Manajemen koleksi Semester ganjil 2008/2009

Perbedaan rekod dengan perpustakaan Bahan Fungsi Isi Konteks Struktur Manajemen dan pengelolaan

PERAN REKOD/ARSIP DALAM ORGANISASI Information Evidence Accountability Rekod/arsip adalah mission-critical business resource –harus dan perlu dikelola

Penggunaan Istilah

What is document? Documents as ‘ structured units of recorded information, published or unpublished, in hard copy or electronic form, and manage as discrete units in information systems’ Document means any ‘record of information’, and includes : Anything on which there is writing; or Anything on which there are marks, figures, symbols of perforation having a meaning for person qualified to interpret them; or Anything from which sounds, images or writings can be produced with or without the aid of anything else; or A map, plan, drawing or photograph

Rekod…. Informasi terekam, dalam segala bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima atau dipelihara oleh organisasi atau orang dalam transaksi bisnis atau menjalankan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut. Arsip adalah Rekod yang bernilai dan memiliki nilai guna berkelanjutan karena mereka telah memenuhi nilai administratif, hukum atau sejarah.

Records ...recorded information, in any form, including data in computer systems, created or received and maintained by an organization or person in the transaction of business or the conduct of affairs and kept as evidence of such activity. Records are documents or other items containing recorded information, which are produced or received as part of a business activity

Karakteristik rekod Records are static; they provide evidence of a particular action in time. Records have authority; they provide official evidence. Records are unique; they have meaning in relation to a specific action or transaction. Records are authentic; their creation and use can be verified.

Karakteristik rekod Records are static; they provide evidence of a particular action in time. Records have authority; they provide official evidence. Records are unique; they have meaning in relation to a specific action or transaction. Records are authentic; their creation and use can be verified.

Manajemen Rekod Manajemen rekod Suatu fungsi disiplin dan organisasi dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, kebutuhan akuntabilitas dan harapan masyarakat. Sistem tata simpan kearsipan (Recordkeeping systems) Sistem yang dirancang untuk ‘capture’ rekod sebagai bukti aktivitas bisnis, untuk mengelola rekod-rekod tersebut dan untuk memberikan rekod bila dibutuhkan.

Records management proses menggambarkan Manajemen Rekod Records management proses menggambarkan Records yang ada Records yang seharusnya ada Setiap transaksi operasional di organisasi

ISO 15489-1 (p.6) Principles of records management programme Determining what records should be created in each business process, and what information needs to be included in the records. – rekod apa yang harus diciptakan dalam setiap proses kegiatan dan informasi yang dibutuhkan dalam rekod Deciding in what form and structure records should be created and captured, and the technologies to be used. – menentukan bentuk dan struktur rekod yang harus diciptakan dan di’capture’ dan penggunaan teknologi Determining what metadata should be created with the record and through records processes and how that metadata will be persistently linked and managed.– menentukan metadata rekod apa yang harus diciptakan dan melalui prosesnya dan bagaimana metadata tersebut berkaitan dan dikelola Determining requirements for retrieving, using and transmitting records between business processes and other users and how long they need to be kept to satisfy those requirements.– menentukan kebutuhan penelusuran, penggunaan dan pemindahan rekod antara proses bisnis dan pengguna lain dan berapa lama rekod harus disimpan untuk memberikan kepuasan kebutuhan tersebut

ISO 15489-1 (p.6) Principles of records management programme (cont’d) 5. Deciding how to organize records so as to support requirements for use. – menentukan bagaimana untuk mengelola rekod sehingga dapat mendukung kebutuhan 6. Assessing the risks that would be entailed by failure to have authoritative records of activity. 7. Preserving records and making them accessible over time, in order to meet business requirements and community expectations. 8. Complying with legal and regulatory requirements, applicable standards and organizational policy. 9. Ensuring that records are maintained in a safe and secure environment. 10. Ensuring that records are retained only for as long as needed or require it 11. Identifying and evaluating opportunities for improving the effectiveness, efficiency or quality of its processes, decisions, and actions that could result from better creation or management

Records management processes and controls (1) Determining documents to be captured into records system Determining how long to retain records Records capture Registration Classification

Records management processes and controls (2) Storage and handling Acess Tracking Implementing disposition Documenting records management processes

Benefits of records management Setting policies and standards Assigning responsibilities and authorities Establishing and promulgating procedures and guidelines Providing a range of services relating to the management and use of records Designing, implementing and administering specialized systems for managing records, and Integrating records management into business systems and processes.

