Job Analysis (3) Eko Ruddy Cahyadi

Output Analisis Jabatan Job Description Job Spesification Job Classification

Job Description Aplikasi analisis jabatan yang paling umum Merupakan brief summary atau ringkasan pekerjaan Fungsi utama job description: mengkomunikasikan “essential nature” suatu pekerjaan. Job Description tidak ditulis untuk seorang pakar pekerjaan, melainkan justru untuk menjelaskan pada orang yang belum familiar dengan pekerjaan tersebut agar dia memahami apa saja yang menjadi tanggung jawab, tugas, dan hal-hal lain terkait dengan pekerjaan tersebut. Penggunaan Job Description untuk Job evaluation dalam menentukan kompensasi, membuat Job Description identik dengan Job Evaluation. Job evaluation: proses menilai suatu jabatan untuk tujuan kompensasi dalam organisasi

Struktur Job Description IDENTIFIKASI PEKERJAAN RINGKASAN PEKERJAAN HUBUNGAN TANGGUNG JAWAB DAN KEWAJIBAN STANDAR PRESTASI DAN KONDISI KERJA

Contoh I. Nama jabatan : Analis Pekerjaan Departemen : Sumber Daya Manusia Lokasi : Kantor Pusat, Jakarta Pengawas : Manajer Sumber Daya Manusia Kode Jabatan : NS-345 II. Ringkasan Pekerjaan Mengumpulkan dan membuat informasi analisis pekerjaan melalui wawancara, kuisioner, obeservasi, dll Memberikan data lainnya yang diperlukan oleh spesialis sumber daya manusia

III. Tugas-Tugas Merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuisioner Mengumpulkan informasi pekerjaan Berinteraksi dengan karyawan, penyelia, dan rekan sejawat Menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan standar pekerjaan Melaporkan resiko keselamatan kerja pada manajer terkait Mengecek informasi analisis pekerjaan melalui dua sumber Melaksanakan tugas-tugas lain yang dibebankan oleh pengawas

IV. Kondisi Kerja Bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi baik Pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan sering harus ke lapangan pada berbagai kondisi kantor cabang Waktu kerja standar mulai jam 08.00 sampai 17.00, kecuali pada saat pengumpulan data dari lapangan dan melakukan perjalanan ke luar kota (4 sampai 8 hari per bulan) V. Hubungan Kerja Bekerja sama secara erat dengan berbagai kepala bagian, karyawan penyelia, dan tenaga ahli dari luar Melapor kepada atasan mengenai hasil dari analisis pekerjaan

Job Spesification Spesifikasi adalah ciri dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Menggunakan Worker Oriented Method Spesifikasi untuk personil terlatih dan tidak terlatih Spesifikasi berdasarkan pada penilaian. Spesifikasi berdasarkan pada analisis Statistik.

Contoh I. Nama jabatan : Analis Pekerjaan Departemen : Sumber Daya Manusia Lokasi : Kantor Pusat, Jakarta Pengawas : Manajer Sumber Daya Manusia Kode Jabatan : NS-345 II. Faktor-Faktor Keahlian Pendidikan : diperlukan lulusan universitas, minimal S1 Pengalaman : Minimal berpengalaman 2 tahun sebagai analis pekerjaan atau tugas profesional lainnya dalam bidang SDM Komunikasi : Keahlian berbicara dan menulis untuk meringkas data pekerjaan secara tepat dan cepat.

III. Faktor-Faktor Daya Tuntutan Fisik : hanya terbatas pada tugas-tugas klerikal seperti duduk, berdiri, dan berjalan. Tuntutan Mental : Penyampaian kesan visual, inisiatif, dan kepandaian merupakan hal yang wajib. Pertimbangan harus didasarkan pada karakteristik pekerjaan yang ditekankan, pekerjaan2 yang diteliti, dan metode pengumpulan data. IV. Kondisi Kerja Perjalanan ke berbagai kantor cabang di luar kota 4-8 hari sebulan membutuhkan kesehatan yang prima.

Job classification Klasifikasi jabatan adalah metode mengorganisasi pekerjaan dan tingkat tangunggung jawab tertentu, mengelompokan bersama pekerjaan-pekerjaan yang serupa dan dapat dibandingkan menurut fungsi kinerja dan keterampilan yang berkaitan, serta pengetahuan atau pengalaman yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi tersebut. Hal ini akan menciptakan hierarki berdasarkan tingkat tanggung jawab dan tugas serta memastikan konsistensi diantara pelaksanaan tugas aktual dan tannggung jawab yang diberikan..

