Implementasi SPMI & KKNI Unika Atma Jaya Lesson Learned Jakarta, 4 November 2014

SPMI UAJ

Sejarah Perkembangan SPMI Sistem Penjaminan Mutu di UAJ s/d 2006: Melekat pada tugas struktural, dg acuan pada Visi, Misi dan Renstra PT 1 Mei 2006 menjadi Unit Pelaksana Teknis Jaminan Mutu Unika Atma Jaya (UPT-JM) bertanggung jawab pada pimpinan universitas melalui Pembantu Rektor Bidang Akademik berdasarkan SK Rektor dan SK Yayasan. 1 April 2009 menjadi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) bertanggung jawab langsung pada Rektor dengan SK Yayasan 10/12/2011

Status & Kedudukan LPM UAJ sekarang LPM bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di lingkungan Unika Atma Jaya. LPM berkedudukan di Universitas dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. LPM mempunyai perwakilan di tingkat Fakultas yang disebut Tim Penjaminan Mutu Fakultas (TPMF)* LPM dan perangkatnya merupakan wakil dari manajemen dalam hal yang berkaitan dengan SMM. 10/12/2011

Struktur Organisasi LPM UAJ Ketua LPM Kepala Pusat Pengembangan Sistem Kepala Pusat Eksplorasi dan Pemberdayaan Data Kepala Pusat Monitoring dan Evaluasi Internal Auditor Internal Tim Penjaminan Mutu Fakultas/unit Sekretaris

VISI LPM UAJ Menjadi rujukan bagi perguruan tinggi lain di Indonesia yang unggul dalam Sistem Penjaminan Mutu.

MISI LPM UAJ Menyempurnakan kebijakan, standar, dan pedoman untuk Sistem Penjaminan Mutu dan Sistem Manajemen Mutu di seluruh unit organisasi Unika Atma Jaya. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan dan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk peningkatan mutu akademik secara bertahap dan berkelanjutan. Melaksanakan monitoring dan evaluasi internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK) dan Program Hibah lainnya. Melaksanakan pengolahan data untuk sasaran mutu dan evaluasi kepuasan pelanggan. Melakukan sinergi pada seluruh unit organisasi di Unika Atma Jaya untuk berperan aktif dalam meningkatkan hasil Akreditasi Prodi dan Institusi. Memberikan pelayanan dan pelatihan Sistem Manajemen Mutu.

TUJUAN LPM UAJ Menghasilkan pengembangan mutu akademik secara berkelanjutan pada seluruh program studi agar mampu bersaing dengan program studi sejenis di Indonesia. Menghasilkan layanan yang memuaskan seluruh pemangku kepentingan Menghasilkan mutu lulusan yang konsisten sesuai kompetensi yang ditetapkan. Menjadi rujukan bagi Perguruan Tinggi lain dalam Sistem Penjaminan Mutu. Menghasilkan inovasi untuk meningkatkan prestasi yang unggul dalam kinerja unit.

Tugas TPM UAJ Membuat perencanaan proses pengawasan Penjaminan mutu Fakultas Mengembangkan budaya mutu di lingkungan Fakultas Memerisa kelengkapan data, dokumen, dan catatan yang mendukung penjaminan mutu internal maupun eksternal di Fakultas masing-masing; Mendampingi pimpinan Fakultas pada saat proses audit internal/eksternal, pengisian rencana perbaikan sampai dengan verifikasi tindak lanjut; Membuat laporan kegiatan pengawasan di Fakultas sesuai penugasan kepada LPM.

Wewenang TPM UAJ Memberikan usulan perbaikan dalam pelaksanaan penjaminan mutu internal dan eksternal kepada pimpinan Fakultas Memberikan rekomendasi kepada LPM atas ketidaksesuaian yang tidak dapat diatasi secara internal untuk dilakukan tindak lanjut perbaikan; Menggunakan sumber daya di Fakultas dalam pelaksanaan pengawasan SPMI;

Perencanaan Mutu UAJ Perencanaan mutu Unika Atma Jaya dimulai dari penyusunan Rencana Strategi diikuti dengan penjabaran berupa kegiatan serta sasaran setiap tahun yang dituangkan dalam bentuk Rencana Operasional. Tiap-tiap fakultas/lembaga/unit menurunkan sasaran tersebut menjadi sasaran tahunan yang menjadi Key Performance Indicator (KPI) masing-masing unit. Kegiatan yang dilakukan oleh unit disusun setiap tahun dan harus sejalan dengan KPI yang ingin dicapai.