Phase Operation Current Semi-current Archives Analysis Business Systems Analysis Receipt into Accession to Creation Creation or Receipt Records Centre Archival Repository Control Classification Filing Documentation Maintain Arrangements and Documentation Arrangement and Description Appraisal Schedule Review [Primary and Secondary Values] [Secondary Value] Maintenance and Use Office/File Store Safekeeping in Records Centre Preservation and Conservation Official Access Official Access Public Access/Outreach Disposal Transfer to Records Centre or Destroy Transfer to Archival Repository or Destroy Responsibility Action Officer Records Manager Archivist Records Manager Archivist Archivist

DAUR HIDUP DAN KONTROL REKOD/ARSIP Central file SEND RECEIVE USE CAPTURE CREATE FILE (ACTIVE) Appraisal and selection Inactive Destroy transfer SEND TO THE ARCHIVES Reappraisal Records center transfer ARCHIVES INVENTORY University archives – preserve Perpustakaan Pusat ?

Daur hidup rekod… Current records: Records regularly used for the conduct of the current business of an organisation or individual. Also known as active records. Current records will normally be maintained in or near their place of origin or in a registry or records office. Semi-current records: Records required only infrequently in the conduct of current business. Also known as semi-active records. Semi-current records will normally be maintained in a records centre or other offsite intermediate storage pending their ultimate disposal. Non-current records: Records no longer needed for the conduct of current business. Also known as inactive records.

CADSS C : Control A : Accessibility D : Disposal S : Storage, and S : Sustain make up the core of all information management activities.

lanjutan.... ‘core information......’ bring a record into existence as complete, integrated entity that can serve as reliable evidence of the acts to which it attests; identify the physical and intellectual attributes of a record's content, structure and context;

devise/identify and assign a physical 'address' for the record so that the record can be safely stored and efficiently retrieved; articulate/represent and document the attributes and 'address' above as an integral part of the record and of the information systems controlling access and retrieval of the record and/or of information about the record.

Control Mencatat bagaimana rekod diciptakan dan teknologi apa yang digunakan dalam penciptaam rekodnya merupakan bagian keseluruhan dari fungsi kontrol.

Kontrol rekod Records management (Parker, 1999:10) is systematic and consistent control of records throughout their life cycle. Systematic artinya rekod perlu dikelola dengan rancangan yang direncanakan dan menggunakan metode, daripada dengan kebetulan. Consistent artinya, bahwa rekod harus dikelola secara konsisten baik pendekatannya dan konsisten setiap saat. Control mengandung arti segala apa yang terjadi terhadap rekod harus dikontrol: bagaimana dia tercipta atau diterima, diatur dan diindeks, disimpan dan ditemukan kembali, dan dimusnahkan atau disimpan secara permanen sebagai arsip.

Mekanisme pengelolaan rekod secara sistematis registration: to provide evidence that a record has been created or received classification: to assign a record to its proper physical and intellectual place within the records management system indexing: to label records to enable them to be searched for and retrieved tracking: to document the physical movement of records so their location is known at all times appraisal and disposal: to take the appropriate action as soon as a record has moved beyond first the ‘current’ phase then the semi-current phase.

Klasifikasi dan pemberkasan Klasifikasi dan kategori rekod Rekod Administrasi : dokumen-dokumen prosedur, formulir dan koresponden. Rekod acoounting : laporan-laporan, formulir koresponden yang saling berhubungan. Misal : invoice, rekod bank account, laporan billing customer. Rekod project : koresponden, catatan, dokumen-dokumen hasil pengembangan produk proyek khusus. Berkas kasus: rekod client, rekod personnel, asuransi, kontrak dan berkas hukum

Lanjutan……. Pengembangan skema klasifikasi dan filing Klasifikasi merupakan proses pembagian dan penerapan dimana skema transaksi rekod dikategorikan dalam cara yang sistematik dan konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali, penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan rekod. Klasifikasi adalah bagian dari proses pembentukan file dan penyediaan dasar untuk indeksing dan titling.

