ROSAD MA’ALI EL HADI, IR., MPd. PENGANTAR MANAJEMEN ROSAD MA’ALI EL HADI, IR., MPd.

PENDAHULUAN Manajemen merupakan suatu ilmu, karena memiliki karakteristik pokok seperti halnya karakteristik pokok ilmu yang telah dideskripsikan di atas. Demikian juga manajemen merupakan suatu ilmu karena dalam manajemen diaplikasikan langkah-langkah metode ilmiah tertentu. Langkah-langkah metode ilmiah yang diaplikasikan dalam manajemen tersebut adalah : Observasi; Rumusan permasalahan; Akumulasi dan klasifikasi fakta tambahan yang baru; Generalisasi; Rumusan hipotesis; Testing dan verifikasi.

Definisi Manajemen Harold Koontz dan Cyril O’donnel. Manajemen adalah usaha pencapaian suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian. R. Terry Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. James F. Stoner Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan John D. Millett Manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan. Millett lebih menekankan bahwa manajemen sebagai suatu proses, yaitu suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lain saling berurutan.

Tujuan Manajemen Menyelesaikan tugas secara efisien dan efektif adalah penting, akan tetapi yang lebih penting yaitu mengetahui tentang hal-hal yang harus dilakukan dan memastikan bahwa tugas yang diselesaikan bergerak ke arah tujuan. Tujuan manajemen adalah suatu yang ingin direalisasikan, menggambarkan cakupan tertentu dan menyarankan pengarahan kepada usaha seorang manajer. Berdasarkan pengertian di atas, minimum dapat diambil empat elemen pokok, yaitu : Sesuatu yang ingin direalisasikan (goal); Cakupan (scope); Ketepatan (definitness); Pengarahan (direction).

Tujuan utama : G.R. Terry mengklasifikasi tujuan menurut tingkatan yang ada dalam suatu organisasi sebagai berikut : Tujuan Pokok Tujuan Bagian Tujuan Kelompok Tujuan Kesatuan Tujuan Individu ORGANISASI

Elemen-elemen Manajemen No. Elemen dasar Deskripsi Spesifik 1. Elemen Sifat Manajemen sebagai suatu seni; Manajemen sebagai suatu ilmu. 2. Elemen Fungsi Perencanaan; Pengorganisasian; Pengarahan; Pemotivasian; Pengendalian. 3. Elemen Sasaran / Obyek Orang / manusia; Mekanisme kerja. 4. Elemen Tujuan Sasaran (Objective); Maksud (Purpose); Misi (Mission); Batas waktu (deadline); Standar (standard); Target; Jatah (Quota).

Unsur-unsur Manajemen Dari pengertian manajemen di atas telah dikemukan bahwa manajemen adalah suatu proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Sumber daya manusia dan sumber daya lain yang diperlukan tersebut disebut sebagai unsur-unsur manajemen. Lebih lengkapnya, unsur-unsur manajemen ini dapat dikelompokkan menjadi : Manusia (Men); Bahan (Materials); Mesin/Peralatan (Machines); Metode/Cara Kerja (Methods); Modal Uang (Money).

Tingkatan Manajemen Board of Director Top Manager President Middle Manager First Line Manager Non Manager President Departement Superintendent General Foremant Foremant Operators

Fungsi Manajemen (George R. Terry) Perencanaan (Planning), manajer memilikin deskripsi pekerjaan sebagai berikut : Menetapkan, mendeskripsikan dan menjelaskan tujuan; Memprakirakan; Menetapkan syarat dan dugaan tentang kinerja; Menetapkan dan menjelaskan tugas untuk mencapai tujuan; Menetapkan rencana penyelesaian; Menetapkan kebijakan; Menetapkan standar-standar dan metode penyelesaian; Mengetahui lebih dahulu permasalahan yang akan datang dan mungkin terjadi.

