1 SESI 7 HEALTH RECORD: DATA DASAR INFORMASI KESEHATAN USERS & USES OF HEALTH INFORMATION Disusun oleh Dr Mayang Anggraini Naga Revisi 2009

2 TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM MAMPU: Memahami guna dan pengguna informasi diagnoses Memahami persyaratan rekam medis yang beik, trekait dengan data diagnoses. Melaksanakan pengumpulan data diagnoses untuk berbagai keperluan.

3 ? PERLU PERUBAHAN TEKNOLOGI INFORMASI GLOBALISASI BUSINES INOVASI TEKNOLOGI PERUBAHAN SOSPOL MENINGKATNYA KESADARAN & TUNTUTAN PELANGGAN MENGUBAH DENGAN CEPAT LINGKUNGAN BUSINES

4 PERSAINGAN PASAR YANG BERAT ORGANISASI PRIVAT/PUBLIK HARUS BERUPAYA MENGKUKUR: PENINGKATAN: Produktivitas Kualitas Pelayanan Kemampuan Bersaing

5 ADAKAN: PENDEKATAN MANAJEMEN BARU INI BERKISAR KEPADA: TELEKOMUNIKASI & PROSES RE-ENGINEERING UNTUK: MENGCOUNTER TEKANAN PADA ORGANISASI !

6 DORONGAN TERBESAR adalah: PERUBAHAN-PERUBAHAN TEKNOLOGI INFORMASI YANG MENJADI INTI dari BERBAGAI INOVASI YANG DIGUNAKAN ORGANISASI SEBAGAI KUNCI UNTUK: SUKSES & SURVIVE (SUMBER: E. Turban * E. Mclean* J. Wetherbe, INFORNATION TECHNOLOGY for MANGEMENT, Improving Quality & Productivity. John Wiley & Sons, In. New York* Brisbane* Toronto* Singapore)

7 FOUNDATION OF INFORMATION TECHNOLOGY BUILDING SYSTEMS: BUSINESS ENVIRONMENT: 1.Hardware, software, Business  interface, networks, database Problems & Opportunity 2. Architecture, infrastructure 3. System analysis & design, system development SOLUTION: IT SUPPORT OF SOLUTION: Increas productivity, Mission critical systems, profitability, group work, decision support, Seize opportunity,communication intelligent systems enchance Bus.Perf. MANAGEMENT OF IT ORGANISING-IMPLEMENTAION –SECURITY & IMPACT

8 DESIGN & INPLEMENTATION of HEALTH INFORMATION SYSTEMS (WHO, Geneve, 2000) Situational analysis Priority Evaluation setting INFORMATION OptionImplementaion & monitoring Programming

9 IPTEK  BIAYA APAKAH: EFEKTIF ? EFISIEN? ETIK? Atau hanya untuk: Memenuhi TUNTUTAN EKONOMIK?

10 PERLU: ANALISIS, KONTROL, EVALUASI Pada: MASUKAN – PROSES - KELUARAN

11 ADAKAN: MONITORING KETEPATAN HASIL KELUARAN ALOKASI & UTILISASI SD PROSES KERJA PENCAPAIN ??? Sesuai dengan: Kebijakan, Peraturan-Perundang-Undangan, Standard & Etika Profesi

12 Occasional Notes: (Petikan dari New England Journal of Medicine Vol 314, Number 4, Januari 23, 1986, Havard Medical School; Havard School of Public Health; Havard Medical School, Boston) “COST EFFECTIVE” in MEDICINE 1. Cost Effective = Cost Saving 2. Cost Effective = Effective 3. Cost Effective = Cost Saving with: An Equal or Better HEALTH OUTCOME 4. Cost Effective = Having an ADDITIONAL BENEFIT WORTH the ADDITIONAL COST

13 MR/HR  information INPUT  PROCESS  OUTPUT OUTCOME Manual MR/HR INFORMATION Automatic - Adminstrative/ Financial - Clinical/Medical

14 PERSYARATAN YANG HARUS DIPENUHI: A Good MR/HR GoodGood PROGRAMINFORMATION MANAGEMENT - Effective ? Good MR?HR ?- Efficient Complete? Accurate ?GOOD Timely ? Data Diagnoses ??