Sarana Temu balik Rekod kontrol yang berkaitan dengan ‘retrieval’ adalah klasifikasi dan indeksing, yang merupakan komponen kunci dalam program manajemen rekod. Dalam Standar Australia dinyatakan bahwa sistem kontrol dan prosesnya mencakup registrasi dan tracking lokasi rekod juga klasifikasi dan indeksing. “Classification… allows for appropriate grouping, naming, security protection, user permissions and retrieval”; and indexing…. allocates attributes or codes to particular records to assist in their retrieval (Standar Australia 1996,pt.4, p.31)”

Series, files, documents Lanjutan…… Series, files, documents Series : rekod dikelompokkan kedalam series sesuai fungsinya, misal rekod accounting dan personel rekod. File atau dokumen : pembagian series menjadi unit pencarian kembali. Dokumen-dokumen yang saling berhubungan, diletakkan pada file cover atau folder

Ilustrasi series rekod page Document File Series

Registration & its Elements Definition: The process of recording standard information about a document so that it is captured in a record-keeping system. Elements a unique identifier date of registration, name of document, indication of content, author, sender, recipient, physical form, means of transmission, links to related records.

Classification System Business function analysis: Describe the organisation’s functions and its units Describe the process Various system Hierarchical Systems Systems Based on Organisational Structure Alphabetical Systems

Classification and Coding Classification: The process of identifying and arranging records and archives in categories according to logically structured conventions, methods and procedural rules represented in a classification system. Coding system: A representation of a classification scheme, in letters and/or numbers and in accordance with a pre-established set of rules. Indexing: The process of establishing and applying terms as access points to records.

Alphabetical Systems ADM/P&E/APP = Administration: Productivity and Efficiency: Staff Appraisal ADM/P&E/COM = Administration: Productivity and Efficiency: Computerisation ADM/P&E/EFR = Administration: Productivity and Efficiency: Efficiency Reviews ADM/P&E/ORG = Administration: Productivity and Efficiency: Organisation and Methods ADM/P&S/ELM = Administration: Office Procedures and Services: Electronic Mail ADM/P&S/MES = Administration: Office Procedures and Services: Messengers ADM/P&S/REP = Administration: Office Procedures and Services: Reprographics ADM/P&S/TEL = Administration: Office Procedures and Services: Telephones Figure 8: A Classification Scheme based on Meaningful Letter Codes

AB/7/27/01 is the first file dealing with ‘Early Retirement in the Ministry of Health’: AB is the code for the file series ‘Management Services’ 7 is the code for the keyword ‘Early Retirement’ 27 is the code for the keyword ‘Ministry of Health’ 01 is the first file to be created with these two keywords representing its content. Figure 9: Typical Keyword Code File Reference

Contoh pembentukan skema klasifikasi berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi (Perguruan Tinggi) Fungsi Kegiatan Pendidikan dan Pengajaran Pengembangan kurikulum Pengembangan mata kuliah Pemberian mata kuliah Penelitian Pengabdian masyarakat Skema klasifikasi harus berdasarkan atas kegiatan dan fungsi bisnis. Fungsi adalah sesuatu yang harus dikerjakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan dan strategi. Kegiatan adalah sesuatu yang harus dikerjakan dalam melaksanakan fungsi tersebut.

Berdasarkan contoh dapat dilihat sebagai berikut : Level 1 : menunjukkan fungsi Level 2 : menunjukkan kegiatan yang membuat fungsi Level 3 : pembagian lebih jauh dari kegiatan dan mengidentifikasi transaksi spesifik atau individu. Kode klasifikasi merupakan kode sederhana untuk pembagian kategori klasifikasi.

