S T A N D A R D O P E R A T I O N A L P R O C E D U R E (S O P) Pertemuan 8 & 9 S T A N D A R D O P E R A T I O N A L P R O C E D U R E (S O P)

S O P SOP (Standard Operational Procedure) SOP merupakan pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam menjalankan operasionalnya.

Persiapan SOP SOP disusun tim yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan yang akan dilakukan tersebut SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

Ketentuan / Aturan Kerja Ketentuan Umum Diatur dengan SOP, mengatur ketentuan umum dalam unit kerja. Ketentuan Khusus Diatur melalui Surat Edaran Direksi Perusahaan yang bersangkutan

Hal-hal yang terdapat di dalam SOP : Struktur Organisasi Tanggung jawab manajemen SDM dan manajemennya Bidang pekerjaan Pengukuran Analisis Penyempurnaan

Materi SOP Secara umum materi SOP terdiri atas: Kebijakan Umum yang terdiri dari : a. Tujuan b. Ruang Lingkup c. Penanggung Jawab

Materi SOP Secara umum materi SOP terdiri atas: Prosedur terdiri dari : a. Petunjuk pelaksanaan operasional b. Urutan pekerjaan c. Flow Dokumen / Flow Chart d. Contoh format lampiran

SOP pada departemen Sistem Informasi, ketentuan-ketentuan yang diatur misalnya: Penggunaan komputer Pengiriman dan penerimaan email Sistem Back-up Kegiatan operasional

Contoh: Kegiatan sehari-hari pada bagian operasional Sistem Informasi, tersedia SOP: Proses awal Kegiatan data entry Kegiatan library Kegiatan verifikasi Proses akhir

Kegiatan pada proses awal hari: Prosedur : Proses Awal Tujuan : Mempersiapkan server agar dapat dioperasikan pada hari kerja. Ruang lingkup : Sampai server dan client dapat dioperasikan. Penanggung jawab : operator Prosedur : 1. Posisikan on pada panel listrik 2. Hidupkan server

Flowchart : diagram alir menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

Flowchart : diagram alir Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol-simbol: diagram alir Proses : Pencabangan (keputusan): Mulai/Terminator (start/hatl) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector

SOP Perpustakaan Perpustakaan  integral dari suatu organisasi pendididikan Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan

Contoh SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin Pengembangan koleksi Pengolahan bahan pustaka Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka Pelayanan informasi

SOP : bentuk Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart)

Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka 1. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan 2. Ruang lingkup: Mahasiswa S1, S2, S3 dan staf sivitas akademika. 3. Penanggung Jawab : Staf Perpustakaan 5.Prosedur

Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka Prosedur: : Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru. Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar. Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi. Data direkapitulasi, dan di cek di data base catalog on-line perpustakaan. Jika sudah ada di data base, data pesananan dibatalkan. Lengkapi data bibliografi: pengarang, judul, impressum, kolasi, ISBN, harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku www.amazon.com Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan. Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan, diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.