PERTEMUAN 11 PPSI Risk Management

2 Learning Objectives - Resiko dan manajemen resiko - Elemen dan konten plan manajemen resiko - Sumber resiko dalam proyek IT - Proses identifikasi resiko, tools dan teknik identifikasi resiko - Risk register - Analisa resiko yang kualitatif - Faktor resiko, probability/impact matrix - Analisa resiko yang kuantitatif - Monitoring resiko - Software bantu untuk manajemen resiko

Manajemen resiko proyek Adalah sebuah manajemen atau cara mengatur bagaimana mengidentifikasi, analisa dan menrespon sebuah resiko dalam sebuah proyek Manajemen resiko dapat membantu kesuksesan proyek dengan cara membantu memilih proyek yang baik, menentukan scope proyek dan membuat estimasi yang real

4 Lanjutan.. Riset oleh Ibbs and Kwak menunjukkan resiko memiliki tingkat kepastian yang paling rendah dari semua knowledge areas. KLCI menunjukkan keuntungan menggunakan software manajemen resiko yang baik KPMG menemukan 55% dari overrun project (proyek yang memiliki biaya yang tinggi dan overtime) disebabkan karena tidak menggunakan manajemen resiko samasekali *Cole, Andy, “Runaway Projects—Cause and Effects,” Software World, Vol. 26, no. 3, pp. 3–5 (1995).

5 Tingkat kepastian proyek KEY: 1 = LOWEST MATURITY RATING 5 = HIGHEST MATURITY RATING Knowledge Area Engineering/ Construction TelecommunicationsInformation Systems Hi-Tech Manufacturing Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Risk Procurement *Ibbs, C. William and Young Hoon Kwak. “Assessing Project Management Maturity,” Project Management Journal (March 2000).

6 Keuntungan penggunaan software manajemen resiko *Kulik, Peter and Catherine Weber, “Software Risk Management Practices – 2001,” KLCI Research Group (August 2001).

Resiko yang negatif Resiko : adalah kemungkinan untuk kekalahan atau luka Mengetahui resiko negatif, berarti mencari potensial masalah yang mungkin muncul dalam proyek dan cara menghindarinya Manajemen resiko negatif ibarat seperti form asuransi, yang berarti sebuah investasi

Resiko bisa positif Resiko positif : adalah resiko yang muncul berupa sesuatu yang bagus, biasanya disebut opportunities (kesempatan) Definisi umum dari resiko proyek bisa berarti resiko positif maupun negatif untuk mencapai tujuan proyek Goal utama dari manajemen resiko adalah meminimalkan resiko negatif dan memperbesar resiko positif

Risk utility Disebut juga risk tolerant adalah jumlah kepuasan atau kesenangan yang dapat diterima dari hasil mengatasi resiko  Risk utility akan menurun untuk orang yang anti resiko  Orang yang senang mencari resiko memiliki toleransi resiko yang besar terhadap resiko dan kepuasannya akan bertambah jika berhasil menghadapi resiko yang lebih besar  Risk-neutral berusaha menyeimbangkan antara resiko dan hasil yang dicari

10 Figure Risk Utility Function and Risk Preference

Manajemen resiko proyek 1. Plan manajemen resiko 2. Identifikasi resko 3. Analisa resiko kualitatif 4. Analisa resiko kuantitatif 5. Plan response resiko 6. Monitoring dan kontrol resiko

Beberapa sumber resiko dalam proyek IT The Standish Group membuat sebuah scoring potensi dan resiko potensial IT Beberapa kategori resiko dalam IT yang lain :  Market risk  Financial risk  Technology risk  People risk  Structure/process risk

1. Plan manajemen resiko Output utamanya adalah dokumen yang menggambarkan prosedur menghadapi resiko dalam proyek Tim proyek harus terus mengevaluasi dokumen dan bagaiman sikap organisasi dan sponsor terhadap resiko yang muncul Leval yang dibutuhkan akan bervariasi dari berbagai tipe proyek

Beberapa yang diperlukan dalam plan manajemen resiko Methodology Roles and responsibilities Budget and schedule Risk categories Risk probability and impact Risk documentation

15 Scoring resiko potensial IT

2. Identifikasi resiko Sebuah proses untuk mengetahui apa saja potensi yang menghambat atau mendukung proyek Tool yang digunakan  Brainstorming  Teknik delphi  Interviewing  SWOT

Brainstorming Adalah teknik mempertemukan semua anggota tim dan penyampaian ide untuk memecahkan masalah Fasilitator yang berpengalaman dibutuhkan dalam sesi brainstorming Jangan sampai terlalu berlebihan atau kurang dalam brainstorming karena:  Ketika sendiri orang akan lebih mudah mengutarakan ide daripada ketika dalam forum  Tetapi forum lebih memberi hasil yang lebih baik dalam pemecahan masalah

Teknik delphi Teknik yang digunakan untuk mencapai kesepakatan oleh para pakar memprediksi kemungkinan- kemungkinan dalam proyek Menggunakan beberapa putar pertanyaan dan respon tertulis dan menghindari kondisi bising seperti di brainstorming

interviewing Adalah teknik untuk mencari fakta dengan cara mengumpulkan informasi face-to-face, by phone, atau diskusi Interviewing beberapa orang dengan pengalaman yang sama akan membantu penyelesaian proyek

Analisa SWOT SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) juga dapat digunakan untuk identifikasi resiko Dapat mengidentifikasi resiko baik dan buruk yang mungkin menimpa proyek

3. Analisa resiko kualitatif Menghitung resiko dan impact-nya untuk menentukan prioritas dan besarnya Risk quantification tools and techniques :  Probability/impact matrixes  The Top Ten Risk Item Tracking  Expert judgment

22 Sample Probability/Impact Matrix

23 Chart Showing High-, Medium-, and Low-Risk Technologies

24 Example of Top Ten Risk Item Tracking

25 Expert Judgment Many organizations rely on the intuitive feelings and past experience of experts to help identify potential project risks. Experts can categorize risks as high, medium, or low with or without more sophisticated techniques. Can also help create and monitor a watch list, a list of risks that are low priority, but are still identified as potential risks.

26 Quantitative Risk Analysis Often follows qualitative risk analysis, but both can be done together. Large, complex projects involving leading edge technologies often require extensive quantitative risk analysis. Main techniques include:  Decision tree analysis  Simulation  Sensitivity analysis

27 Risk Monitoring and Control Involves executing the risk management process to respond to risk events. Workarounds are unplanned responses to risk events that must be done when there are no contingency plans. Main outputs of risk monitoring and control are:  Requested changes.  Recommended corrective and preventive actions.  Updates to the risk register, project management plan, and organizational process assets.