PERTEMUAN KE-6 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Tahapan dalam Menyusun Pesan Komunikasi Tertulis Perencanaan - Maksud/tujuan komunikasi. - Audiens yang akan menerima pesan. - Ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan. - Saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.

Pengorganisasian Mengorganisasikan ide-ide & dituangkan dalam draft. Proses: Merangkai kata. Merangkai kalimat. Merangkai paragraf. Memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya

Revisi Telaah maksud & isi pesan: Cek, ricek, revisi/perbaikan. Substansi pesan. Gaya penulisan. Struktur kalimat. Tingkat pemahaman. Cek, ricek, revisi/perbaikan. Mencapai rencana efektif.

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis Suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh & merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.

Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Merupakan langkah awal 1. PENENTUAN TUJUAN Merupakan langkah awal dalam merencanakan suatu pesan bisnis.

Mengapa Tujuan Harus Jelas? Membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Membantu proses pengambilan keputusan, yang mencakup: Keputusan untuk meneruskan pesan. Keputusan untuk menanggapi audiens. Keputusan untuk memusatkan isi pesan. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan.

Tujuan Komunikasi Bisnis Memberi Informasi Melakukan Persuasi Melakukan Kolaborasi

Hubungan Partisipasi Audiens & Pengendalian Komunikator Kolaborasi Tinggi Persuasi Menengah PARTISIPASI AUDIENS Informasi Rendah Rendah Menengah Tinggi PENGENDALIAN KOMUNIKATOR

Tujuan Umum & Khusus Komunikasi Bisnis Tujuan Khusus Memberi Informasi Meyakinkan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran Membujuk Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan Kolaborasi Membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru

Pertimbangan Pengiriman Pesan Apakah tujuan tersebut realistik? Apakah waktunya tepat? Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? Apakah tujuan selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

2. ANALISIS AUDIENS Tahap kedua: memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Cara mengembangkan profil audiens: Menentukan ukuran & komposisi audiens. Siapa audiensnya. Reaksi audiens. Tingkat pemahaman audiens. Hubungan komunikator dengan audiens. Contoh: Rapat Pemegang Saham, analisis audiens??

Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi Temukan/cari apa yang diinginkan oleh audiens. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Berikan semua informasi yang diperlukan. Pastikan bahwa informasinya akurat. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens.

Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasi: Mengatur pesan sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah: Pendekatan argumentatif rasional. Pendekatan emosi (audiens oriented).

3. PENENTUAN IDE POKOK Setelah menganalisa tujuan & audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok (main idea). Hal-hal lainnya adalah ide pendukung (supporting idea).

Topik & ide pokok adalah hal yang berbeda. Topik: Subjek pesan yang lebih luas Ide pokok: Pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi & tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Contoh: Seminar “Gaya Hidup Seks Sehat Para Pemuda & Remaja” oleh dr. Boyke. Topik & Ide Pokok??

Teknik Curah Pendapat Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu. Untuk dapat mengidentifikasikan ide pokok, diperlukan kreativitas & pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat (brainstroming).

Beberapa Teknik Curah Pendapat: Storyteller’s tour. Random list. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet. Journalistic Approach. Question & Answer Chain (Audiens perspective).

? Trivia Time ? Dari beberapa teknik brainstorming, teknik manakah yang terbaik untuk digunakan dalam menyusun ide dan topik pesan bisnis??

4. SELEKSI SALURAN & MEDIA Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran: Oral (lisan) & Written (tertulis). Pilihan oral atau written bergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, & karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Faktor-faktor Memilih Saluran Terbaik Seberapa penting pesan. Jumlah & kecepatan umpan balik yang diperlukan. Seberapa perlu catatan permanen. Biaya. Tingkat formalitas yang diinginkan.

MEDIA LISAN KEUNGGULAN: KELEMAHAN: Menyediakan umpan balik dengan segera. Memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi. Meliputi berbagai isyarat non verbal (baik isyarat fisik maupun perubahan nada suara). Memungkinkan mengekspresikan emosi dibalik pesan. KELEMAHAN: Membatasi partisipasi bagi mereka yang hadir secara fisik. Tidak menyediakan rekaman komunikasi yang permanen dan dapat dibuktikan, tanpa alat perekam tertentu. Mengurangi kendali komunikator pada pesan.