RENCANA STRATEGIS LPM UAJ 2013 - 2017 Tahun II : Tahun kedua difokuskan pada pengembangan tata kelola. Penyusunan dan uji coba instrumen kepuasan pelanggan, mencari baseline untuk stakeholder internal dan eksternal. Melakukan evaluasi atas instrumen kepuasan bagi stakeholder internal dan eksternal. Melakukan evaluasi atas mekanisme pelaporan unit organisasi di seluruh Unika Atma Jaya. Melakukan evaluasi atas mekanisme monitoring pencapaian renstra. Menyeragamkan prosedur, ketentuan, formulir yang berlaku umum pada unit. Menambah instrumen audit PBM yang sesuai dengan borang akreditasi prodi. Menyiapkan penambahan lingkup audit ISO 9001:2008 untuk penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Menyusun mekanisme pelaporan unit organisasi di seluruh Unika Atma Jaya. Menyiapkan mekanime monitoring pencapaian renstra. Menyiapkan pelayanan konsultasi dan pelatihan tentang Sistem Manajemen Mutu. Peningkatan kompetensi karyawan untuk mendukung bidang pekerjaannya.

Kerangka Penjaminan Mutu UAJ Pemantauan Benang Merah Landasan – Strategik - Operasional Visi Misi Senat&Pimpinan Universitas menetapkanVisi, Misi dan Tujuan Universitas Dekandan Senat Fakultas, Direktur SPS, Ketua Lembaga, Kepala Biro & UPT menetapkan Visi, Misi dan Tujuan Fakultas /SekolahPascasarjana/Lembaga/Biro/UPT Landasan Tujuan Senat&Pimpinan Universitas menetapkan Kebijakan / Isu Strategik dan Standar tingkat Universitas Dekan dan SenatFakultas, Direktur SPS, KetuaLembaga, Kepala Biro & UPT menetapkan Kebijakan / Isu Strategis dan Standar yang dibutuhkan ditingkat Fakultas/ Sekolah Pascasarjana /Lembaga/Biro/UPT yang diturunkan dari dokumen diatasnya. Kebijakan / IsuStratejik Standar Stratejik Senat & Pimpinan Universitas menetapkan Rentra Universitas Dekan dan Senat Fakultas, Direktur SPS, KetuaLembaga, Kepala UPT menetapkan Renstra Unit yang diturunkan dari Renstra Universitas RencanaStrategis (Renstra) Pimpinan Universitas menetapkan Renop dan Anggaran Universitas yang mengacu pada Renstra Universitas Dekan dan Senat Fakultas, Direktur SPS, KetuaLembaga, Kepala Biro dan UPT menetapkan Renop dan Anggaran Unit yang mengacu pada Renop Universitas dan Renstra Unit (kecuali Biro) RencanaOperasional (Renop) danAnggaran Peraturandan SOP PelaksanaanKegiatan Semua Pimpinan unit kerja menetapkan Peraturan dan SOP Pelaksanaan Kegiatan Semua Pimpinan unit kerja menyusun laporan pencapaian kinerja unitnya masing-masing. Operasional Laporan LPM mengkoordinasi kegiatan pemeriksaan dan rumusan koreksi atas proses dan laporan kinerja unit melalui pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi internal (monevin) dan Rapat Tinjauan Manajemen. Pemeriksaan RumusanKoreksi Semua pimpinan unit melaksanakan perbaikan untuk peningkatan mutu berkelanjutan Peningkatan Berkelanjutan Lembaga Penjaminan Mutu Unika Atma Jaya

Garis Besar Proses Penyusunan SPMI Kebijakan Penjaminan Mutu Manual Penjaminan Mutu Standar Penjaminan Mutu Dokumen Penjaminan Mutu Tindakan Penjaminan Mutu Audit Pelaksanan Penjaminan Mutu Pelaksanaan Penjaminan Mutu Kaizen

Audit Internal Standar Baru Continuous Quality Improvement Terintegrasi Quality Assurance System (QAS) Pelaksanaan Monitoring Evaluasi Diri EPSBED-PDPT Standar Peningkatan Mutu Rumusan Koreksi Audit Internal UU Sisdiknas SPMI dan SPME: SNP, SNPT BAN-PT Std. Internasional lainnya Standar Baru Butir-butir Mutu Kriteria BAN-PT AUN-QA Standard BENCHMARKING 15

