Pertemuan ke 5 Project Scope Management Ahmad, M.Pd

Contoh Manajemen Scope Project dalam TI Pembuatan aplikasi perangkat lumakyang memiliki fungsi untuk menjalankan MSDM. Instalasi infrastruktur jaringan wide area network yang menghubungkan kantor pusat dengan sejumlah kantor cabang. Migrasi data pelanggan sebuah perusahaan dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Implementasi sebuah paket aplikasi yang siap terap didalam sebuah unit organisasi. Pembuatan masterplan & blueprint arsitektur ti sebuauh strategi business unit dsbnya.

Tahapan Project Scope Management Inisiasi: Memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya. Scope planning: Mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup yang akan didefinisikan, diverifikasi, dikendalikan dan cara membuat WBS. Scope definition/membuat difinisi: Membuat definisi ruang lingkup secara lebih mendetail, sebagai acuan pengambilan keputusan selama proyek berlangsung. Create/membangun WBS: Menguraiakan pekerjaan-pekerjaan besar menjadi komponen-komponen yang lebih mudah dikelola. Scope verifikations: Formalisasi persetujuan hasil proyek. Scope controll/kendali ruang lingkup: Mengendalikan perubahan yang terjadi selama proyek mengacu pada ruang lingkup yang sudah disepakati.

1. Inisiasi Didalamnya termasuk proses pemilihan proyek dalam rangka mendukung rencana strategis organisasi. Rencana strategis sebuah organisasi akan melibatkan tujuan jangka panjang organisasi tersebut. Proyek TI harus mendukung strategi organisasi dengan memberikan keuntungan kompetitif, termasukndi dalamnya keuntungan.

Proses Perencanaan Untuk Memilih Proyek - Memiki Strategi TI Dgn Visi Dan Misi Organisasi - Identifikasi Bidang Bisnis Yang Jadi Penentu - Mengidentifikasikan Proses Bisnis Penting Yg Dapat Memanfaatkan TI - Mendefinisikan Proyek Potensial, Lingkup, Manfaat, Kendala - Memilih Proyek & Alokasi Sumber Daya Rencana Strategi Teknologi Informasi Analisa Bidang Bisnis Perencanaan proyek Alokasi Sumber Daya

Metode Pemilihan Proyek Biasanya tidaktersedia cukup banyak waktu dan sumberdaya untuk mengimplementasikan semua proyek, metode untuk seleksi proyek mencakup: Berfokus pada kebutuhan utama organisasi. Kesepakatan bersama dari anggota organisasi bahwa proyek yang dimaksud memang memiliki nilai yang tinggi. Memenuhi kriteria : Need: apakah memang dirasa perlu? Funds: apakah memang organisasi memiliki dana yang memadai untukproyek yang dimaksud. 2. Kategori proyek TI Kategori 1, apakah proyek merupakan: Jawaban akan masalah. Sebuah peluang agar organisasi lebih beruntung. Keharusan karena adanya peraturan-peraturan yang berlaku. Kategori 2: lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkan. Kategori 3 : prioritas proyek.

Lanjutan...Metoda Pemilihan Proyek 3. Analisis finansial, metoda yang umum digunakan: Net Present Value (NPV) analysis. Metode untuk menghitung laba/rugi secara moneter dari sebuah proyek dengan tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows di masa mendatang Proyek dengan NPV positif dapat dipertimbangkan jika nilai finansial merupakan kriteria utama Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik b. Return on Investment (ROI) ROI dihitung dengan mengurangi biaya proyek dari keuntungan kemudian di bagi dengan biaya ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya praktek Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik Banyak organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek yang akan didanainya. IRR (Internal Rate of Return) dapat dihitung dengan membuat NPV = Nol

Lanjutan...Metoda Pemilihan Proyek Payback Analysis Periode payback adalah waktu yang dibutuhkan untuk pengembalian modal (investasi) dalam sebuah proyek Payback terjadi jika komulatif keuntungan atau laba dan biaya adalah lebih besar daripada nol Banyak organisasi menginginkan supaya praktek-praktek IT mempunyai periode payback yang cukup pendek 4. Weighted Scoring Model: Tool yang dapat memberikan proses secara sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria: Identifikasi kriteria yang penting Tentukan bobot pada setiap kriteria Tentukan score pada setiap kriteria Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total Makin tinggi bobot total makin baik proyek 5. Implementasi Balanced Scorecard

2. Perencanaan Ruang Lingkup Proyek (Scope Planning) Proses memutuskan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikontrol serta memutuskan bagaimana WBS akan dibuat Output utama: Rencana manajemen ruang lingkup proyek (Scope Management Plan) Scope Management Plan: dokumen yang menggambarkan bagaimana tim proyek akan mempersiapkan pernyataan ruang lingkup proyek membangun WBS, memverifikasi hasil proyek yang sudah jadi, dan bagaimana mengendalikan perubahan akan ruang lingkup proyek Input yang dibutuhkan: project charter, pleriminary scope statement, project management plan Input tambahan: aturan dan prosedur yang berlaku dalam proyek serta informasi proyek sebelumnya

3. Pendefinisian Ruang Lingkup Proyek (Scope Definition) Proses mereview kembali project charter dan preliminary scope, menambahkan informasi dari proses perencanaan ruang lingkup dan perubahan yang sudah disetujui, sehingga dapat diperoleh definisi yang disepakati bersama Output utama: project scope statement Tools & technique: Analisis produk, identifikasi kebutuhan pengguna, dan expert judgement Scope statement dapat diperbaharui beberapa kali

4. Work Breakdown Structure (WBS) WBS: Pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja WBS dibutuhkan karena dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak orang dan berbagai deliverables, sehingga sangat penting mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagiannya, serta bagaimana mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut sesuai pembagian yang disepakati Input utama dalam membangun WBS: Project scope statement dan project management plan Tools & technique: dekomposisi hasil proyek menjadi komponen-komponennya, berupa paket-paket pekerjaan Output: WBS, kamus WBS, Scope baseline, updates project scope statement & scope management plan.

5. Verifiakasi Ruang Lingkup Proyek Verifikasi ruang lingkup proyek merupakan proses penerimaan project scope statement”final” oleh stakeholder Input: Project scope statement, kamus WBS, Project scope management plan, dan deliverables Tools: Inspeksi oleh customer

6. Mengendalikan Perubahan Ruang Lingkup Proyek Merupakan proses yang berkaitan dengan faktor-faktor yang dapat mengakibatkan perubahan ruang lingkup dan bagaimana mengendalikan pengaruh akibat perubahan yang terjadi Perubahan yang tidak terkendali akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek Input: Project scope statement, WBS & WBS dictionary, project scope management plan, performance report, approved change request, work performance information Output: Project scope statement (U), WBS & WBS Dictionary (U), Scope baseline (U) requested chage, Recommended corrective action, Organizational process Assets (U), project management plan (U)