© 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan Website: PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK IF015IF020 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI1MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

LAHIRNYA PROYEK PERTEMUAN - 2 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI2MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

BAHASAN  Sistem Informasi dalam organisasi  Proyek sebagai sarana strategi organisasi  Lahirnya proyek internal  Proyek internal  Proyek eksternal FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI3MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI4MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS LOGISTIK KELUAR OUT-BOUND LOGISTICS PEMASAR- AN DAN PENJUAL- AN LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGIS- TICS) INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN MANAJEMEN SDM PENGEMBANGAN TEKNOLOGI PEMBELIAN SUMBER DAYA OPERASI LAYANAN PELANG- GAN KEUNG- GULAN BERSA- ING P P R E O N S D E U S K U N G P U R T O A S M E A S

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI5MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS LOGISTIK KELUAR OUTBOUND LOGISTICS SIS: ON-LINE P.O.S. AND ORDER PROCESS- ING PEMASAR- AN DAN PENJUAL- AN SIS: INTERAC- TIVE TARGETED MAR- KETING LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGISTICS) SIS: AUTO- MATED J.I.T. WARE- HOUSING KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF MANAJEMEN SDM SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER PEMBELIAN SUMBER DAYA SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK OPERASI SIS: COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU- FACTURING SYSTEM LAYANAN PELANGGAN SIS: CRM KEUNG- GULAN BERSAING P P R E O N S D E U S K U N G P U R T O A S M E A S

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 6 MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS PROYEK STRATEGI ORGANISASI STRATEGITI-SI PORTOFOLIOTI-SI STRATEGI FUNGSI LAIN PORTOFOLIO VISI – MISI - KEBIJAKAN TUJUAN PROGRAMTI-SI PROYEKTI-SI PROGRAM Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai

LAHIRNYA PROYEK INTERNAL Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI7MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

Proyek yang sudah direncanakan Urutan kegiatan:  Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek:  Biaya  Operasional  Waktu  Legal  Persetujuan pelaksanaan  Penunjukan Manajer Proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI8MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak Urutan kegiatan: 1.Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI 2.Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit 3.Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan: - Biaya- Operasional- Waktu- Legal 4.Persetujuan pelaksanaan 5.Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI9MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI10MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

ORGANISASI FUNGSIONAL Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI11MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) MANAJER FUNGSIONAL STAF KOORDINASI PROYEK

ORGANISASI PROYEK Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI12MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK STAF KOORDINASI PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI13MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL STAF KOORDINASI PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI14MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL KOORDI- NASI PROYEK STAF MANAJER PROY MANAJER FUNGSIONAL

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI15MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK- PROYEK STAF MAN. PROYEK STAF KOORDINASI PROYEK A MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK B MANAJER FUNGSIONAL

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI16MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS Karak- teristik proyek T i p e o r g a n i s a s i Fungsio- nal Matriks lemah Matriks seimbang Matriks kuat Proyek OtoritasTak ada s.d rendah TerbatasRendah s.d sedang Sedang s.d tinggi Tinggi s.d penuh % Personil organisasi yg full time di proyek -0 – 25 %15% – 60% 50 % – 95 % 85 % % Peran manajer proyek Tdk penuh Waktu Tdk penuh Waktu Penuh waktu Sebutan manajer proyek Koord. / Pimpinan proyek Manajer proyek Manajer proyek/ program Staf admi- nistrasi Tdk penuh waktu Penuh waktu

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL  Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi  Proposal mendefinisikan: o Apa yang akan dilakukan o Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi o Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi  Memuat business case awal  Format sebaiknya baku, menggunakan template FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI17MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

Contoh Template Proposal Internal 1.Nama Proyek: 2.Tanggal pengajuan: 3.Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak: 4.Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan) 5.Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi) 6.Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi 7.Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek) 8.Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI18MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

Contoh 1 Muatan BUSINESS CASE Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek) 1.Latar Belakang 2.Tujuan Bisnis 3.Keadaan sekarang dan permasalahannya 4.Asumsi dan Kendala 5.Analisis alternatif dan rekomendasi 6.Kebutuhan (persyaratan) proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI19MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

Contoh 1 Muatan BUSINESS CASE 7.Estimasi anggaran dan analisis finansial 8.Estimasi jadwal 9.Resiko proyek Lampiran: Analisis finansial FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI20MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

Contoh 2 Muatan BUSINESS CASE 1.Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek) 2.Nomor revisi dokumen: 3.Manfaat dan Biaya: 4.Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya)  Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK; Jasa konsultansi; dll,  Penggunaan SDM, dalam jam FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI21MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj) 5.Sumber Pendanaan 6.Resiko  Faktor resiko  Strategi mitigasi 7.Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification) 8.Catatan Tambahan  Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI22MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

TUGAS 1  Bentuklah kelompok tugas  Tentukan proyek perangkat lunak atau sistem informasi yang akan digarap selama satu semester  Buatlah Business Case sesuai template file 01 Business Case (lampiran tidak perlu dibuat, akan dijelaskan kemudian)  Setiap pengumpulan tugas, lampiri dengan informasi pengerjaan tugas FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI23MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

TUGAS 1 (lanj) Contoh INFORMASI PENGERJAAN BUSINESS CASE FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI24MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS NOTUGASNAMANIM 1Latar BelakangAli Tujuan BisnisDiani Keadaan sekarangLia Dst 5

DILAKUKAN KONSULTAN DILAKUKAN PEMBERI PEKERJAAN PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI25MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS Pengumuman penawaran pekerjaan di media Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar penilaian: KAK, RKS, HPS Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan ( aanwijzing ) Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal Menyusun dan menyerahkan Proposal administrasi Proposal Teknis Proposal Biaya Menyelenggarakan aanwijzing PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK) Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN  KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference)  RKS: Rencana Kerja dan Syarat  HPS: Harga Perkiraan Sendiri FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI26MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) TERMS OF REFERENCE (TOR) KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal 1.Latar Belakang 2.Maksud dan Tujuan 3.Sasaran 4.Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen 5.Sumber pendanaan 6.Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih pengetahuan 7.Jangka waktu pelaksanaan 8.Tenaga ahli 9.Keluaran 10.Laporan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI27MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) 1.Umum 2.Addendum Dokumen Seleksi 3.Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran 4.Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi, Evaluasi Teknis, ) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI28MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)  Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaan  Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan  Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI29MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

TUGAS 2  Buatlah Kerangka Acuan Kerja (KAK) dengan menggunakan template yang disediakan.  Lihat contoh KAK pada file KAK Aplikasi HCnet FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI30MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

S A M P A I J U M P A FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI31MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS