Manajemen Lingkup Proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition

Manajemen Lingkup Proyek Lingkup mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menciptakannya. Hasil (deliverable) adalah produk yang dihasilkan sebagai bagian dari suatu proyek, seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau notulen rapat. Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang disertakan atau tidak dalam proyek. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Proses Manajemen Lingkup Proyek Perencanaan lingkup: mendefiniskan bgmn lingkup akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan Definisi lingkup: Melihat kembali project charter dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan perubahan yg telah disetujui Membuat WBS: Membagi deliverables proyek yg besar mjd deliverables yg lbh kecil (komponen-komponen yg lbh mudah di-manage) Verifikasi lingkup: Formalisasi lingkup proyek yg telah diterima Pengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan pd lingkup proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition

Perencanaan Lingkupdan Rencana Manajemen Lingkup Rencana manajemen lingkup merupakan dokumen yang mencakup deskripsi tentang bagaimana tim akan menyeiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi selesainya hasil proyek, dan mengendalikan perubahan terhadap lingkup proyek. Input pokoknya adl : Project charter Pernyataan lingkup awal Rencana manajemen proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh Project Charter Nama Proyek: Proyek Upgrade IT Tanggal Mulai Proyek: 4 Maret 2007 Tanggal Selesai Proyek: 4 Desember 2007 Manajer Proyek: Kim Nguyen, 691-2784 Tujuan Proyek: Melakukan upgrade hardware dan software utk semua pegawai (2000) dalam sembilan bulan berdasar pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terlampir utk standar baru perusahaan. Upgrade kemungkinan akan mempengaruhi server sbgmn hardware dan software jaringan. Anggaran yang disediakan $ 1.000.000 utk hardware dan software serta $ 500.000 utk tenaga kerja. Pendekatan: Update basis data inventaris IT utk menentukan kebutuhan utk upgrade Membuat rincian perkiraan biaya utk proyek dan melaporkannya ke CEO Membeli hardware dan software sesuai kebutuhan Menggunakan semaksimal mungkin staf internal utk perencanaan, analisis, dan instalasi Jabatan dan Tanggung Jawab Nama Jabatan Tanggung Jawab Walter Schmidt CEO Sponsor proyek, pemantau proyek Mike Zwack Kim Nguyen Manajer Proyek Pemantau proyek, menyediakan staf Jeff Johnson Direktur Operasi IT Mentoring Manajer Proyek Nancy Reynolds Wakil Kepala HR Menyediakan staf, mengumumkan hal-hal terkait proyek pd seluruh karyawan Steve McCann Direktur Pengadaan Membantu dalam hal pengadaan hardware dan software Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh Carta Proyek (lanjt.) Information Technology Project Management, Fourth Edition

Definisi Lingkup dan Pernyataan Lingkup Proyek Dasar pembuatan pernyataan lingkup proyek: Pernyataan lingkup awal Aset-aset proses organisasional Permintaan perubahan yg disetujui Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek hrs semakin jelas dan semakin spesifik Information Technology Project Management, Fourth Edition

Definisi Lingkup Proyek Lebih Lanjut Project Charter: Upgrade kemungkinan mempengaruhi server Pernyataan Lingkup Awal: Server: Jika dibutuhkan server tambahan utk mendukung proyek ini, maka server tsb hrs kompatible dgn server yg sudah ada. Jika lebih ekonomis utk meningkatkan server yg telah ada, deskripsi rinci mengenai peningkatan tsb hrs disampaikan ke CEO utk mendapatkan persetujuan. Spesifikasi server yg telah ada terlampir. CEO hrs hrs sdh menyetujui rancana detail ttg server beserta lokasinya setidaknya dua minggu sebelum instalasi Pernyataan Lingkup Proyek, Versi 1: Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru utk mendukung fungsi web, jaringan, basis data, aplikasi, dan printing. Utk setiap tipe server akan diadakan sebanyak 2 buah. Deskripsi rinci utk server diberikan dlm btk brosur produk dlm apendiks 8 berikut rencana penempatan server-server tsb Information Technology Project Management, Fourth Edition

Membuat Work Breakdown Structure (WBS) WBS merupakan pengelompokan pekerjaan berorientasi deliverable yg terlibat dlm suatu proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyek WBS mrpk dokumen mendasar yg menyediakan dasar-dasar utk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan-perubahan Dekomposisi adalah proses memecah deliverables proyek menjadi bagian-bagian yg lbh kecil Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh WBS Intranet Disusun berdasarkan Produk Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh WBS Intranet Disusun berdasarkan Fase Information Technology Project Management, Fourth Edition

WBS Intranet dalam Bentuk Tabular 1.0 Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2 Define requirements 1.2.1 Define user requirements 1.2.2 Define content requirements 1.2.3 Define system requirements 1.2.4 Define server owner requirements 1.3 Define specific functionality 1.4 Define risks and risk management approach 1.5 Develop project plan 1.6 Brief Web development team 2.0 Web Site Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0 Support Information Technology Project Management, Fourth Edition