Classification and Coding Scheme: Operational Files 2100 LIVESTOCK – PLANNING 2110 LIVESTOCK - STATISTICS 2120 LIVESTOCK – SUBSIDIES 2130 LIVESTOCK – CATTLE 2140 LIVESTOCK – HORSES 2150 LIVESTOCK – POULTRY 2150.00 Policy 2150.01 Domestic fowls 2150.02 Ducks 2150.03 Geese 2150.04 Turkeys

Classification and Coding Scheme: Administrative Files 500 BUILDINGS – REQUIREMENTS 505 BUILDINGS – CHARGES AND INVOICES 515 BUILDINGS – REPORTS AND STATISTICS 530 BUILDINGS – ACQUISITIONS 535 BUILDINGS – ALTERATIONS AND REPAIRS 540 BUILDINGS – CONSTRUCTION 550 BUILDINGS – DAMAGE 555 BUILDINGS – DISPOSAL 575 BUILDINGS – MAINTENANCE 575.00 Policy and procedures 575.01 Repairs and renovations 575.02 Janitorial services 575.03 Painting 575.30 Inspection reports

Indexing Classification indicates the context of records. Indexing, on the other hand, is used as a fast means of access by subject, regardless of context or provenance. Indexing indicates the content of records. Subject, name of a person (last name, first name), Geography

Accessibility Hukum, regulasi, kondisi akses ke rekod/arsip yang sesuai, wewenang, terdokumentasi, tersebar dan terkelola dengan benar. Informasi tentang rekod/arsip, tentang memperoleh akses kepada dan tentang penggunaannya secara efektif adalah ketepatan, dapat dimengerti, tepat waktu dan ketersediaannya penggunaan wewenang.

DISPOSAL The Disposal function incorporates all activities involved in: identifying and documenting/surveying organized activities and records making/keeping systems within a designated universe of records keeping responsibility; determining what documentation reflecting organised activity within a designated record making/keeping system should be retained and, conversely, what should be destroyed; authorising when, where, how and by whom these decisions will be implemented and documented;

Appraisal and Disposal Appraisal: The process of determining the value of records for further use, for whatever purpose, and the length of time for which that value will continue. Also known as evaluation, review or selection. Disposal: The actions taken with regard to records as a consequence of their appraisal and the expiration if their retention periods. Disposal schedule: The control document recording appraisal decisions and prescribing disposal action. Also known as disposal list, disposition schedule, records schedule, retention schedule, retention and disposal (or disposition) schedule or transfer schedule.

Penilaian Arsip Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.

SELEKSI-AKUISISI-PENILAIAN-RETENSI ARSIP SELEKSI : Proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau tujuan akuisisi yang lain. AKUSISI : Proses untuk memperoleh dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, atau penggantian pembelian oleh satu badan arsip yang diadakan. ACCESSION : Transfer fisik dan secara hukum dari kegiatan-kegiatan bahan-bahan yang sudah didokumentasi. Atau proses transfer bahan-bahan kepada repositori dalam kegiatan penambahan tunggal.

APPRAISAL : Proses evaluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan, bila arsip-arsipnya memiliki nilaiguna jangka panjang untuk menjamin kebutuhan preservasi oleh lembaga kearsipan. APPRAISAL : Proses evaluasi kegiatan-kegiatan bisnis untuk menentukan rekod/arsip yang mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk memenuhi kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan harapan masayarakat karena nilai guna kelanjutan.

PROSES PENILAIAN DAN DAUR HIDUP ARSIP Tahap I : Penciptaan Terjadi komunikasi, transaksi, mencatat/ dokumentasi kegiatan / kejadian atau keadaan Bentuk fisik, isi dan ciri-ciri lain Tahap II : Pemeliharaan dan Penggunaan Untuk rujukan atau acuan kegiatan Arsip direvisi, diorganisasi, ditata dan diatur kembali. Kalau tidak diperlukan lagi  inaktif Tahap III : Istirahat Penanganan arsip inaktif Berdasarkan jadwal retensi arsip (Disposal Schedule) Pengembangan Jadwal Retensi Arsip

Nilai guna primer dan sekunder TEORI PENILAIAN Berkembang : dari pendekatan tradisional ke pendekatan makro Pendekatan tradisional memperhatikan Nilai guna arsip yang berkelanjutan berdasarkan : Nilai guna primer dan sekunder Nilai guna fungsi fasilitatif dan substantif Nilai guna kebuktian dan informasional

Juga akan terlihat hubungan 3 entitas yaitu : Pencipta rekod/arsip Lanjutan ....... Juga akan terlihat hubungan 3 entitas yaitu : Pencipta rekod/arsip Fungsi dan proses dokumentasi oleh rekod/arsip Pengguna yang bersentuhan dengan fungsi dan yang pada gilirannya akan mempengaruhi keduanya. Kekuatan macro-appraisal adalah pada visi dan berkaitan.

