KOMUNIKASI ORGANISASI

TUJUAN KOMUNIKASI (Review) Aristotle mendefinisikan bahwa tujuan rhetoric (komunikasi) adalah persuasi. Perkembangan ilmu psikologi pada akhir abad 18 mempengaruhi tujuan rhetoric ini menjadi tiga, yakni : 1) Informatif, 2) persuasif, dan 3) entertainment. Berlo menyusun empat kriteria yang menjadi tujuan komunikasi, yaitu : 1) tidak ada pertentangan, 2). berorientasi pada tingkah laku manusia 3). dapat dihubungkan dengan dengan perilaku komunikasi yang ada dalam masyarakat dan 4) konsisten dengan cara-cara berkomunikasi masyarakat.

Verbal & Non Verbal Verbal Komunikasi verbal adalah komunikasi lisan atau tulisan dengan menggunakan kata-kata Non Verbal : 50% kesan pertama, diluar konteks dan tanpa informasi latar belakang, didasarkan pada hal-hal non-verbal yang meliputi penampilan dan postur tubuh (Albert )

Komunikasi non verbal adalah proses penciptaan dan pertukaran pesan (komunikasi) dengan tidak menggunakan kata-kata, namun dengan gerakan tubuh, ekspresi wajah, vokal, sentuhan, dan lain sebagainya. Teknik Komunikasi Non Verbal •Perhatikan Gaya berpakaian; •Perhatikan Gaya mendengarkan; •Perhatikan BahasaTubuh

GAYA BERPAKAIAN Kenyaman (tidaklonggar/sempit) Keserasian (sesuaitema) Kerapian GAYA GAYA MENDENGARKAN Melihat ide dan sikap menurut sudut pikiran orang lain, merasakan dan berusaha mengerti orang lain, menangkap apa yang dibicarakan berdasarkan pola pikirnya (Rogers)

Motivasi diri untuk selalu: Ingin mendengarkan Mengesampingkan gangguan Mengonsentrasikan seluruh perhatian pada lawan bicara Pedoman Mendengarkan Mengambil sikap positif Menghindari perangai yang mengganggu Memelihara kontak mata yang wajar Menggunakan isyarat yang membesarkan hati Menjaga jarak yang aman

Menjaga perhatian tetap pada masalah pembicaraan Menerima ide dan perasaan pembicara Berempati Menggunakan pertanyaan terbuka Meminta klarifikasi Memeriksa pemahaman dengan menggunakan kata-kata sendiri

BAHASA TUBUH E k s p r e s i w a j a h G e r a k a n t a n g a n G e r a k a n b a h u G e r a k a n k e p a l a P o s i s i b a d a n dll

TEORI ORGANISASI Organisasi atau Organization atau bersumber dari kata kerja bahasa Latin Organizare ! to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts [membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi]

Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization "a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour, common goals“ [Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas]

Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr. dalam bukunya Modern Business : A Systems Approach “ Organization is the means by which management coordinates material and human resources through the design of a formal structure of tasks and authority [Organisasi adalah sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang] Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana manajemen [ditinjau dari aspek kegiatannya, bukan struktur]. " Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen. " Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jika ada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.

Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. " Bentuk komunikasi apa yang terjadi " Metode dan teknik apa yang dipakai " Media apa yang dipakai “Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen”. Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadi menajer yang lebih baik.

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI KOMUNIKASI INTERNAL : Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] Dua dimensi komunikasi internal : A. KOMUNIKASI VERTIKAL ! Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication]. " Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern. " Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan

B.KOMUNIKASI HORISONTAL Komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION] Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. " Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll " Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Tiga Fondasi Utama dari Organisasi TEORI ORGANISASI ORGANISASI INDIVIDU STRUKTUR PROSES Tiga Fondasi Utama dari Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI VARIABEL STRUKTUR 1. UKURAN (SIZE) : Struktur suatu Organisasi menggambarkan bagaimana organisasi itu mengatur dirinya sendiri, bagaimana mengatur hubungan antar orang dan antar kelompok. Struktur Organisasi adalah suatu keputusan yang diambil oleh organisasi itu sendiri berdasakan situasi, kondisi dan kebutuhan organisasi. Struktur suatu Organisasi ada kaitannya dengan tujuan, sebab struktur organisasi itu adalah cara organisasi itu mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingin dicapainya. Struktur Organisasi adalah unik untuk setiap organisasi. VARIABEL STRUKTUR 1. UKURAN (SIZE) : - makin besar akan semakin komplek semakin impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan. - ukuran menciptakan dilemma. - tak ada yang tahu ukuran yang optimum.