Manajemen Kendali Mutu SPMI

Dokumen penjaminan mutu Manual mutu Ketentuan Standar Prosedur Instruksi kerja Formulir Dokumen pendukung: Statuta, Renstra, Peraturan Akademik, Peraturan karyawan, Kode Etik MM KT ; ST Prosedur (PR) Instruksi Kerja (IK) Formulir (FR)

Penyusunan Dokumen di UAJ Struktur Dokumen Ilustrasi Penomoran Dokumen Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Manual Mutu Standar Prosedur, Instruksi Kerja Formulir Kode : KM-UAJ-01/R0 Kode : MM-UAJ-01/R0 Kode : STD-UAJ-01/R0 Kode : PR-UAJ-01-01/R0 IK-UAJ-unit-01/R0 Kode : FR-UAJ-01-01/R0

Dokumen yang telah dimiliki UAJ (1) Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Manual Mutu Standar : Isi/Kurikulum Proses Pembelajaran Penilaian Pembelajaran Kompetensi Lulusan Tenaga Pendidik dan Kependidikan Sarana Prasarana Pengelolaan Pembiayaan Penelitian Pengabdian kepada Masyarakat Kerja sama Kemahasiswaan

Dokumen yang telah dimiliki UAJ (2) Prosedur proses bisnis utama dan pendukung. Instruksi Kerja proses bisnis utama dan pendukung. Formulir-formulir

Praktik Baik Penyusunan Standar UAJ Standar disusun berdasarkan Standar Nasional Pendidikan Tinggi (Permendikbud no 49 tahun 2014) Indikator Capaian memperhatikan indikator pada borang akreditas prodi dan akreditasi institusi dari BAN PT Korelasi Standar BAN PT dan Standar SPMI

KORELASI STANDAR BAN PT DENGAN SPMI PT 1. STANDAR VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, SERTA STRATEGI PENCAPAIAN 1. STANDAR ISI/KURIKULUM 2. STANDAR PROSES PEMBELAJARAN 2. STANDAR TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU 3. STANDAR KOMPETENSI LULUSAN 4. STANDAR PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN 3. STANDAR MAHASISWA DAN LULUSAN 5. STANDAR SARANA DAN PRASANA 4. STANDAR SUMBER DAYA MANUSIA 6. STANDAR PENGELOLAAN 5. STANDAR KURIKULUM, PEMBELAJARAN, DAN SUASANA AKADEMIK 7. STANDAR PEMBIAYAAN 8. STANDAR PENILIAN PENDIDIKAN 6. STANDAR PEMBIAYAAN, SARANA DAN PRASARANA, SERTA SISTEM INFORMASI 9. STANDAR PENELITIAN ILMIAH 7. STANDAR PENELITIAN DAN PELAYANAN/ PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT DAN KERJA SAMA 10. STANDAR PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 11. STANDAR KESEJAHTERAAN 12. STANDAR IDENTITAS 13. STANDAR MAHASISWA 14. STANDAR KERJASAMA 22 15. STANDAR SISTEM INFORMASI

Pernyataan standar yang baik : 1. Audience: subyek yang harus melakukan sesuatu; atau pihak yang harus melaksanakan dan mencapai isi standar; 2. Behaviour: apa yang harus dilakukan, diukur/dicapai/dibuktikan; 3. Competence: kompetensi/kemampuan/spesifikasi/target/kriteria yang harus dicapai; 4. Degree: tingkat/periode/frekuensi/waktu. Dekan dan Ketua Jurusan melakukan rekrutasi, pembinaan dan pengembangan dosen tetap) agar tercapai rasio dosen-mahasiswa sebesar 1:20 paling lambat akhir tahun 2015. Anatomi standar ini: 1. Dekan dan Ketua Jurusan = A; 2. melakukan rekrutasi, pembinaan dan pengembangan dosen tetap = B; 3. agar tercapai rasio dosen-mahasiswa sebesar 1:20 = C; 4. paling lambat akhir tahun 2015 = D.

