MANAJEMEN WAKTU TIM MANAJEMEN

Tujuan Topik : TIU : Memahami konsep manajemen waktu TIK : Menjelaskan pengertian manajemen waktu Menjelaskan tujuan manajemen waktu Menjelaskan proses manajemen waktu Menjelaskan prinsip dasar manajemen waktu Menjelaskan hal-hal yang dapat menyita waktu Menjelaskan tehnik manajemen waktu

Pendahuluan Sulit mengatur & mengendalikan waktu dalam mengorganisir sumber daya Jumlah waktu : 168 jam / mgg, 42 jam untuk pekerjaan / berhubungan dengan orang lain Mengatur waktu dapat melakukan segala hal secara sistematis waktu dapat dimanfaatkan seefektif mungkin

Pendahuluan lanjutan Mengatur waktu suatu keahlian yang sangat penting untuk dipelajari dan dilatih karena akan senantiasa mememerlukannya sepanjang masa kerja dan rekreasi Pengaturan waktu yang efektif untuk jangka pendek dan untuk jangka panjang pengendalian waktu.

Pengertian Arnold (dalam Volk-Tebbit, 1978) sebagai sebuah system referensi untuk pemahaman dan penggambaran kejadian dan urutan peristiwa-peristiwa. Mackenzie (1972), waktu tidak dapat disimpan atau ditimbun Drucker (1967), waktu begitu penting, sehingga hal apapun lainnya tidak akan bisa diatur, jika tidak dapat mengatur waktu

Tujuan membuat aktifitas menjadi berguna sebesar mungkin. jumlah waktu yang paling sedikit akan menghasilkan hasil yang paling besar

Proses Adalah perluasan dari metoda pemecahan masalah mengandung unsur pengaturan orang lain kearah efektivitas biaya. Melihat situasinya saat ini (actual) pada lingkup pribadi dan professional (waktu khusus dan manajerial).

Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas Prinsip Dasar Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas Menyelesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin Tuntaskan tugas sebelum memulai tugas yang lain Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait  tiga (3) katagori prioritas waktu : Jangan dikerjakan Dikerjakan nanti Kerjakan sekarang

Katagori prioritas waktu : a. Jangan dikerjakan Masalah bisa hilang tanpa diatasi, sudah kadaluarsa, dapat dikerjakan oleh orang lain informasi dibuang atau diteruskan Dikerjakan nanti Tidak disertai jatuh tempo, dapat ditunda, dapat diperlambat alasan tidak ingin memulai, tidak tahu dari mana memulainya, tidak tahu dari mana memulainya meskipun ingin memulai. Dikerjakan sekarang Kegiatan yang tidak dapat ditunda (karena kebutuhan staf, kebutuhan peralatan, rapat dan lain-lain) dan kebutuhan unit operasional harian.

Penyita Waktu 1. Faktor Internal sifat menunda perencanaan kurang baik gagal menetapkan tujuan dan sasaran tidak mampu mendelegasikan tidak mampu mengatakan tidak terlalu banyak krisis terburu-buru, ragu-ragu kebijakan pintu terbuka.

2. Faktor Eksternal telepon sosialisasi rapat-rapat kurang informasi komunikasi terbatas kurang umpan balik kurang adekuat penjelasan kebijakan atau prosedur bawahan tidak kompeten sistem penyimpanan informasi jelek kertas kerja dan membaca.

Tehnik Manajemen Waktu Komitmen pribadi untuk perbaikan Memutuskan apa yang tidak perlu dilakukan Belajar mengatakan tidak Mencatat bagaiman waktu digunakan  “Lembar kerja analisa Waktu” (Brown, 1980) Perencanaan penggunaan waktu Memerangi kebakaran versus mencegah kebakaran Waktu utama Mengatur ruang kerja Memo-itis (Radang memo) Mengatur orang

Kesimpulan Konsep waktu adalah sebuah fenomena yang konstan. Waktu adalah sebuah sistem referensi untuk pemahaman dan penggambaran kejadian dan urutan peristiwa. Proses manajemen waktu sejajar dengan metoda pemecahan masalah.

SELAMAT BELAJAR