WBS Intranet dan Gantt Chart dalam Project 2000 Project 98 file Information Technology Project Management, Fourth Edition

Information Technology Project Management, Fourth Edition Gantt Chart Intranet Disusun Berdasarkan Kelompok Proses Manajemen Proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition

Table 5-4. Executing Tasks for JWD Consulting’s WBS Information Technology Project Management, Fourth Edition

Pendekatan untuk Mengembangkan WBS Guidelines: Beberapa organisasi seperti DOD menyediakan panduan/guidelines utk membuat/mempersiapkan WBS Pendekatan analogi: Melihat WBS proyek yg sejenis dan menyesuaikannya dgn proyek yg ditangani Pendekatan top-down: Mulai dari item terbesar dlm proyek dan memecahnya mjd item-item yg lebih kecil Pendekatan bottom-up: Mulai dgn pekerjaan-pekerjaan yg khusus kemudian menggabungkannya menjadi yg lebih umum Pendekatan mind-mapping: Menuliskan pekerjaan-pekerjaan dlm format non linear bercabang dan kemudian membuat struktur WBS-nya Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh Pendekatan Mind-Mapping Information Technology Project Management, Fourth Edition

Information Technology Project Management, Fourth Edition Hasil WBS dalam Bagan Information Technology Project Management, Fourth Edition

Kamus WBS dan Baseline Lingkup Banyak pekerjaan dlm WBS yg harus dijelaskan secara rinci sehingga orang tahu apa yg harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa lama waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tsb. Kamus WBS mrpk dokumen yg menjelaskan secara rinci mengenai setiap item dalam WBS Pernyataan lingkup proyek dan WBS yg telah disetujui membentuk apa yg disebut baseline lingkup yg digunakan utk mengukur kinerja utk mencapai tujuan-tujuan lingkup proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition

Membuat WBS dan Kamus WBS Sebuah pekerjaan hanya boleh muncul pd satu tempat dlm WBS Pekerjaan yg tercakup dlm sebuah item WBS adalah jumlahan item-item WBS dibawahnya Sebuah item WBS merupakan tanggung jawab satu org individu meskipun beberapa org yg mengerjakannya WBS hrs konsisten dengan cara aktual pekerjaan tersebut dikerjakan Anggota tim proyek hrs terlibat dlm pembuatan WBS sehingga menjamin konsistensi pelaksanaannya Setiap item WBS hrs didokumentasikan dlm kamus WBS utk menjamin pengertian yg akurat ttg lingkup pekerjaan WBS hrs fleksibel shg dpt mengakomodasi perubahan Information Technology Project Management, Fourth Edition

Information Technology Project Management, Fourth Edition Verifikasi Membuat pernyataan lingkup yang baik utk sebuah proyek merupakan hal yang cukup sulit Yang lebih sulit lagi adalah melakukan verifikasi lingkup proyek dan meminimalkan perubahan lingkup Banyak proyek IT mengalami “scope creep” atau “poor scope” FoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi “scope creep” pd proyek “robotic warehouse” Enginner dr Grumman menyebutnya sistem “Naziware” dan menolak utk menggunakannya 21st Century Insurance Group membuang byk waktu dan uang utk proyek yg sebenarnya bisa menggunakan komponen-komponen off-the-shelf Information Technology Project Management, Fourth Edition

Information Technology Project Management, Fourth Edition Pengendalian Lingkup Pengendalian lingkup melibatkan pengendalian perubahan terhadap lingkup proyek. Sasaran pengendalian lingkup adalah untuk: Mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan lingkup. Memastikan bahwa perubahan diproses berdasarkan prosedur yang dikembangkan dan sebagai bagian dari pengendalian perubahan. Mengelola perubahan ketika terjadi. Varians adalah perbedaan antara rencana dan kinerja aktual. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Information Technology Project Management, Fourth Edition Input dari user Supaya input dr user sifatnya membangun: Proses seleksi proyek hrs baik dan usahakan sponsor dr organisasi pemakai (user) Tempatkan user pd tim proyek dgn peran yg penting Adakan pertemuan reguler dgn agenda yg telah tertentu dan pastikan user menandatangani deliverables pokok yg dipresentasikan dlm pertemuan Sampaikan sesuatu kpd user dan sponsor scr reguler Jangan menjanjikan utk menyampaikan sesuatu jika tidak bisa Tempatkan user dan developer pd tempat yg sama Information Technology Project Management, Fourth Edition

Information Technology Project Management, Fourth Edition Rangkuman Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek melakukan semua pekerjaan yang diperlukan—dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan —untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Proses utama mencakup: Perencanaan lingkup Definisi lingkup Pembuatan WBS Verifikasi lingkup Pengendalian lingkup Information Technology Project Management, Fourth Edition