Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan-Pesan Positif Mulai dengan pernyataan ide pokok yang jelas, diikuti denganpenjelasan secara rinci dan diakhiri dengan pernyataan yang ramah dan harapan tindakan. Strategi penulisan untuk permintaan rutin dan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan langsung.

Pendekatan langsung Keunggulan : 1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan. 2. Menekankan pada hasil suatu analisis; 3. Menghemat waktu bagi audien karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yg perlu memperoleh perhatian.

Pendekatan langsung Kelemahan : 1. faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya; 2. Kesediaan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yg telah diajarkan sebelumnya.

Penulisan Pesan-pesan Positif Komponen-komponen penting dalam penulisan pesan-pesan poositif : Ide-ide pokok yang jelas  menyampaikan informasi mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan dari audiens. 2. Penjelasan yang rinci  Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu menjelaskan poin-point secara lengkap. Penutup surat kemukakan keramaha dan tindakan khusus yang diharapkan

Pesan-Pesan GOODNEWS dan GOODWILL Good news tentang pekerjaan Menggunakan pendekatan langsung Contoh : penerimaan kerja; kenaikan pangkat/jabatan/posisi; memperoleh bonus kerja; tunjangan hari raya; kenaikan gaji; dan penghargaan prestasi kerja

Pesan-Pesan GOODNEWS dan GOODWILL Good news Produk Menggunakan pendekatan langsung Contoh : pemberian diskon harga produk; membeli produk dengan jumkah tertentu akan mendapatkan hadiah tertentu (kalender,souvenir aksesoris dll)

Pesan-Pesan GOODNEWS dan GOODWILL Pesan-Pesan Goodwill Goodwill adalah perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui : Pemberian selamat kepada orang lain (kenaikan jabatan) Penyampaian selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok (selamat ulang tahun, ucapan pneyelasain studi dll)

Menulis Jawaban Positif 1. Surat Konfirmasi Pesanan Biasa digunakan untuk menyatakan bahwa pesanan telah diterima. Dengan menggunakan pendekatan langsung Bagian awal : berisi pernyataan kabar baik bagian tengah ; kapan pengiriman, harga barang, biaya pengiriman, pajak dan penjelasan kemungkinan munculnya masalah terhadap barang bagaian akhir :meyakinkan kepada audiens apa yang Anda lakukan berikutnya.

2. Menjawab pertanyaan informasi Menjawab permintaan dengan penawaran potensial. konsumen prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog, brosur, dll utk membantu mereka mengambil keputusan. Surat tanggapan yang sopan, bersedia membantu dapat menggugah mereka untuk membeli. Menjawab permintaan Tanpa Penjualan beberapa permintaan dari luar tidak mempunyai kesempatan untuk menjual suatu produk. Dalam menjawab permintaan tersebut. Dalam menjawab tsb : (1) menjawab semua pertanyaan dgn jujur dan lengkap; (2) berikan kesan yang menyenangkan