Implementasi dan monitoring Prosedur dan Instruksi Kerja dilaksanakan oleh Prodi/Fakultas/Lembaga/Biro/UPT/ dan unit lain. Setiap pimpinan dalam unit melakukan monitoring terhadap kegiatan sehari-hari dalam lingkup unitnya Formulir yang telah disusun dimanfaatkan untuk mempermudah pencatatan kegiatan

POTRET: Pelaksanaan SPMI di UAJ dari Sosialisasi hingga Penanganan Kendala

Sosialisasi SPMI Rapat pimpinan Seminar, lokakarya, ceramah, sarasehan, kuliah umum Diskusi formal dan informal Kunjungan rutin secara periodik ke unit kerja Acara seremonial: upacara, peresmian kegiatan, dies natalis, wisuda, dll Menetapkan hari atau bulan khusus untuk SPMI

Kegiatan Manajemen Mutu Audit Mutu Internal: tiap semester pada saat UTS (3 minggu) Audit Mutu Eksternal: a. Akreditasi BAN PT: masa berlaku akreditasi b. Lembaga sertifikasi ISO: tiap semester saat UAS Komunikasi internal: Rapat Bulanan Pimpinan Rapat Tinjauan Manajemen: tiap semester setelah audit internal

Rapat Tinjauan Manajemen (1) Rapat tinjauan manajemen dipimpin oleh Rektor, dan dilaksanakan untuk memonitor efektifitas sistem mutu. Persiapan dan pelaksanaan review manajemen diatur dalam Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen Tujuan Rapat Tinjauan Manajemen: a. menjamin pelaksanaan sistem manajemen mutu terpelihara dan dikembangkan secara berkesinambungan b. mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan c. meninjau efektifitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang diambil

Rapat Tinjauan Manajemen (2) Semua catatan yang berhubungan dengan Rapat Tinjauan Manajemen dipelihara sebagai bagian Arsip oleh LPM. Masukan tinjauan manajemen harus mencakup informasi berikut: a. Hasil audit b. Umpan balik dari pelanggan c. Kinerja proses dan pencapaian sasaran mutu d. Status tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan e. Tindak lanjut terhadap hasil sebelumnya f. Perubahan-perubahan yang berpengaruh terhadap sistem manajemen mutu g. Rekomendasi untuk perbaikan. Keluaran Rapat Tinjauan Manajemen harus mencakup tindakan untuk : a. Perkembangan terhadap Sistem manajemen mutu dan semua proses yang terkait b. Perkembangan terhadap produk jasa yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan c. Kebutuhan sumber daya

Audit Mutu Internal Opening meeting Proses Audit  3 minggu Closing meeting Opening dan closing meeting wajib dihadiri oleh Pimpinan Universitas, pimpinan unit organisasi (auditee), Auditor Internal, Tim Penjaminan Mutu

Audit Mutu Internal Proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi Tujuan audit internal: Mengetahui kesesuaian/ketidaksesuaian persyaratan sistem manajemen mutu dan peraturan yang berlaku Mengevaluasi kapabilitas sistem manajemen mutu Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu

Aktifitas Audit

Siklus audit mutu internal

Faktor sukses audit Sikap auditor harus positif: Saya hadir untuk membantu Saya hadir bukan untuk mencari kesalahan Kita merupakan satu tim Bersama kita dapat menemukan peluang Kegiatan ini menguntungkan bagi bisnis kita

Kriteria Auditor Performa bagus Pengalaman kerja Pengetahuan dan pemahaman standar Kerja sama Kepemimpinan dan pengorganisasian Kemampuan berkomunikasi: membaca, mendengarkan, menulis, berbicara Memiliki dampak pada kehandalan temuan audit dan kesimpulannya

Atribut positif Auditor Etika, jujur Berpikir terbuka Diplomatis Mampu/jeli melihat Mudah memahami Fleksibel Tegas Percaya diri

Perencanaan Audit Daftar unit yang akan diaudit (auditee) Daftar auditor (pelatihan auditor) Jadwal audit Sasaran audit Tingkat prioritas Lokasi audit Anggaran biaya Briefing auditor Checklist audit

Pelaksanaan Audit Pemeriksaan capaian sasaran mutu Pemeriksaan capaian renop Kesesuaian kegiatan yang berjalan dengan prosedur yang tertulis Pemeriksaan SPMI menggunakan checklist Pemeriksaan Dokumen sampling: lengkap, akurat, informatif Tindak lanjut laporan temuan audit sebelumnya

Teknik Audit Interview personil Observasi lapangan Tinjauan dokumen dan aktifitas