2. RENTANG KENDALI : 3. JUMLAH TINGKATAN HIRARKHI : - Jumlah orang yang langsung di bawah pengawasan dan tanggung- jawab seorang pejabat/pemimpin. - Jumlah yang optimum adalah antara 6 - 10. - Kalau terlalu banyak tidak akan bisa diawasi dan disupervisi secara optimal. 3. JUMLAH TINGKATAN HIRARKHI : - Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal. - Sebaiknya tak terlalu banyak. - Perhatikan efektivitas komunikasi. 4. STRUKTUR KEWENANGAN : - Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi. - Siapa saja yang termasuk dalam struktur ? - Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan. - Pendelegasian wewenang. 5. STRUKTUR KOMUNIKASI : - Variabel yang terpenting. - Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah. - Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal.

7. STRUKTUR STATUS DAN PRESTIS : 6. STRUKTUR TUGAS : - Sama dengan struktur peranan. - Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota- anggotanya. - Apakah semua pekerjaan terbagi habis ? - Apakah semua anggota mendapat peranan ? - Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan ? 7. STRUKTUR STATUS DAN PRESTIS : - Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan ? - Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi ? - Apakah prestis terbagi secara merata ? - Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota ? 8. JARAK PSIKOLOGIS : - Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan). - Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi. - Menunjukkan kemudahan komunikasi ver-tikal effektif/tidak.

PROSES ORGANISASI 1. HUBUNGAN ANTAR PERANAN : 2. KOMUNIKASI : Proses-proses yang ada dalam organisasi menunjukkan adanya “kehidupan” dalam organisasi. 1. HUBUNGAN ANTAR PERANAN : - Ada saling pengertian ? - Hubungan timbal balik. - Aktivitas organisasi terjadi atas dasar adanya hubungan antar peranan. 2. KOMUNIKASI : - Bagaimana mereka saling berkomunikasi. - Seberapa akurat dan tepat waktu. - Seharusnya proses ini effektif. - Komunikasi adalah awal interaksi. - Komunikasi yang effektif menghasilkan interaksi yang produktif. 3. PENGENDALIAN (CONTROL) : - Bagaimana perilaku anggota dikendalikan. - Effektivitas hubungan pimpinan -- anggota. - Pengendalian meliputi kegiatan pemantauan dan pengenaan sanksi.

4. KOORDINASI : 5. SOSIALISASI : 6. SUPERVISI : - Perhatian yang diberikan pada berbagai kegiatan diarah- kan pada tujuan. - Bertujuan mengurangi salah pengertian dan konflik antara orang- orang yang melakukan berbagai kegiatan. - Pastikan bahwa semua bergerak ke arah tujuan yang sama. 5. SOSIALISASI : - Bagaimana cara anggota baru diperkenalkan pada sistem ? - Cara-cara yang formal maupun informal. - Apakah proses ini dilakukan dan mencukupi? - Tanpa sosialisasi yang cukup anggota baru akan lama menyesuaikan diri dengan organisasi. 6. SUPERVISI : - Kombinasi pengawasan dan pembinaan. - Orientasinya pada perbaikan, bukan pada pemberian sanksi/penghu- kuman. - Kepemimpinan seharusnya bersifat membina / membimbing / mem- perbaiki / melatih, tidak memerintah, reaktif, mempermalukan, meng- hukum.