Fungsi Manajemen (George R. Terry) 2. Pengorganisasian (Organizing), manajer memilikin deskripsi pekerjaan sebagai berikut : Mendeskripsikan pekerjaan dalam tugas pelaksanaan; Mengklasifikasikan tugas pelaksanaan dalam pekerjaan operasional; Mengumpulkan pekerjaan operasional dalam kesatuan yang berhubungan dan dapat dikelola; Mmenetapkan syarat pekerjaan; Mengkaji dan menempatkan individu pada pekerjaan yang tepat; Mendelegasikan otoritas yang tepat kepada masing-masing manajemen; Memberikan fasilitas ketenagakerjaan dan sumber daya lainnya; Menyesuaikan organisasi ditinjau dari sudut hasil pengendalian.

Fungsi Manajemen (George R. Terry) 3. Penggerak (Actuating), manajer memilikin deskripsi pekerjaan sebagai berikut : Memberitahu dan menjelaskan tujuan kepada para bawahan; Mengelola dan mengajak para bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin; Membimbing bawahan untuk mencapai standar operasional (pelaksanaan); Mengembangkan bawahan guna merealisasikan kemungkinan sepenuhnya; Memberikan orang hak untuk mendengarkan; Memuji dan memberikan sanksi secara adil; Memberi hadiah melalui penghargaan dan pembayaran untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan baik; Memperbaiki usaha penggerakan dipandang dari sudut hasil pengendalian.

Fungsi Manajemen (George R. Terry) 4. Pengendalian (Controlling), manajer memilikin deskripsi pekerjaan sebagai berikut : Membandingkan hasil dengan rencana pada umumnya; Menilai hasil dengan standar hasil pekerjaan; Menciptakan alat yang efektif untuk mengukur pelaksanaan; Memberitahukan alat pengukur; Memudahkan data yang detail dalam bentuk yang menunjukkan perbandingan dan pertentangan; Menganjurkan tindakan perbaikan apabila diperlukan; Memberitahukan anggota tantang interpretasi yang bertanggung jawab; Menyesuaikan pengendalian dengan hasil.

Manajemen, Manajer dan Kepemimpinan Seni dan ilmu dalam perencana, pengorga-nisasi, pengarah, pemo-tivasi dan pengendali terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan Seseorang yang bertindak sebagai perencana, pengor-ganisasi, pengarah, pemo-tivasi dan pengendali terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan Sikap yang harus dimiliki oleh perencana, pengorga-nisasi, pengarah, pemotivasi dan pengendali Seni, ilmu dan proses-nya Orang atau pelakunya. Sifat atau jiwanya.

Tugas dan Fungsi Manajer Memahami misi perusahaan (arah dan ruang gerak bisnis) Mengantisipasi keadaan dan persoalan masa depan Menentukan tujuan Menentukan courses of action Menyiapkan sumber daya Mengendalikan penggunaan sumber daya Siap menghadapi kontingensi

MANAGERIAL PERFORMANCE (DRUCKER) EFICIENCY : hubungan input-output  menghasilkan dengan sumber-sumber yang ekonomis (doing thing right) EFECTIVENESS : kemampuan untuk menentukan tujuan serta kemampuan untuk mencapainya (doing the right thing)

PERSOALAN DASAR MANAJEMEN Ketidakpastian : ketidak-lengkapan informasi mengenai masa depan Keterbatasan : keterbatasan sumber daya

Pendekatan Manajemen Pendekatan Kewira-usahaan : intutif dan agresif, dramatic leap forward in face of uncertainty Pendekatan Penyesuaian : konservatif, pertumbuhan tanpa pola Pendekatan Terencana : sistematis, terstruktur, rasional

Atribut Manajemen Kekuasaan : pelaksanaan tugas dan fungsi (memerlukan dukungan kekuasaan) Tujuan : pencapaiannya menuntut kemitmen dan motivasi Proses : pelaksanaan tugas dan fungsi Manusia : pendukung proses Sumber daya : fisik dan non fisik

Keterampilan Manajer Keterampilan Konseptual (Conceptual skill) : kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kegiatan unit organisasi sebagai suatu sistem serta melaukan antisipasi dari dampak perubahan suatu unit organisasi terhadap unit yang lain Keterampilan meng-Handle Manusia (Human skill) : kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain dan mengerti tentang memotivasi orang lain sebagai individu atau kelompok Keterampilan Teknis (Technical skill) : kemampuan untuk menggunakan prosedur, teknik atau pengetahuan dalam bidang tertentu (engineer, accountant, ahli bedah)

