TIM KERJA

A team is a formal group made up of independent individuals who are responsible for the attainment of a goal B Dumain (1994) A team is a group which shares, and says it shares, a common purpose and recognises that it needs the efforts of every one of its members to achieve this. A team is a team when it sees itself as a team, is going in the team direction, and has worked out its own team ways. D.R. Stewart (1992) Handbook of Management 2nd edition, Prentice Hall

A team is a group of people who “purposefully interact towards the achievement of particular goals or aims.” S.R. Robbins (1999) Essentials of Organisational Behaviour Prentice Hall Definisi tim beragam tetapi memiliki 3 elemen penting, yakni : 1) Saling ketergantungan anggota kelompok 2) Ada yang dihasilkan kelompok 3) Kelompok beroperasi dalam organisasi

Why Teams? “Given an impossible task team members will reinforce each other’s confidence as they seek to turn the impossibility into reality. The collective ability to innovate is stronger than that of the individual because the combined brainpower of a team, however small in number, exceeds that of any one person. Heller and Hindle (1998) Essential Manager’s Manual London, Dorling Kindersley Ltd

Why Teams? None of us is as smart as all of us Kenneth Blanchard (The One Minute Manager)

Contoh Tim Kerja Quality control circles. Task forces. Safety committees. Sales teams. R&D groups.

Jenis tim kerja (Kimball Fisher & Associates) 1)Natural Work Teams, bersifat permanen. Misal bag. Radiologi di RS 2)Cross-Functional Teams, tujuannya tergantung fungsinya. Misal bag keamanan 3)Small Project Teams, bersifat temporer sampai sebuah tugas selesai 4) Special Purpose Teams, bersifat sementara tetapi jangkauan tugasnya luas

Ini tim kerja atau bukan ? –Mahasiswa dalam 1 pondokan –Mahasiswa satu program studi –Mahasiswa mengerjakan tugas kelompok –Mahasiswa dalam sebuah kepanitiaan Prepared by the Society for Industrial and Organizational Psychology - SIOP

Pengaruh ukuran terhadap tim kerja (Hellriegel, D, Slocum, J W and Woodman, R W Organisational Behaviour, 8 th ed. South Western College Publishing. Division of Thompson Publishing) Dimension Team Size 2-7 members8-12 members13-16 members 1 Demands on leaderLowModerateHigh 2 Direction by leaderLowLow to ModerateModerate to High 3 Member tolerance of direction by leader Low to ModerateModerateHigh 4 Member inhibitionLowLow to ModerateHigh 5 Formalisation of rules and procedures LowLow to ModerateModerate to High 6 Time required for reaching judgement decisions Low to ModerateModerateModerate to High

Bgm tim kerja yang sukses ? 1) Kualitas/Kuantitas/Waktu – hrs menghasilkan spt yg diinginkan. 2) Kemampuan bekerja bersama 3) Apa kesempatan pengembangan diri dan kesejahteraan Ketiga hal tersebut harus berjalan seimbang Prepared by the Society for Industrial and Organizational Psychology - SIOP

Creative TEAMS …..are SUCCESSFUL TEAMS! * People with different styles * People with different backgrounds * People with different angles Belbins 9 team roles

Mengapa tim kerja gagal ? Tim bekerja setengah setengah.Why? –B–Bekerja tidak tepat –K–Kurang dukungan pimpinan organisasi –K–Kurang informasi –K–Kurangnya ketrampilan anggota kelompok Tidak adanya dukungan dari dalam maupun dari luar tim Prepared by the Society for Industrial and Organizational Psychology - SIOP

Pengambilan Keputusan dalam Tim Kerja Jenis-jenis pengambilan keputusan tim –M–Majority Vote (> 50%) –M–Multivoting (tiap anggota > 1 suara) –U–Unanimous Vote (semua sepakat) –C–Consensus (ada yg tidak setuju tetapi mendukung suara mayoritas) Prepared by the Society for Industrial and Organizational Psychology - SIOP

Masalah yang muncul dalam pengambilan keputusan kelompok Lower status members have less influence Group decision is not always “correct” Group discussion makes people more confident of their consensus decision Groups tend to adopt minimally acceptable solutions Social loafing (as size increases) Groupthink.