Tujuan klasifikasi jabatan Mendefinisikan dan mendeskripsikan secara akurat tugas-tugas dan tanggung jawab saat ini dari suatu posisi untuk menentukan kompensasi dan kualifikasi yang sesuai/ layak. Memfasilitasi fungsi proses SDM lainnya, seperti pengembangan standar kinerja dan penilaian kinerja aktual Mengidentifikasi jenjang karir dan garis promosi Menterjemahkan rencana-rencana organisasi kedalam penugasan dan pemberian tanggung jawab pada posisi-posisi individu

Faktor Yang Dipertimbangkan dalam Klasifikasi Jabatan Jenis alami pekerjaan Tingkat tanggung jawab Pengaruh posisi terhadap unit atau departemen atau organisasi secara keseluruhan Hubungan pelaporan Ruang lingkup tugas Kompleksitas pekerjaan Tuntutan kreativitas/ inovasi Supervisi yang diterima Supervisi yang dilakukan Pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan

Faktor yang TIDAK dipertimbangkan Kinerja pejabat yang bersangkutan Masa pejabat bersangkutan menjabat dalam posisi Kualifikasi pejabat yang tidak dibutuhkan/ tidak disyaratkan dalam posisi Kepribadian Kebutuhan finansial

Organisasi secara konstan berubah dalam prosedur dan teknologi Organisasi secara konstan berubah dalam prosedur dan teknologi. Hal ini akan mempengaruhi tugas-tugas dan tanggung jawab. Untuk menjamin pembayaran yang seimbang dengan substansi pekerjaan, posisi akan direview dari waktu ke waktu oleh spesialis klasifikasi Review klasifikasi merupakan cara untuk mengup date fakta tentang posisi. Cara terbaik melakukannya adalah di tempat kerja (a desk audit). Spesialis klasifikasi akan menginterview karyawan dan supervisornya untuk memperoleh informasi tentang tugas dan tanggung jawab dalam posisi karyawan tersebut. Kualitas dan kuantitas pekerjaan karyawantidak direview. Kualitas dan kuantitas berkaitan dengan kinerja, bukan klasifikasi. Review ini biasanya berkaitan dengan apakah sebagaian besar pekerjaan telah terklasifikasi dengan benar.

Panduan interview klasifikasi Pikirkan tentang pekerjaan Anda Apakah deskripsi jabatan anda sekarang telah mencerminkan secara akurat tugas dan tanggung jawab anda? Penugasan macam apa yang anda terima dalam satu tahun terakhir? Apa tugas utama (yang mengambil porsi waktu terbanyak) dalam jabatan anda? Dapatkah anda menentukan persentase waktu untuk masing-masing kategori utama pekerjaaan yang anda lakukan? Tanggung jawab macam apa yang anda miliki? Panduan tertulis apa yang anda gunakan? Bagaimana supervisor anda mereview penyelesaian pekerjaan anda?

3 sistem Klasifikasi Penggolongan menurut kewajiban (duties classification), dianut di Amerika Berdasarkan analisis tugas dan kewajiban Penggolongan menurut tingkat (rank classification), dianut eropa barat Berdasarkan tingkat pendidikan atau kualitas pemegang jabatan Penggolongan gabungan

Dasar Pertimbangan klasifikasi jabatan Pengklasifikasian atas dasar lapangan usaha ber-manfaat untuk penyuluhan jabatan karena memudahkan dalam penemuan jabatan bagi pencari kerja. Pengklasifikasian atas dasar bidang kerja bermanfaat untuk membandingkan jabatan dalam keuangan kepegawaian dan ketatalaksanaan dalam rangka menilai jabatan eselon atau kom-posisi. Pengklasifikasian atas dasar tingkat fungsi unit, bertujuan untuk memberikan komposisi susunan jabatan yang ada, hal ini bermanfaat untuk menilai dan menata organisasi. Pengklasifikasian atas dasar nilai atau bobot jabatan berguna bagi pemberian kontra prestasi, tanggung jawab, dan pola promosi jabatan. Pengklasifikasian atas dasar kompleksitas pekerjaan bermanfaat bagi penyusunan jabatan menurut persamaan tekanan dan tingkat fungsi atau bobot jabatan.

Pengklasifikasian atas dasar persamaan dalam menjalankan pekerjaan, bermanfaat untuk mengetahui jenis-jenis jabatan yang sama dalam tingkat kerja, upaya fisik dan mental untuk rancangan latihan kerja. Pengklasifikasian menurut sifat pekerjaan berguna untuk mengetahui jabatan yang sama yang memerlukan kualifikasi mental tertentu bagi pemangku jabatan, misalnya pandai memegang rahasia. Pengklasifikasian atas dasar lingkungan kerja bermanfaat untuk membandingkan jabatan dalam kelompok-kelompok lingkungan. Pengklasifikasian menurut kelompok misi dan fungsi organisasi, berguna untuk membedakan mendistribusikan atau deferensiasi pekerjaan dalam organisasi.

Tahapan Klasifikasi Jabatan