Keterampilan Manajer Keterampilan Konseptual (Conceptual skill) : analitik, berpikir logis, membuat konsep, hubungan kompleks, ambiguous, pemecahan masalah, analisa/antisipasi perubahan Keterampilan meng-Handle Manusia (Human skill) : perilaku manusia, proses interpersonal, memahami perasaan, sikap, motif orang lain, berkomunikasi, membuat hubungan kooperatif Keterampilan Teknis (Technical skill) : metoda, proses, prosedur, menggunakan alat, mengoperasikan peralatan

Kekuasaan Manajerial 1. Position power : kekuasaan yang bersumber dari status atau posisi resmi manajer dalam suatu organisasi a. Reward power : kemampuan untuk mempengaruhi melalui imbalan b. Coercive power : kemampuan untuk mempengaruhi melalui hukuman c. Legitimate power : kemampuan untuk mempengaruhi melalui otoritas formal 2. Personal power : kekuasaan yang bersumber dari individu manajer tersebut atau kualitas kepribadiannya yang unik a. Expert power : kemampuan untuk mempengaruhi melalui keahlian khusus dan informasi yang dimilikinya b. Reference power : kemampuan untuk mempengaruhi melalui identifikasi personal

Peran Manajer Peran INTERPERSONAL : membantu organisasi supaya berjalan lancar FIGURE HEAD : memiliki peran untuk tampil pada acara formal atau melaksanakan tugas sosial LEADER : bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengarahkan bawahan LIASION : menjaga hubungan dengan pihak yang terkait dan menyediakan informasi Peran INFORMASIONAL : menerima dan mengkomunikasikan informasi MONITOR : mencari dan menerima informasi

Peran Manajer DESSIMINATOR : menyalurkan informasi kepada yang membutuhkan (informasi yang dikirimkan dapat saja telah ditafsirkan oleh manajer ybs. SPOKE PERSON : menyampaikan tentang kebijakan strategi serta rencana perusahaan Peran PENGAMBILAN KEPUTUSAN : ENTREPRENEURS : mencari peluang bisnis untuk memulai proyek baru atau proyek perbaikan untuk perubahan DISTURBANCE HANDLER : mengambil tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan RESOURCES ALLOCATOR NEGOCIATOR

Peran Manajer Modern STRATEGIC PARTNER : proses strategi  interaksi yang konsisten antara individu dengan perencanaan strategi CHANGE AGENT : kapasitas perubahan  pengembangan “trust”, pemecahan masalah dan perencanaan program pelaksanaan EMPLOYEE CHAMPION : komitmen karyawan dan kompetensi  “listening, responding and meeting employee resource needs” ADMINISTRATIVE EXPERT : efisiensi proses  “re-engineering” proses kerja dan “managing” infrastruktur

Evolusi Sistem Manajemen 1. Management by control (of performance) : Change is slow System and procedure manuals Financial control 2. Management by exploration Change are accelerated, but the future could be predicted Operations budgeting Capital budgeting Long range planning 3. Management by anticipation

EVOLUSI KONSEP STRATEGI Produk/jasa apa yang akan ditawarkan ? Pelanggan mana yang akan dilayani ? Bagaimana fungsi-fungsi diatur ? Bagaimana sumber-sumber didistribusikan ? Strategi tingkat fungsional: Penetapan kerangka dasar untuk mengelola setiap fungsi di dalam organisasi: finance, R&D, SDM, dst.

Latihan Keterampilan Konseptual (Conceptual skill) : kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kegiatan unit organisasi sebagai suatu sistem serta melaukan antisipasi dari dampak perubahan suatu unit organisasi terhadap unit yang lain Buat konsep : Bagaimana penanganan korban gunung merapi di Jogyakarta secara komprehensip? Jelaskan konsep saudara dengan rincian ringkas: Apa esensi Tujuan yang harus dicapai? Prinsip apa yang harus dipegang? Pendekatan apa yang paling sesuai? Program apa yang harus dikembangkan? Alternatif mana yang harus dipilih?

WASSALAM Terima kasih