PERTEMUAN 14 Pengendalian Manajemen Umum PERTEMUAN 14 Pengendalian

Apakah Pengendalian Pengendalian Proses memantau kegiatan untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan seperti rencana dan mengkoreksi setiap penyimpangan yang berarti. Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Proses pengaturan aktivitas organisasi secara sistematis agar konsisten dengan ekspektasi yang terdapat dalam rencana, target, dan standar kerja

Apakah Pengendalian Tujuan Pengendalian Untuk menjamin kegiatan-kegiatan diselesaikan dengan cara-cara yang membawa pada tercapainya sasaran organisasi.

Proses Pengendalian Proses pengendalian meliputi tiga tahap : Mengukur kinerja yang sebenarnya. Membandingkan kinerja sebenarnya dengan standar. Mengambil tindakan manajerial untuk membetulkan penyimpangan atau standar yang tidak memadai.

Langkah Proses Pengendalian

Langkah Proses Pengendalian Penetapan Standar Standar: satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tiga bentuk standar umum: Standar phisik: kuantitas barang atau jasa, jumlah pelanggan. Standar moneter: ditunjukkan rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba, pendapatan. Standar waktu: kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan

Langkah Proses Pengendalian Mengukur Prestasi Kerja Berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur. Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan. Siapa (who) yang akan terlibat Frekuensi pengukuran prestasi dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.

Langkah Proses Pengendalian Apakah Prestasi Kerja Memenuhi Standar Membandingkan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Pengambilan Tindakan Koresksi Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk seperti: diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dalam waktu bersamaan.

Perancangan Sistem Pengendalian Pengendalian Pasar Menekankan penggunaan mekanismen pasar eksternal untuk menetapkan standar yang digunakan dalam sistem pengendalian. Ukuran Eksternal: persaingan harga dan pangsa pasar relatif Pengendalian Birokratis Menekankan wewenang organisasi dan mengandalkan aturan, prosedur, dan kebijakan administratif. Pengendalian Klan Perilaku karyawan diatur oleh nilai, norma, tradisi, ritual, keyakinan bersama, dan aspek lain budaya organisasi.

Pentingnya Pengendalian? Pengendalian penting karena pengendalian memantau apakah sasaran tercapai seperti rencana dan apakah wewenang yang telah dilimpahkan itu disalah- gunakan atau tidak.

Pentingnya Pengendalian? Kaitan terakhir fungsi manajemen: Perencanaan Pengendalian membawa manajer mengetahui apakah sasaran dan rencana mereka sesuai dengan target dan apa saja tindakan yang akan diambil di masa depan. Pemberdayaan Karyawan Sistem pengendalian menyediakan manajer informasi dan umpan balik atas kinerja karyawan.

Pentingnya Pengendalian Perubahan lingkungan organisasi Inovasi produk, pesaing baru, bahan baku baru, peraturan pemerintah. Fungsi pengendalian untuk mendeteksi perubahan yang berpengaruh terhadap organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan. Peningkatan kompleksitas organisasi Semakin besar organisasi, semakin memerlukan penendalian yang lebih formal.

Pentingnya Pengendalian Kesalahan-kesalahan Sistem pengendalian memungkinkan manajer mendeteksi berbagai kesalahan sebelum keadaan organisasi menjadi kritis. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang dilimpahkan dengan baik atau tidak..

Pengukuran: Bagaimana dan Apa yang Kita Ukur Sumber-sumber Informasi Pengamatan Pribadi Laporan Statistik Laporan Verbal Laporan Tertulis Kriteria Pengendalian Karyawan Kepuasan Pergantian Kemangkiran Anggaran Biaya Output Penjualan

Membandingkan Menentukan tingkat variasi antara kinerja yang sebenarnya dengan standar. Signifikansi variasi ditentukan oleh: Rentang atau jarak variasi yang diterima dari standar (ramalan atau anggaran). Ukuran (besar atau kecil) dan arah (atas atau bawah) suatu variasi dari standar (ramalan atau anggaran).

Mengambil Tindakan Manajerial Tindakan yang Mungkin “Tidak melakukan apa-apa” (1) Hanya jika penyimpangan dinilai menjadi tidak signifikan. Mengkoreksi kinerja yang sesungguhnya (2) Tindakan perbaikan segera untuk mengembalikan kinerja pada jalurnya. Tindakan perbaikan mendasar untuk menentukan bagaimana dan mengapa kinerja menyimpang dan mengkoreksi sumber penyimpangan tadi. Tindakan koreksi Merubah strategi, struktur, skema kompensasi, atau program pelatihan, perancangan kembali pekerjaan, atau memecat karyawan.