INDIVIDU DALAM ORGANISASI Indivdu merupakan variable organisasi yang terpenting, sebab merekalah yang menentukan dan melakukan segalanya dalam organisasi. Variable-variable individu yang perlu diperhatikan : 1. MOTIVASI : - intrinsik & ekstrinsik. (Dorongan untuk berbuat sesuatu). 2. SIKAP MENTAL (Attitute) : - sikap terhadap organisasinya - sikap terhadap anggota lain. - sikap terhadap pekerjaan/tugas yang didapat - sikap terhadap nilai-nilai organisasi, dll. 3. APTITUTE (Kemampuan, kapasitas) : - Apa yang dapat dilakukan anggota - Kemampuan yang dimiliki anggota yang berkaitan dengan tujuan organisasi. 4. TEMPERAMEN (Perangai) : - Stabilitas emosi - Mempengaruhi interaksi dengan orang lain.

5. PERSEPSI TERHADAP PERANAN (Role perception) : - Apakah tahu peranannya dalam organisasi. - Apakah tahu peranan orang lain dalam org. - Apakah tahu peranan organisasi dalam masyarakat. Interaksi kelima variabel menghasilkan jenis-jenis individu itu. JENIS-JENIS INDIVIDU 1.UPWARD MOBILE : - The organization man - Orang yang bekerja keras untuk mencapai tujuan organisasi. - Orang ini cenderung naik dalam jenjang status organisasi. 2. AMBIVALENT : - Kadang-kadang rajin, kadang-kadang malas. - Tergantung pada situasi menguntungkan ? 3. INDIFFERENT : - Tidak/kurang peduli pada organisasi. - Hanya sekedar melaksanakan tugas. - Tak ada keterlibatan emosi.

KEPRIBADIAN DAN ORGANISASI Kualitas individu sangat penting dan berarti bagi organisasi. Struktur organisasi tak banyak artinya bila tak ditunjang oleh kualitas individu anggota-anggotanya. Kualitas proses dalam organisasipun sangat bergantung pada kualitas individu. Kepribadian adalah keseluruhan sifat-sifat dan kemampuan individu. Ada sedikitnya tiga unsur kepribadian yang sangat penting bagi organisasi : 1. KOGNITIF ( Kemampuan berfikir ) : a) Kemampuan/kapasitas “melihat kedua belah sisi” dari setiap issu. b) Fleksibilitas : kemampuan untuk berubah / mengubah bila memang perlu kemampuan melihat segala sesuatu sebagai kontinuum (bukan hitam-putih). c) Kemampuan berfikir abstrak : misalnya berfikir tentang teori.

3. KEMAMPUAN BERHUBUNGAN DENGAN ORANG LAIN : d) Toleran : kemampuan menghargai pendapat orang lain. e) Kemampuan menerima penundaan penghargaan / imbalan ( Kemam- puan berkorban dalam jangka pendek untuk mendapatkan hasil / imbalan dalam jangka panjang) 2. STRUKTUR NILAI : a) Optimistik kemampuan melihat sisi yang baik, tidak hanya sisi yang jelek. b) Menghargai pencapaian (achieving) c) Berorientasi ke depan. d) Non-fatalistic , tak menyerah sebelum habis berusaha. e) Berana mengambil risiko. f) Universalistik : berfikiran luas. 3. KEMAMPUAN BERHUBUNGAN DENGAN ORANG LAIN : a) Kemampuan berinteraksi dengan orang. b) Kapasitas untuk percaya pada orang lain. c) Bersahabat. d) Demokratis, menghargai pendapat orang. e) Modern : terbuka u/ hal-hal baru yg baik. f) Tidak berprasangka. g) Bertoleransi.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN ORGANISASI Perencanan Berkreasi Pengorganisasian PERILAKU ANGGOTA Pemotivasian Pengendalian Komunikasi 1. BERKREASI : melihat apa yang ada dengan pandangan baru (segar), berbeda dengan cara pandang o- rang lain. Jenis-jenis kreatifitas : 1) Inovasi : munculnya sesuatu yang baru. 2) Sintesis : menyerap dan menggunakan berbagai ga- gasan dari macam-macam sumber. 3) Ekstensi : memperluas kegunaan dari suatu inovasi. 4) Duplikasi : meniru apa yang baik di Organisasi lain.

sekian terima kasih