSES Organisasi dapat bergantung pada knowledge sharing antar individu untuk menghasilkan solusi inovatif terkait suatu permasalahan dan dalam mengembangkan proses organisasi yang lebih inovatif. MP dapat mendorong brainstorming untuk meningkatkan inovasi proses. Contoh : Pada Buckman Laboratories, menghubungkan staf bagian R and D dengan staf bagian marketing,sales dan technical support untuk memastikan produk baru yang akan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan customer. Kemudian kebutuhan customer tsb dikomunikasikan secara cepat dan tepat kepada staf pengembangan produk. Veteran’s Health Administration (VHA) meningkatkan inovasi pada proses (sehingga muncul efisiensi), dengan mengurangi birokrasi, benchmarking dan bermitra dengan perusahaan lain, serta melembagakan proses-proses terbaik.

DAMPAK PADA PRODUK MP berdampak pada produk organisasi yaitu : produk value-added dan produk knowledge-based. Dampak pada produk value-added Proses MP dapat membantu organisasi membuat produk baru atau meningkatkan kualitas produk dengan menambahkan value yang signifikan dibandingkan produk sebelumnya. Dan juga produk value-added diperoleh dari MP sebagai dampak inovasi proses organisasi. Contoh : Ford’s Best Practices Replication Process pada manufacturing menyediakan database best-practice terkait keberhasilan pengembangan produk-produk sebelumnya.

DAMPAK PADA PRODUK 2. Dampak pada produk knowledge-based MP berdampak pada produk yang berbasis pengetahuan. Contoh : Dalam industri konsultan dan pengembangan software. Matsushita (sekarang Panasonic Corporation), dalam mengembangkan mesin pembuat roti otomatis, mencari master baker dan mengamati teknik master baker dan memasukkannya pada fungsionalitas mesin pembuat roti otomatis.

DAMPAK PADA KINERJA ORGANISASI DAMPAK LANGSUNG PADA KINERJA ORGANISASI Dampak langsung MP pada kinerja organisasi muncul ketika pengetahuan digunakan untuk menciptakan produk inovatif yang dapat menghasilkan pendapatan dan keuntungan atau ketika strategi MP selaras dengan strategi bisnis. Sehingga dampak langsung berkaitan dengan pendapatan dan/atau biaya dan secara eksplisit berkaitan dengan visi atau strategi organisasi. Dapat diukur dengan ROI (return on investment) Contoh : Direktur British Telecom menyatakan bahwa tim salesnya menghasilkan US$ 1,5 juta pada bisnis baru dengan adanya briefing dari sistem MP.

DAMPAK PADA KINERJA ORGANISASI 2. Dampak tidak langsung pada kinerja organisasi Tidak berkaitan langsung dengan visi, strategi,pendapatan atau biaya organisasi. Tidak bisa diukur, karena tidak berkaitan dengan transaksi. Dampak tidak langsung MP pada kinerja organisasi yaitu untuk mencapai economy of scale dan economy of scope serta mencapai keunggulan kompetitif.

DAMPAK PADA KINERJA ORGANISASI Output perusahaan memperlihatkan economy of scale jika rata-rata biaya produksi per unit berkurang seiring bertambahnya output. Output perusahaan memperlihatkan economy of scope ketika total biaya perusahaan (yang sama) menghasilkan dua atau lebih produk yang berbeda kurang dari jumlah biaya yang dikeluarkan jika masing-masing produk diproduksi secara terpisah oleh perusahaan berbeda. MP dapat mempengaruhi economy of scale dan scope dengan meningkatkan kemampuan organisasi untuk menciptakan dan memperluas pengetahuan berkenaan dengan produk, customer dan sumber daya manajerial sepanjang proses bisnis. Perancangan produk, komponen,proses manufaktur dan expertise (kepakaran) dapat dibagi sepanjang proses bisnis sehingga mengurangi biaya pengembangan dan manufaktur,mempercepat pengembangan produk baru dan mendukung respon yang cepat terhadap peluang pasar baru (new market).

DAMPAK PADA KINERJA ORGANISASI Dampak tidak langsung berikutnya yaitu untuk mencapai keunggulan kompetitif karena dengan adanya MP,membuat organisasi dapat mengembangkan dan menggunakan sumber daya tangible dan intangible lebih baik daripada kompetitor, walaupun mungkin sumberdaya itu sendiri tidak unik. contoh : pengetahuan tacit spesifik konteks cenderung unik dan sulit diimitasi, untuk memperoleh pengetahuan yang sama, kompetitor harus memiliki pengalaman yang sama.