Bukti Temuan Audit Meninjau ulang dokumen Melihat rekaman Wawancara dengan personil di seluruh level Observasi praktek dan lingkungan fisik Suatu ketidaksesuaian harus selalu: fakta, tepat, obyektif, mampu telusur, ringkas

Contoh bukti obyektif Manual mutu berbeda dengan prosedur terkait Prosedur berbeda dengan praktek Kurang bukti untuk mendukung penerapan standar Kurang bukti untuk menunjukkan penerapan berkelanjutan dari berbagai bagian dari sistem

Laporan Audit Perumusan temuan audit Penyiapan kesimpulan audit Penyiapan laporan audit Pengesahan dan penyerahan laporan audit Temuan audit harus meliputi: Deskripsi ketidaksesuaian Area temuan Bukti obyektif Referensi atau persyaratan

Laporan Audit

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Tindakan perbaikan yang diambil harus dapat menghilangkan penyebab utama atau penyebab potensial ketidaksesuaian. Semua perubahan dokumen yang menjadi hasil tindakan perbaikan harus diterapkan dan dicatat. Tindakan perbaikan adalah aktivitas-aktivitas yang dipergunakan untuk menjamin perbaikan dan pengembangan secara berkesinambungan dalam Sistem Mutu. Faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab penyimpangan harus ikut dipertimbangkan ketika menganalisis penyebab penyimpangan untuk mengambil tindakan perbaikan. Tindakan pencegahan yang diambil untuk menghilangkan penyebab utama atau penyebab potensial ketidaksesuaian. Semua perubahan dokumen yang menjadi hasil tindakan pencegahan harus diterapkan dan dicatat. Proses tindakan perbaikan dapat juga digunakan untuk tindakan pencegahan.

Tindak lanjut dan penyelesaian audit

Kendala dalam implementasi SPMI Tidak ada dasar hukum PT untuk menerapkan SPMI Tidak terbiasa melakukan evaluasi hasil pekerjaan Keterbatasan SDM yang kompeten dalam SPMI  perlu auditor internal Kesulitan menentukan indikator keberhasilan Tupoksi jabatan struktural yang tidak jelas Keterbatasan sumber dana Resistensi SDM terhadap sistem mutu  budaya mutu rendah Tidak ada komitmen dari pimpinan dan karyawan

Cara mengatasi kendala Perlu contoh baik, keteladanan, kedisiplinan, tertib administrasi dari SDM dan mahasiswa Pendekatan personal dan persuasif jika ada penolakan Komunikasi yang baik dengan stakeholders Sosialisasi yang berkelanjutan dengan berbagai media Buat tagline atau slogan untuk memotivasi Sistem reward dan punishment Terapkan audit internal untuk menmjamin tertib administrasi Libatkan sebanyak mungkin SDM dan mahasiswa Penerapan sistem manajemen mutu ISO

KKNI

Organisasi KKNI ada di bawah unit Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional (P2AI) yang bertanggung jawab langsung ke Warek I Fungi dari unit ini: Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan peningkatan dan pengembangan aktivitas instruksional yang berkaitan dengan pembelajaran di lingkungan Unika Atma Jaya. Aktivitas instruksional yang dimaksud adalah proses belajar mengajar meliputi metode pengajaran, evaluasi belajar mengajar dan kurikulum yang digunakan.

Implementasi Semua prodi diminata mempersiapkan LO dan KO baru mengacu pada standard yang ditetapkan dalam aturan KKNI(Permendikbud no 73 (2013) juklak KKNI) pada bulan November 2014 ini. Melakukan berbagai kegiatan sosialisasi terkait KKNI di lingkungan UAJ, termasuk workshop untuk pembuatan LO Menetapkan template LO untuk berbagai jenjang

Contoh template LO

Contoh template LO KETERAMPILAN KERJA KHUSUS Diisi dengan rumusan keterampilan kerja khusus : dari forum/himpunan profesi/himpunan pengelola prodi sejenis penciri program studi yang terkait dengan visi-misi prodi Cara penulisan deskripsi keterampilan kerja: Mampu melakukan ……. dengan cara/metode ……. dan dapat menunjukkan hasil …. dalam (kondisi) ….. PENGUASAAN PENGETAHUAN Diisi dari rumusan penguasaan pengetahuan : Cara menuliskan Penguasaan pengetahuan: Menguasai ….. (tingkat penguasaan, keluasan, kedalaman) …. (bidang keilmuan).