A group is a number of people who  interact with each other;  are psychologically aware of each other;  perceive themselves aware of each other  or perceive themselves to be a group. EH Schein (1980) Organisational Psychology Prentice Hall Kelompok

A group is likely to be temporary, to have no managerial objectives, to have no clear accountability for its performance and often no clear leader. A team, by contrast, is usually more permanent in nature, is accountable for the achievement of defined areas of performance and has a defined leader A Mumford (1993) How Managers Develop Hampshire Gower. p118 Groups vs Teams

Faktor penting dalam perilaku kelompok Size Leadership Nature of the task Cohesiveness Nature/Motivation of Members Group Norms Individual Roles Environment

Pengambilan Keputusan Kelompok Otokratik (pengambilan keputusan oleh pimpinan berdasarkan informasi yang dimiliki) Demokratik (pengambilan keputusan oleh anggota kelompok berdasarkan suara terbanyak) Konsensus (pengambilan keputusan berdasarkan 100% kesepakatan anggota)

Kelebihan dan kekurangan pengambilan keputusan kelompok Kelebihan : -Pengetahuan dan pengalaman lbh luas -Diterima semua anggota -Sangat mungkin dikritik, dibahas -Masalah dapat dibagi pada anggota Kekurangan : -Lambat -Menciptakan konflik intragroup -Potensial tjd groupthink dan group polarization -Anggota tertentu dpt mendominasi keputusan (misal pimpinan)

Groupthink & Group Polarization Groupthink : sindrom yang ditandai dengan kecenderungan mencari kesepakatan dalam kelompok kohesif untuk mengambil keputusan sehingga mengurangi kemampuan kelompok dalam mengambil keputusan kritis. Group polarization : kecenderungan kelompok untuk membuat keputusan yang lebih ekstrim dibandingkan dengan keputusan yang diambil anggota kelompok secara individual.

KOMUNIKASI

Proses komunikasi Pengertian komunikasi : Alur informasi antara seseorang atau kelompok dengan orang lain atau kelompok lain

Aspek-aspek : a.Sender (encoder) : tempat asal komunikasi b.Receiver (decoder) : penerima c.Encoding : proses mempersiapkan pesan yang akan disampaikan dg mencari bentuk atau kode tertentu. Kode tsb bisa verbal atau non verbal (body languange)

d. Channel (media penyampai pesan) - Tidak tertulis : tatap muka, telepon - Tertulis : memo, e. Decoding : proses menterjemahkan pesan agar dimengerti

. f. Feedback : pemberitahuan bahwa sebuah pesan telah diterima dan dimengerti. g. Noise : gangguan selama komunikasi berlangsung sehingga tidak efektif. Bisa berupa suara fisik atau psikologis (persepsi, bias).

Macam-macam channel a. a. Meeting - Dpt menggunakan visual - Dpt menggunakan visual - Melibatkan beberapa hal sekaligus - Melibatkan beberapa hal sekaligus - Alur dua arah - Alur dua arah - Butuh waktu, rumit - Butuh waktu, rumit - Kemungkinan ada dominasi - Kemungkinan ada dominasi

Macam-macam channel b. b. Teleconference - Irit waktu bepergian - Irit waktu bepergian - Visual - Visual - Persiapan lebih matang - Persiapan lebih matang - Mengurangi pengaruh kekuatan / status - Mengurangi pengaruh kekuatan / status - Tidak ada kontak personal langsung - Tidak ada kontak personal langsung - Mahal biayanya - Mahal biayanya - Tidak cocok untuk brainstrorming awal - Tidak cocok untuk brainstrorming awal

Macam-macam channel - c. - c. Laporan formal - Komplit dan menyeluruh - Komplit dan menyeluruh - Materi pesan terorganisisr - Materi pesan terorganisisr - Dapat disebarluaskan - Dapat disebarluaskan - Lebih personal - Lebih personal - Perlu waktu utk cermat membacanya - Perlu waktu utk cermat membacanya - Bahasa mungkin kurang dimengerti - Bahasa mungkin kurang dimengerti - Hanya satu arah saja - Hanya satu arah saja - Umpan balik dapat tertunda - Umpan balik dapat tertunda

