Disampaikan oleh: Mukmin Suprayogi, M.Si Lolytasari, S.IPI, M.Si STRATEGI DOKUMENTASI KEGIATAN PADA FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA (Proposal Penelitian Kolektif) Disampaikan oleh: Mukmin Suprayogi, M.Si Lolytasari, S.IPI, M.Si FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA MARET 2011 www.themegallery.com

Latar Belakang Perguruan tinggi dituntut akuntabilitas dan pertanggungjawabannya terhadap publik di dalam pengelolaan pendidikan yang berkualitas Kualitas bagi dunia pendidikan berfungsi sebagai arahan dalam membangun komponen perguruan tinggi, baik yang berupa komponen masukan, proses, maupun output secara efisien dan efektif. Untuk memelihara kredibilitas program studi dan perguruan tinggi di mata masyarakat luas, saat ini akreditasi merupakan suatu keharusan bagi perguruan tinggi Peringkat akreditasi didasarkan pada penilaian terhadap komponen akreditasi dengan menganalisa borang yang telah diisi oleh program studi.

Latar Belakang Hasil akreditasi dapat memberikan nilai jual atau nilai tambah kepada perguruan tinggi yang menyandang status akreditasi maksimal (A) Berangkat dari saran Tri Handayani (1999) tentang peranan dokumen perguruan tinggi dalam menjaga mutu pendidikan Pengelolaan rekod yang efektif dapat mendukung pengisian data borang yang dibutuhkan dan dapat memudahkan pencarian dokumen yang diperlukan Dengan melihat latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk mengkaji bagaimana seharusnya program studi UIN Jakarta mendokumentasikan berbagai kegiatannya

Permasalahan Bagaimanakah kebijakan dan strategi FAH UIN dalam mendokumentasikan kegiatan-kegiatannya yang berkaitan dengan akreditasi? Bagaimanakah setiap unit kerja di lingkungan FH UIN Jakarta mengelola dokumen aktifnya untuk menciptakan efektivitas manajemen dokumen? Apa saja kendala yang kendala yang dihadapi dalam mengaplikasikan kebijakan dan strategi yang telah ditetapkan untuk mencapai kualitas total perguruan tinggi?

Tujuan Penelitian Mengetahui kebijakan dan strategi FAH UIN Jakarta dalam mendokumentasikan segala jenis transaksi kegiatan dalam mempersiapkan akreditasi. 2. Mengetahui pengelolaan dokumen yang dilakukan di setiap unit kerja di lingkungan FAH UIN Jakarta, dan dokumen apa saja yang tercipta dari kegiatan pengelolaan tersebut. 3. Mengetahui kendala yang dihadapi setiap unit kerja dalam menerapkan kebijakan yang berlaku, sehingga dapat dicari model yang tepat tentang strategi dokumentasi yang kiranya dapat diberlakukan di lingkungan FAH UIN Jakarta.

Manfaat dan Kegunaan Penelitian Sebagai masukan konstruktif bagi Fakultas Adab dan Humaniora sebagai salah satu unit kerja di lingkungan Universitas Islam Negeri Jakarta dalam mengidentifikasi dokumen yang tercipta dari hasil kegitan perguruan tinggi dan pengelolaan berkas dokumennya. Sebagai sarana pembelajaran sekaligus pembuka wawasan pengetahuan bagi Jurusan Ilmu Perpustakaan FAH UIN Jakarta dalam menerapkan kaidah keilmuannya, khususnya dalam aspek manajemen dokumen, khususnya arsip perguruan tinggi. Dari manfaat di atas, Tim Peneliti berharap hasil penelitian ini dapat digunakan: Sebagai landasan setiap fakultas di lingkungan UIN untuk mulai mempertimbangkan langkah-langkah strategis dalam membenahi arsipnya sebagai embrio pembentukan Records Centre Fakultas. Dengan adanya Records Centre di fakultas diharapkan akan terbentuk Arsip Perguruan Tinggi (University Archives of UIN Jakarta) sebagai pintu gerbang informasi tentang UIN kepada masyarakat.

Landasan Teori dan Kerangka Konseptual Dokumen menurut Kennedy dan Cheryl adalah satuan informasi terekam, baik yang dipublikasikan ataupun tidak, dalam bentuk kertas ataupun elektronik yang merupakan hasil dari kegiatan dokumentasi dan dikelola sebagai bagian dari sistem informasi. Dokumen belum tentu menjadi rekod, tetapi setiap rekod adalah dokumen. Rekod adalah informasi terekam apapun bentuk dan medianya, yang dicipta, diterima dan dipelihara oleh suatu badan, lembaga organisasi, ataupun perseorangan dalam rangka memenuhi kewajiban hukum maupun dalam rangka transaksi kegiatan (Bradsher) atau arsip dinamis baik aktif atau arsip aktif, maupun arsip dinamis inaktif atau arsip inaktif (PP no 34 tahun 1979).

Pelaksana Penelitian Contents M. Suprayogi, SS., M.Si Ketua Lolytasari, S.IPI., M.Si Anggota Click to add Text Contents

Waktu Pelaksanaan 5 (lima) bulan, terhitung sejak proposal disetujui

Rancangan Outline Bab I: Pendahuluan Latar belakang penelitian, batasan & rumusan masalah, tujuan & manfaat penelitian, dan metode penelitian. Bab II: Landasan Teoritik Pengertian manajemen rekod, manajemen rekod perguruan tinggi, dan pembentukan records centre. Bab III: Deskripsi Umum FAH UIN Jakarta Sejarah berdirinya FAH UIN Jakarta, tugas pokok dan fungsi FAH UUIN Jakarta, visi dan misi FAH UIN Jakarta Bab IV: Pembahasan Kebijakan dan strategi dokumentasi FAH UIN, pengelolaan manajemen arsip dinamis di lingkungan FAH UIN Jakarta, kendala dalam aplikasi kebijakan dan strategi dokumentasi di FAH UIN Jakarta Bab V: Rekomendasi

       TERIMAKASIH