15 REKAM KESEHATAN YANG BAIK HARUS: Lengkap & Mampu Berfungsi Sebagai: 1.Alat komunikasi 2.Dokumentasi kesinambungan asuhan/pelayanan 3.Media data dasar (evaluasi asuhan medis & pelayanan kesehatan) 4.Sejarah paparan riwayat kesehatan & hasil produk asuhyan/pelayanan kepada individu pasien. 5.Bahan bukti otentik pelayanan Medico-legal 6.Sumber data statistik Morbiditas/Epidemiologik & Mortalitas 7.Bahan Riset & Edukasi

16 SISTEM INFORMASI PELAYANAN KESEHATAN Ada 2 (dua) kategori: (1)S. ADMINISTRASI & FINANS  INFORMASI penunjang operasional administrasi, perencanaan manajerial, alokasi SD & aktivitas KONTROL (2)S. MEDIS-KLINIS  INFORMASI penunjang aktivitas asuhan medis-klinis pasien

17 Management Information System (MIS) BISA: (1)SISTEM APLIKASI PELAPORAN (2)DBSM (3)DSS (4)EXPERT SYSTEM dst Sistem Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit/PUSKES Depkes Meliputi sistem pelaporan: S. penggajian ketenagaan S. inventori S. admisi pasien, sensus harian dsb. (Format RL)

18 Informasi Kesehatan SIAPA PENGGUNA ? & APA KEGUNAANNYA

19 USERS 1 HEALTH CARE PROVIDERS (Para Pemberi Pelayanan): -Institutional -Individual

20 USES 1 Maintain Communication among health care providers during the current episode of illness Facilitate continuity of care for patients and assessment of efficiency of the care given Assure appropriate reimbursment Assist medical and allied health students in relating theory to medical practice

21 USES 1a Evaluate quality of patient care Assess use of facilities: -equipment, -services, -personnel & financial resources Document compliance with standards for accreditation and government regulation

22 USES 1b Conduct research aimed at the -improvement of treatment, -assessment of disease detection methods & of the effectiveness of medication & other treatment through study of appropriate cases Plan for future health care delivery system to meet patient & community needs

23 USES 2 Substantiate: 1.Patient claims for payment of Health Care Services 2.The Data on which reimbursement is Based Monitor appropriateness of care & services rendered to the insured Assess the cost of Health Care Services to the insured.

24 USERS 2 Payers for services: Private Insurance Plans Government Insurance Plans & Their Review Organizations

25 USERS 3 Social Users: Public Health Agencies Medical and Social Researchers Rehabilitaion, Social Welfare & Home Care Programs

26 USES 3 Monitor disease epidemic Investigate disease patterns, effects of disease on functions of daily living, effects of treatment Access need for specific types of Health Care programs & Services Develop program plans for Health Care Programs and Services.

27 USERS & USES 4 USERS: EMPLOYERS USES: -Assess Job Related Injuries & Occupational Hazard -Document extent of Disability

28 USERS 5 USERS: -Federal, -State & -Local Government Agencies

29 USES 5 Determine Appropriate Allocation of Government’s Resources for: -Schools -Health Care Facilities -Educational Institutions Develop plans for Health Care Programs & Services

30 USERS & USES 6 USES: JUDICIAL PROCESS USERS: -Adjudicate Civil & Criminal matters through USE of the Medical Records & Evidence -Aids the Judicial Process for involuntary admission of the mental ill

31 USERS & USER 7 USERS: Media, Press, Radio & TV USES: -Report Health Hazards -Disease affecting the Public Health newsworthy events -Development in Medical Research

32 USERS & USES 8 USERS:PATIENTS USES: -Assist in understanding their Health Care -Aids continuity of Care or Future Treatment

33 USERS 9 ACCREDITING LICENSING CERTIFYING AGENCIES

34 USES 9 Assess individual fulfillment of criteria for professional licensing by a state government agency Ascertain competence of practitioners Determine compliance with criteria for hospital-based educational programs Document compliance with standards for institutional accreditation

35 INSTITUTIONAL USERS OF PATIENT RECORDS HEALTH CARERESEARCH DELIVERY- D. REG. (IN-/OUT-PATIENT)- H. DATA ORG. - R. CENTERS MANAGEMENTPATIENT & REVIEW OF C.RECORDS EDUCATION -QA-R, Ps-R, Ut-R REIMBURSE-POLICYMAKING MENT OF C.ACCREDITITION- GOVERM. - Coder (Prof. Org.) - Prof. L & Inst. L

36 INDIVIDUAL USERS OF PATIENT RECORDS PATIENT CAREDELIVERY (PROVIDER)(CONSUMEN) PATIENT RECODSPATIENT CARE REIMBURSMENTOUTPUTMANAGEMENT & SUPPORT

37 PRIMARY USES OF PATIENT RECORDS PATIENT CAREDELIVERY (PATIENT)(PROVIDER) PATIENT RECODSPATIENT CARE REIMBURSMENTMANAGEMENT PATIENT CARE SUPPORT

38 SECONDARY USES OF PATIENT RECORDS EDUCATIONREGULATION - DOCUMENT- EVIDENCE H-CARE- STANDARD PATIENT RECODS RESEARCHINDUSTRY STUDIESPOLICY- R & D - ALOCATE Rs- PLAN- MARKETING STR.

