Microsoft Office Access 2010 Fransiska Prihatini Sihotang

DATABASE & TABLE

Pendahuluan Pengertian paling sederhana dari Database adalah “Kumpulan dari tabel”. Satu tabel merepressentasikan suatu entitas tertentu. Suatu entitas terdiri dari beberapa atribut. Microsoft Access adalah salah satu contoh produk RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat populer di lingkungan Windows.

Microsoft Access Perangkat lunak ini menyediakan fasilitas yang memudahkan dalam mengelola database, melakukan query, membuat form, membuat laporan dan lain sebagainya. Pada Microsoft Access, istilah kolom yang biasa dipakai pada basis data relasional disebut field dan baris disebut record.

Tipe Data dalam Microsoft Access Keterangan Ukuran Teks Tipe data ini digunakan untuk menyatakan teks atau data yang bisa mengandung huruf, angka, karakter-karakter yang lain seperti tanda * dan &. Contoh pemakaiannya antara lain untuk nama orang, alamat, bahkan untuk angka yang tidak dimaksudkan untuk dihitung (misalnya nomor telepon) Maksimum terdiri atas 255 karakter Memo Merupakan tipe data teks yang berukuran besar Dapat mencapai 65.535 karakter Number Merupakan tipe data untuk suatu nilai bilangan yang bisa dihitung. 1,2,4,8 atau 16 byte tergantung tipe detilnya

Tipe Data Keterangan Ukuran Date/Time Nilai jam dan tanggal dimulai dari tahun 100 s/d 9999 8 byte Currency Merupakan tipe data untuk nilai uang. Keakuratan sampai 15 digit di sebelah kiri tanda pecahan dan 4 digit di sebelah kanan tanda pecahan Auto Number Menyatakan nilai yang urut. Nilai dibangkitkan oleh Microsoft Access dan tak dapat diubah oleh pemakai 4 byte Yes/No Menyatakan data yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai saja. Contoh benar atau salah, pria atau wanita 1 bit OLE Object Menyatakan data objek seperti lembar kerja Excel, dokumen word yang dihubungkan atau dilekatkan ke Microsoft Access Sampai 1 gigabyte

Tipe Data Keterangan Ukuran Hyperlink Menyatakan data alamat hyperlink (misalnya digunakan sebagai alamat Web atau untuk melompat ke word) Sampai 2048 karakter Lookup Wizard Memungkinkan berhubungan dengan nilai pada tabel lain melalui fasilitas kotak daftar (list box) atau kotak kombo (combo box)

Membuat Database Pertama kali membuka Microsoft Access 2010 Kemudian Klik icon Blank DataBase Kemudian beri nama DataBase yang dibuat sesuai dengan nama file yang diinginkan pada kotak isian file name, klik icon browse untuk menentukan tempat penyimpanan database.

Kemudian klik tombol Create

Tampilan awal

Membuat Tabel Setelah Database dibuat, tampilan sbb:

Membuat Tabel Membuat tabel baru dapat dilakukan dengan cara: Klik tab“Create” Pilih “Table” Klik icon “Save”, kemudian simpan tabel dengan nama yang diinginkan. Tekan “OK”

Tabel tersebut muncul dalam bentuk datasheet view Tabel tersebut muncul dalam bentuk datasheet view. Untuk mengubah view, lakukan cara: Klik “View” pada tab “Home” Pilih view yang diperlukan

Pilih bentu “Design view” untuk mengedit field-field pada tabel Isi “Field Name” dan “Data Type” sesuai kebutuhan

Untuk mengisi data Tabel tersebut, pilih “Datasheet View” Setelah data diisi, simpan kembali.

Mengganti Urutan Field Pastikan tabel dalam “Datasheet View” Klik dan drag field ke lokasi yang diinginkan. Lepaskan klik.

Menambah Data Menambah Field Mengubah Nama Field Menghapus Field Tampilkan isi tabel (Datasheet View) Isikan data Menambah Field Tampilkan tabel (Design View) Isikan field, data type, dan description sesuai kebutuhan Mengubah Nama Field Klik field yang diinginkan, ubah namanya Menghapus Field Klik kanan pada field, klik “Delete Record”

Menghapus Suatu Record Tabel dalam “Datasheet View” Pilih record yang akan dihapus, klik kanan mouse, pilih delete rows.