Pendekatan penilaian makro  berdasarkan fungsi organisasi  mengidentifikasi, melihat dokumen arsip yang ada dalam fungsi bersangkutan.

Macro-appraisal dan functional analysis Berbeda dengan pendekatan tradisional – berbasiskan rekod, pendekatan bottom-up dan top-down. Macro-appraisal menilai guna rekod/arsip pada level organisasi - pemerintah, busines, departemen atau unit-dibandingkan pada dokumen level berkas individu. Strategi pendekatannya : analisis fungsi organisasi dan mengidentifikasi yang sangat berbeda: rekod yang mendukung fungsi akan disimpan

ANALISIS FUNGSI BISNIS Proses menganalisa/mengkaji apa yang tengah berlangsung dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan, serta menyajikannya dalam skema menyeluruh yang logis Suatu analisis fungsi akan menghasilkan : Pernyataan luas fungsi yang berkaitan dengan tujuan unit Kegiatan-kegiatan yang menggambarkan fungsi-fungsi tersebut Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun ke yang kecil, tindakan yang dapat dibedakan Hal-hal tersebut diatas dapat digunakan melakukan analisis fungsi bisnis ditambah tujuan dan strategi organisasi, analisis kegiatan bisnis untuk mengenali seluruh langkah pokok yang membuat kegiatan dan pengenalan seluruh transaksi yang terdiri dari setiap langkah dalam kegiatam bisnis

Appraisal process Regulatory environment Organisational needs Ability to conduct business Societies expectations Future research

Landasan Hukum PP No. 34/1979 SE/01/1981 Tentang penyusutan arsip SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip. SE/02/1983 Tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.

Pluralistic uses of archives Use One : Serve current bussiness /personal needs internal 0-7 years Use Two : Legal and regulatory obligations internal/govt.auditor 0-status of limitations Use Three : Social responsibility industry/profession 0-longterm /accountability other societal ‘watchdogs’ Use Four : Cultural transfer and Outside 0-indefinite educational research Researchers Use five : Cultural symbol Society at large 25 years - indefinite

Nilai ilmiah dan teknologi Reliability dan completenes KRITERIA PENILAIAN Nilai administrasi Nilai guna finansial Nilai hukum Nilai informasi Nilai guna kebutian Nilai ilmiah dan teknologi Faktor lain Duplikasi Accesibility Reliability dan completenes Cost of retention Scarcity Age Privasi

Kriteria Penilaian Nilai guna arsip/rekod Nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip. A. Nilai guna Primer (Primary values) Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.

Nilaiguna primer Nilai guna administrasi Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip. Contoh; undangan, dst Nilai guna keuangan/fiskal Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

Nilaiguna primer Nilai guna hukum Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh; Undang-undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian

………Lanjutan nilaiguna Nilai guna Sekunder (Secondary Values) Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. A.Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerja, sertifikat perusahaan dst.

Nilaiguna sekunder Nilai guna informasional Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst

Keuntungan Penilaian Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta sampai di accesion oleh organisasi. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat mengurangi biaya perservasi.

Prosedur Penilaian Membuat klas disposal Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen Melengkapi dokumentasi appraisal Diterapkan pada daerah lain Laporan untuk review

Alat Penilaian Arsip Survey arsip Jadwal retensi arsip Appraisal check list

Survey Survai Pengumpulan data melalui survai untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya,

Record Inventory

Appraisal check list Inventory rekod/arsip Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .

Appraisal and disposal planning needs to identify the records needed to capture sufficient evidence of business activities determine the length of time the records need to be kept decide and document the format and location in which the records need to be kept determine the ultimate disposal of the records (destruction or preservation as archives).

Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan (PP 34/1979 Pasal 2) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.