MEDIA TULISAN KEUNGGULAN: Memungkinkan untuk membuat rencana dan mengendalikan pesan. Menawarkan sebuah catatan permanen dan dapat diverifikasi. Membantu menjangkau seorang penerima yang secara geografis berada jauh. Dapat digunakan untuk menghindari interaksi dengan segera. Meredam setiap komponen emosional yang tidak pantas. KELEMAHAN: Tidak kondusif untuk umpan balik yang cepat. Kekurangan isyarat non verbal sebagaimana yang diberikan oleh media lisan. Membutuhkan waktu lebih lama dan lebih banyak sumber daya untuk membuat dan mendistribusikannya. Membutuhkan keterampilan khusus dalam persiapan dan untuk menyiapkan dan memproduksinya.

MEDIA ELEKTRONIK KEUNGGULAN: KELEMAHAN: Mengirimkan pesan dengan cepat. Menjangkau banyak penerima yang secara fisik berada jauh dari Saudara. Menjangkau penerima yang tersebar secara pribadi. Menawarkan kekuatan format multimedia yang persuasif. Dapat meningkatkan akses dan keterbukaan dalam organisasi. KELEMAHAN: Bila digunakan kurang hati-hati dapat menciptakan ketegangan dan konflik. Sangat mudah untuk digunakan secara berlebihan. Tidak mempunyai privasi. Secara serius dapat menurunkan produktivitas karyawan.

Komunikasi Lisan & Tertulis Komunikasi Tertulis Menginginkan umpan balik segera dari audiens. Pesan relatif sederhana & mudah diterima. Tidak memerlukan catatan permanen. Dapat mengumpulkan audiens lebih mudaj atau ekonomis. Menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah. Tidak memerlukan umpan balik segera. Pesan sangat rinci, kompleks, & memerlukan perencanaan yang hati-hati. Memerlukan catatan permanen. Ingin mencapai audiens yang luas. Ingin meminimalisasikan distorsi penyampaian pesan. Media Komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan. Telepon & surat suara (voice mail). VOIP (Voice Over Internet Protocol). Audiotape & videotape. Telekonferensi & konferensi video. Surat-surat, memo, laporan, proposal. Email. Surat reguler & khusus. Faksimile.

PENGGUNAAN PALING TEPAT SALURAN PENGGUNAAN PALING TEPAT Tatap Muka Membujuk, menyampaikan berita buruk, berbagi pesan pribadi. Telepon Menyampaikan & mendapatkan informasi cepat, bahasa tubuh tidak penting, tidak perlu berttemu langsung. Pesan suara (Voice mail message) Meninggalkan informasi penting/rutin yang dapat dijawab oleh penerima pada saat ia sempat. Faksimili Pesan melintasi zona waktu/batasan internasional, ketika catatatn tulis penting, dibutuhkan kecepatan. E-Mail Butuh umpan balik tetapi tidak segera, efektif untuk berkomunikasi dengan peserta banyak & tersebar.

PENGGUNAAN PALING TEPAT SALURAN PENGGUNAAN PALING TEPAT Rapat kelompok tatap muka Keputusan & konsensus penting; tidak efisien hanya mendistribusikan informasi. Video/ Telekonferensi Ketika interaksi & konsensus kelompok penting, tetapi anggota kelompok tersebar secara geografis. Memo Catatan tertulis menjelaskan kebijakan, prosedur, mengumpulkan informasi dalam organisasi. Surat Membutuhkan catatan tertulis korespondensi dengan pihak eksternal organisasi. Laporan/ Proposal Menyampaikan data yang kompleks secara internal atau eksternal.

Komunikasi Menggunakan Surat Mengapa perusahaan menggunakan surat bisnis? Surat yang dikirimkan harus mampu membangun kesan positif. Surat sebagai “kertas yang mewakili pengirim”.

Komunikasi Menggunakan Memorandum MEMO: formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan. MEMO: ≠ Surat. Ringkas & to the point.

Contoh Memo: Kepada: Mr. X Dari: Mr. Y Perihal : Laporan Efektifitas Tgl: 12-02-07 Tanda Bahaya Laporan tentang efektifitas alarm tanda bahaya kami sampaikan sebagai terlampir. Saya harap Saudara dapat mengembalikan berkas laporan tersebut dalam minggu ini. Manajer pemasaran tidak menghendaki laporan tersebut diketahui oleh pihak luar sebelum keandalannya dapat dibuktikan.

Referensi Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta. Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga