GRUP PROSES MANAJEMEN PROYEK Oleh : Fajar Y. Zebua fajarzebua@gmail.com

Overview 9 area pengetahuan manajemen proyek Grup proses manajemen proyek Tools dan Teknik Manajemen Proyek

Grup Proses Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan Tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu : – Inisiasi Proyek            - Kontrol Proyek – Perencanaan Proyek    - Penutupan/akhir – Eksekusi Proyek                           

Grup Proses

Iterasi Grup Proses

1. Inisiasi Proyek Tahapan Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek yang akan dimulai. Pada tahap ini, tim proyek akan mendefinisikan gambaran proyek secara global (Project Definition). Gambaran global proyek ini meliputi : Ruang Lingkup Proyek, Tujuan Proyek, Waktu Pengerjaan Proyek, Biaya Proyek dan Informasi umum lainnya.

Inisiasi Proyek Gambaran global yang telah dituangkan kedalam dokumen definisi proyek (Project Definition Document) akan dijadikan acuan untuk pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan).

Tujuan Inisiasi Proyek Menentukan tujuan proyek secara terinci. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan untuk pelaksanaan proyek. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan proyek yang nantinya akan dijadikan acuan untuk perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan) Menentukan kriteria keberhasilan proyek.

Mekanisme Inisiasi Proyek Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan (assignment) kepada manajer proyek (project manager) dan tim proyek (project team). Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi proyek (project definition) dan disetujui oleh pemilik proyek. Definisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek (project management plan).

Penting dalam Inisiasi Proyek Pelaksana project initiation adalah manajer proyek dan tim proyek. Project team assignment merupakan input bagi project initiation. Project team assignment berupa dokumen resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek.

Dokumen Tahap Inisiasi Project team assignment bisa dalam bentuk: Surat Tugas / Surat Perintah Kerja Dokumen Definisi Proyek

2. Perencanaan Proyek Tujuan dan ruang lingkup proyek (Scope Management) Waktu Pengerjaan atau jadwal proyek (Time Management) Rencana Anggaran Biaya Proyek (Cost Management) Kualitas Proyek (Quality Management) Sumber Daya Proyek (Resource Management)

2. Perencanaan Proyek Manajemen Resiko (Risk Management) Perencanaan Komunikasi (Communication Management) Pengadaan (Procurement Management) Integrasi (Integration Management)

Skala Proyek Skala besar vs Skala kecil Tingkat kompleksitas dari sebuah proyek biasanya berbanding lurus dengan skala proyek. Semakin besar proyek, biasanya semakin kompleks pula pekerjaan yang akan dilakukan. Begitu pula jumlah orang yang terlibat. Sudah dipastikan akan melibatkan banyak orang jika proyek tersebut berskala besar.

Tahap Perencanaan Proyek [1] Mendefinisikan ruang lingkup proyek. Mendetailkan jadwal pelaksanaan proyek. Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek. Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek. Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

Tahap Perencanaan Proyek [2] Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya. Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek. Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan dalam pengukuran kinerja proyek.

Dokumen Yang Digunakan Work Breakdown Structure (WBS) Penugasan Tim Proyek Jadwal Proyek Perencanaan Komunikasi Perencanaan Manajemen Proyek

3. Eksekusi Merupakan tahap pelaksanaan atau realisasi sebuah proyek sesuai dengan rencana proyek yang tertuang pada project management plan. Semua aktifitas yang dilakukan berdasar pada perencanaan yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan

Tugas Manajer dan Tim melakukan koordinasi pekerjaan bersama tim proyek, mengoptimalkan kinerja tim proyek serta memanfaatkan sumber daya non-personil secara efektif dan efisien.

4. Pengendalian Proyek (Project Controlling) adalah sebuah kegiatan pengendalian terhadap aktifitas yang sedang berjalan selama pelaksanaan proyek. Bertujuan untuk memastikan bahwa setiap aktifitas yang dilakukan sesuai dengan perencanaan dan memastikan tujuan dari setiap aktifitas telah tercapai dengan baik

Monitoring [1] Segi waktu : Apakah aktifitas tersebut dimulai dan selesai sesuai dengan yang telah direncanakan (estimasi awal) dan disepakati? Segi biaya dan SDM : Apakah aktifitas tersebut menggunakan biaya dan SDM sesuai dengan yang telah direncanakan (estimasi awal) dan disepakati?

Monitoring [2] Perubahan perencanaan selama pelaksanaan proyek : Apakah perubahan tersebut merupakan perubahan yang memiliki prioritas utama? apakah perubahan tersebut bisa ditangguhkan ? Apakah perubahan tersebut termasuk kedalam ruang lingkup yang telah disepakati ? Kualitas : Apakah hasil pekerjaan yang dilakukan telah memenuhi standar kualitas yang diinginkan ?

Hasil Monitoring Semua hasil kegiatan monitoring diatas akan dituangkan kedalam laporan yang berisi status dankemajuan proyek.  Laporan-laporan tersebut sangat berguna untuk mempertimbangkan rencana kedepan agar proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan harapan pemilik proyek.

5. Penutupan Proyek Dalam fase ini, baik pemilik proyek, pelaksana proyek, dan lain-lain memiliki hak dan kewajiban sebagai syarat dan prasyarat untuk melakukan penutupan proyek.  Di lain pihak, manajemen proyek harus menyediakan sebuah tatanan yang terstruktur agar penutupan ini bersifat win-win solution.

Bagaimana? Jika terjadi penutupan yang tidak kunjung datang ? Jika memang tidak kunjung henti sampai tidak dapat terdefinisikan, maka manajemen proyek bisa dikatakan FAILED. Dokumen-dokumen yang telah disepakati untuk di-deliver akan menjadikan syarat utama penutupan kontrak.

Tools & Teknik ManPro Membantu para manajer proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek Contoh : - Project charter, scope statement, WBS (scope) - Gantt charts, network diagram, critical path analysis, critical chain scheduling - Cost estimation, earned value management (cost)

Gantt Chart [1] Gantt chart adalah bagan balok yang disusun dengan maksud mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, waktu penyelesaian, dan pada saat pelaporan. Sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub-sub tugas dari proyek

Gantt Chart [2] Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semakin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi Gantt Chart. Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.

Keuntungan Gantt Chart Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan  Bila digabungkan dengan metode lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kelemahan Gantt Chart Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.  Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

Diskusi