JADWAL RETENSI ARSIP : (RECORDS DISPOSAL SCHEDULE) DAFTAR SERIES SATU ORGANISASI DENGAN PENUNJUKKAN BAGAIMANA REKOD AKAN DIMUSNAHKAN SESUDAH PENCIPTAANNYA ATAU SESUDAH SELESAI PENGGUNAANNYA TUJUAN PENGEMBANGAN JRA : Merupakan dasar atau pegangan dalam program pengurangan atau pemusnahan rekod organisasi untuk mencapai efisiensi dan ekonomi organisasi karena : Memusnahkan rekod yang tidak berguna lagi Memungkinkan bahwa rekod-rekod mungkin dibutuhkan oleh organisasi untuk tujuan operasional atau hukum disimpan dalam jangka waktu tertentu yang sesuai Memenuhi kebutuhan hukum dalam retensi Mengidentifikasi dan memlihara rekod yang kemungkinan untuk kepentingan masyrakat atau sejarah Mensahkan pemusnahan rekod Mendukung pemeliharaan perlindungan rekod vital

Jadwal Retensi Arsip Membantu organisasi dalam perencanaan ruangan, alur kerja dan peralatan secara efektif Membuang rekod in-aktif dengan biaya rendah untuk fasilitas penyimpanan Meningkatkan dan memberdayakan penyimpanan serta penelusuran rekod aktif  informasi terbaru mudah dan cepat diakses kembali bila tidak bercampur dengan rekod yang sudah tidak terpakai Memberikan peluang media komputer penyimpanan untuk digunakan kembali Perencanaan efektif untuk pertumbuhan masa yang akan datang Perencanaan grup rekod yang cocok untuk memfasilitasi proses pemusnahan.

Jadwal retensi arsip Satu daftar yang memuat deskripsi ringkas series dokumen-rekod (berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi), lama masa simpan dokumen-rekod aktif/inaktif, serta tindakan atau rekomendasi terhadap series arsip yang habis masa simpannya.

Proses Penyusutan Penyiangan Pembuatan daftar Berita Acara Pelaksanaan Pemusnahan Dengan cara: 1. Peracikan 2. Secara Kimiawi 3. Dibakar

Lanjutan proses penyusutan…….. Penyiangan/identifikasi Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik. Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan berdasarkan prioritas pertama dan prioritas kedua, yaitu nilai guna penelitian dan historis permanen tanpa memperhatikanbentuk arsip. Kondisi fisik; dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari jamur, arsip dalam kondisi buruk, rapuh ataurusak harus diperbaiki atau dibuat copy lebih dahulu, staple dan penjepit harus dibuang, dokumen yang terlipat harus diluruskan

Berita Acara Berita Acara Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat unsur-unsur sebagai berikut: Hari/tanggal/bulan/tahun Nama yang menyerahkan Jabatan yang menyerahkan Nama jabatan yang menerima Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan Tanda tangan kedua belah pihak.

Prinsip-prinsip penghancuran arsip Adanya wewenang/otoritas Timely Aman/rahasia Terdokumentasi Kesesuaian/ramah lingkungan

Penghancuran informasi sensitif Informasi personal Informasi keuangan/finansial/komersial Informasi rahasia Informasi tentang penyelidikan Informasi tentang kemungkinan adanya resiko

STORAGE The Storage function is largely concerned with the physical preservation and care of records and archives through the use of archivally sound and/or appropriate : recording technology and media, packaging components/supplies, storage equipment, facilities, macro- and micro-environments; handling procedures during retrieval/refile, use, copying, display, transfer and transport;

macro-preservation actions including: - risk assessment and minimisation; - preventative and protective intervention activities; - disaster response and recovery planning; - collection and environmental stability monitoring; and - informational copying/media migration; micro-conservation treatments to stabilise, repair, strengthen and/or protect individual documents or series.

SUSTAIN The final CADSS letter represents Sustain, which is used here as a synonym for management - the function that sustains the recordkeeping regime as a viable and effective component of its host organisation.

Sumber Bacaan Ham, Gerald F. 1193. Selecting and appraising archives and manuscripts. (Archival Fundamentals Series). Chicago : ASA. hal. 25-37. ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records Management 2001. Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate record keeping. 2nd.ed. Melbourne :Addison Wesley Longman. Saffady, William. 2004. Records and Information Management : Fundamentals Practice. Kansas : ARMA International