Macam-macam channel d. d. Tatap muka - visual - visual - ada kontak personal - ada kontak personal - dapat menunjukkan dan menjelaskan - dapat menunjukkan dan menjelaskan - dapat mengatur suasana hati - dapat mengatur suasana hati - umpan balik cepat - umpan balik cepat -butuh waktu -butuh waktu - butuh berfikir spontan - butuh berfikir spontan

Macam-macam channel - susah berakhir / berujung - susah berakhir / berujung - ada tekanan krn status atau power - ada tekanan krn status atau power e. e. Memorandum - singkat - singkat - dapat diarsip - dapat diarsip - tidak ada kontrol - tidak ada kontrol - hanya satu arah - hanya satu arah

Faktor yang mempengaruhi alur komunikasi Faktor sumber pesan spt status dalam organisasi, keahlian dan pengetahuan, dpt dipercaya, gaya komunikasi, ketrampilan encodingFaktor sumber pesan spt status dalam organisasi, keahlian dan pengetahuan, dpt dipercaya, gaya komunikasi, ketrampilan encoding Faktor channel, yakni pemilihan media yang tepatFaktor channel, yakni pemilihan media yang tepat Faktor penerima (hubungan baik pemberi pesan dg penerima, ketrampilan decoding si penerima)Faktor penerima (hubungan baik pemberi pesan dg penerima, ketrampilan decoding si penerima)

Komunikasi non verbal Bentuk : ekspresi wajah, tekanan suara, gerak tubuh, gaya berpakaian, sentuhan, jarak.Bentuk : ekspresi wajah, tekanan suara, gerak tubuh, gaya berpakaian, sentuhan, jarak. Fungsi komunikasi non verbal bagi pengirim pesan :Fungsi komunikasi non verbal bagi pengirim pesan : a. Pengganti pesan verbal a. Pengganti pesan verbal b. Melengkapi pesan verbal (misal gerak+suara) b. Melengkapi pesan verbal (misal gerak+suara)

Komunikasi non verbal c. Membawa impresi tertentu (misal : sales mencitrakan kepedulian pada pelanggan) c. Membawa impresi tertentu (misal : sales mencitrakan kepedulian pada pelanggan) d. Membawa perasaan tersembunyi (misal mengatakan pujian tapi nada suara tidak mendukung pujian itu) d. Membawa perasaan tersembunyi (misal mengatakan pujian tapi nada suara tidak mendukung pujian itu)

Komunikasi non verbal Fungsi komunikasi non verbal bagi penerima pesan :Fungsi komunikasi non verbal bagi penerima pesan : a. Memberi informasi tambahan a. Memberi informasi tambahan b. Mempersepsi sikap, kepribadian atau kompetensi si pengirim pesan. b. Mempersepsi sikap, kepribadian atau kompetensi si pengirim pesan.

Alur komunikasi Ke bawah, melalui hirarki yang berisi instruksi, arahan, informasi prosedur kerja, kebijakan organisasi, umpan balik kinerja, informasi bantuan tenaga. Ke atas, melalui hirarki yang berisi informasi yang diperlukan atasan, umpan balik ke atas, keluhan, saran kepada atasan Sejajar, antar kolega. Dilakukan pada level yang sama dalam organisasi.

Penghambat komunikasi Filtering, penyaringan materi pesan, terjadi pada : - komunikasi ke bawah (mudah paham, takut bocor) - komunikasi ke atas (takut informasi jelek ketahuan) - komunikasi sejajar (ada persaingan)

Censoring, kecenderungan penghilangan informasi kepada penerima, mungkin juga diputuskan tidak akan disampaikan. Exaggeration, distorsi informasi dg melebihkan perkiraan, meminimalisir fakta dsb

Jaringan Komunikasi Sentralisasi Rantai Y Roda

Jaringan Komunikasi Desentralisasi Lingkaran Semua saluran Lingkaran Semua saluran

Formalitas Jalur Komunikasi Organigram / hirarki

Formalitas Jalur Komunikasi Sosiogram / grapevine Mendasarkan pola persahabatan, kebiasaan dan efisiensi Sisi negatif : rumor (informasi faktual yg belum tentu kebenarannya)