Mengambil Tindakan Manajerial Tindakan yang Mungkin Merevisi Standar (3) Menguji standar untuk memastikan kembali apakah standar sudah realistis, adil, dan dapat diterima atau tidak. Menyusun kembali sasaran jika dirasakan terlalu rendah (mudah) atau terlalu tinggi (sulit).

Mengendalikan Kinerja Organisasi Apakah kinerja itu? Hasil akhir dari suatu aktivitas Apakah kinerja organisasi itu? Akumulasi dari semua hasil akhir atas aktivitas dan proses kerja organisasi. Perancangan strategi, proses kerja, dan aktivitas kerja. Mengkoordinasikan pekerjaan para karyawan

Ukuran Kinerja Organisasi Produktivitas Organisasi Produktivitas: output keseluruhan dari barang dan atau jasa dibagi dengan input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output. Output: hasil penjualan Inputs: biaya-biaya dari sumberdaya (bahan baku, biaya pekerja, dan fasilitas) Suatu ukuran kinerja menunjukkan efisiensi karyawan dalam melakukan pekerjaanya.

Ukuran Kinerja Organisasi Keefektifan Organisasi Mengukur seberapa tepat sasaran organisasi dapat dicapai dan seberapa baik tujuan organisasi dapat dicapai. Model Sistem Sumberdaya Kemampuan organisasi untuk menggali sumberdaya lingkungan dan mengakui adanya kelangkaan dan nilai suatu sumberdaya. Model Proses Proses transformasi organisasi secara efisiensi dalam mengelola input menjadi output.

Jenis-jenis Pengendalian

Jenis Pengendalian Feedforward Control/Pengendalian Umpan Depan Berfokus untuk mengantisipasi masalah sebelum masalah yang sebenarnya terjadi. Mengantisipasi masalah atau penyimpangan dari suatu standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Membangun kualitas melalui rancangan Concurrent Control/Pengendalian Sejalan Jenis pengendalian yang terjadi sewaktu kegiatan kerja berlangsung.

Jenis Pengendalian Feedback Control/Pengendalian Umpan Balik Jenis pengendalian yang terjadi setelah kegiatan kerja dilakukan. Tindakan korektif dilakukan setelah terjadi kegiatan, atau ketika masalah telah terjadi sebelumnya. Keunggulan Pengendalian Umpan Balik Umpan balik memberikan manajer informasi tentang seberapa efektif usaha perencanaan. Umpan balik dapat meningkatkan motivasi karyawan dengan memberikan informasi seberapa baik mereka telah bekerja.

Sistem Pengendalian yang Efektif Keakuratan Dapat diandalkan dan menghasilkan data yang tepat. Ketepatan Waktu Memberikan informasi yang tepat waktu Ekonomis Pertimbangan ekonomis dalam melaksanakan kegiatan Fleksibilitas Dapat disesuaikan dengan perubahan dan peluang Kepahaman Dapat dipahami oleh pengguna

Sistem Pengendalian yang Efektif Kriteria yang masuk akal Standar harus masuk akal dan dapat dicapai. Penempatan Strategis Karena manajer tidak dapat melakukan semua pekerjaan, mereka harus memilih faktor-faktor yang strategis terhadap kinerja organisasi. Menekankan Pada Pengecualian Karena manajer tidak dapat mengendalikan semua kegiatan, perangkat kendali harus memperhatikan hanya pada pengecualian

Sistem Pengendalian yang Efektif Kriteria Berganda Pengukuran berganda menurunkan kecenderungan terhadap fokus yang sempit. Tindakan Berganda Tidak hanya menunjukkan penyimpangan yang signifikan tapi juga menganjurkan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Faktor Kontingensi Pengendalian Ukuran Organisasi Ketika organisasi berkembang ukurannya, pengawasan langsung dilakukan oleh lebih banyak lagi penilaian pengendalian formal. Tingkat Hirarki Makin tinggi hirarki organisasi, makin banyak kriteria pengendalian yang diperlukan. Tingkat desentralisasi Makin besar tingkat desentralisasi, makin diperlukan umpan balik kinerja oleh manajer.

Faktor Kontingensi Pengendalian Budaya Organisasi Dalam organisasi budaya yang dicirikan oleh kepercayaan, otonomi, dan keterbukaan, pengendalian informal cenderung terjadi. Dalam budaya yang ditandai oleh ketakutan, balasan, dan ketidak percayaan, lebih cenderung makin banyak sistem pengendalian eksternal dan formal yang digunakan.