39 Components of a Health Information System (Sumber WHO, 2000) Information Process Data Collection Resource Data processing MANAGEMENT Data Analysis Organizational Rules Information for Use in Planning & Management

40 SOURCE OF ERROR IN RECORDING CLINICAL DATA (Sumber: WHO, 2000) PATIENTHEALTH SYSTEM Misinformation Personal error Clinical findings Laboratory MisinterpretationMisanalysis Clinician Laboratory Report Mis- RecordingMisfilling MEDICAL RECORD

41 REKAM MEDIS YANG BERMUTU (Kutipan dari tulisan Gemala Hatta dalam: Peranan Rekam Medis dalam Tanggunggugat Praktek Profesional Tenaga Kesehatan, 1993) DATA REKAM MEDIS yang BERMUTU adalah: (1)Akurat menggambarkan proses dan hasil akhir produk pelayanan yang diukur secara benar; (2)Lengkap mencakup seluruh kekhususan pasien dan sistem yang dibutuhkan dalam analisis hasil ukuran

42 (Rekam Medis ….Lanjutan-1) (3). Terpercaya dapat digunakan dalam berbagai kepentingan (4)valid (sah) dan sesuai dengan gambaran proses atau produk hasil akhir yang diukur (5)tepat waktu dikaitkan dengan episode pelayanan yang terjadi (6)dapat digunakan untuk kajian, analisis and pengambilan keputusan.

43 ( Rekam medis … Lanjutan-2) (7)seragam batasan sebutan tentang elemen data yang dibukukan & konsisten penggunaannnya di dalam maupun di luar organisasi; (8)dapat dibandingkan dengan standard yang disepakati diterapkan; (9)terjamin kerahasiaannya; (10) mudah diperoleh melalui sistem komunikasi antar yang berwenang.

44 PENCATATAN & PELAPORAN Data Klinis Pasien Pencatatan &  Memonitor & Menilai pelaporan TUJUAN ? HASIL dari Tugas dan Fungsi Kegiatan yang DIPRIORITASKAN PROGRAM yang telah: direncanakan dicanangkan dijalankan untuk menjawab APAKAH membuahkan HASIL yang diharapkan ?  Perlu tersedia Data-2  INFORMASI = INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN PROGRAM=

45 PENCATATAN (RECORDING) (Bersumber pada:) PENCATATAN= PENDOKUMENTASIAN (RECORDING segenapINFORMASI KLINIS PASIEN data kesehatan) ke dalam REKAM MEDIS-KESEHATAN menjadi DATA/BAHAN INFORMASI KEGIATAN yang > LUAS Penjaringan DATA KLINIS PASIEN DIKELOMPOKAN menjadi: 1. D. SOSIAL  Di TPP/TU Rawat 2. D. MEDIS  Di Unit Pelayanan Medis, Perawatan, Penunjang dll. HARUS:Tepat waktu, mutakhir, terpercaya (= kenyataan) Relevansi dengan Masalah Pokok Prihal Objektif Cermat, Presisi dan Lengkap (komplit) = AKTIVITAS INI MELIBATKAN INTERAKSI SELURUH SDM =

46 PELAPORAN (REPORTING) TUJUAN = MENYEDIAKAN SAJIAN DATA LENGKAP tentang: HAL-2 / MASALAH-2 KEGIATAN-2 yang berkaitan dengan PENENTUAN PERUMUSAN: 1.KEBIJAKAN 2.PERENCANAAN 3.PELAKSANAAN 4.PENGAWASAN 5.PENGENDALIAN dari: Sesuatu KEGIATAN MENAJEMAN KESEHATAN yang TELAH / SEDANG BERJALAN BAHAN DASAR INFORMASI agar  di-ANALISIS  untuk PENGAMBILAN KEPUTUSAN MENAJEMEN ??? APAKAH Kegiatan akan DITERUSKAN / DIUBAH / DIHENTIKAN

47 Tugas Jelaskan struktur format pengumpulan data diagnosis bagi pelaporan morbiditas yang Anda kenal. Informasi apa yang bisa Anda paparkan melalui pengumpulan data diagnosis sesuai format di atas?