MONITORING & EVALUASI Oleh Dr. Hj. Rahima Erna

1. MONITORING Adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat/ditemui dapat diatasi (WHO).

2. EVALUASI World Health Organization (WHO) : Evaluasi sebagai suatu proses dari pengumpulan dan analisis informasi mengenai efektivitas dan dampak suatu program dalam tahap tertentu sebagai bagian atau keseluruhan dan juga mengkaji pencapaian program. Swansburg (1996) mengatakan evaluasi kinerja adalah suatu proses pengendalian dimana kinerja pegawai dievaluasi berdasarkan standar.

Evaluasi adalah suatu proses pengumpulan data menganalisis informasi tentang efektivitas dan dampak dari suatu tahap atau keseluruhan program, termasuk menilai pencapaian program dan mendeteksi serta menyelesaikan masalah dan merencanakan kegiatan yang akan datang (WHO). Evaluasi adalah proses pemberian informasi untuk membantu membuat keputusan tentang objek yang akan dievaluasi.

3. TUJUAN MONITORING & EVALUASI Memperoleh informasi terutama tentang kegiatan apakah telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan memberikan umpan balik. Mempertanggungjawabkan tugas/kegiatan yang telah dilakukan. Sebagai bahan untuk mengambil keputusan dalam mengembangkan program/kegiatan dan tindak lanjut dari aktifitas monitoring. Menentukan kompetensi pekerjaan dan meningkatkan kinerja dengan menilai dan mendorong hubungan yang baik diantara pegawai dalam hal ini DWI.

Menghargai pengembangan staf dan memotivasi DWI kearah pencapaian kualitas yang tinggi. Menggiatkan konseling dan bimbingan dari manaer. Memilih DWI yang berkualitas untuk pengembangan dan peningkatan gaji. Mengindentifikasi ketidak puasan DWI.

4. PRINSIP MONITORING & EVALUASI Libatkan staf dalam perencanaan dan implementasi, rapat dengan staf untuk memberi kesempatan mengerti konsep dan ide-ide dan keuntungan self evaluasi menjadi berguna. Pilih seorang atau dua orang sebagai tim kecil yang bertanggungjawab dan membatasi data dan analisis tetapi tidak membuat rekomendasi. Pastikan ada konsensus rencana evaluasi walaupun ini kelihatannya membutuhkan waktu dan usaha yang besar.

Sediakan kepada tim evaluasi sumber-sumber pengambilan data dan analisis ini mungkin melibatkan pendapat dari ahli. Mendorong evaluator untuk melaporkan kemajuan walaupun mereka tidak pada posisi untuk melapor. Gunakan temuan-temuan untuk mereflesikan program dibawah pengawasannya, tntukan apa yang akan dirubah, dibuat dan untuk apa contoh apakah proses implementasi harus domodifikasi sehingga tujuan dapat dicapai.

LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUKAN MONITORING Perencanaan Merancang sistem monitoring yang spesifik : apa yang akan dimonitor, tujuan apakah untuk memperoleh informasi rutin atau jangka waktu pendek? Mengapa dan untuk siapa (user). Menentuan scope monitoring : luasnya area, berapa lama monitoring akan dilakukan?

Memilih dan menentukan indikator tentukan batasan sasaran kelompok penyusunan indikator merujuk pada budaya setempat dan terakhir tentukan “performance standar” atau targe pencapaian (%) serta frekuensinya (harian/mingguan/bulanan) tergantung kebutuhan user. Menentukan sumber-sumber informasi, memilih metode pengumpulan data, seperti metode observasi, interview petugas, untuk cakupan atau pengobatan di rumah (home treatment).

Implementasi Mengumpulkan data penggunaan format pengumpulan data, termasuk memilih menentukan pross supervisi dan prosesssinya (kemana akan dikirim). Tabulasi data dan analisa data : mebandingkan temuan atau pencapaian aktual dengan perencanaan.

Temuan dalam monitoring : apakah ada penyimpangan, bila ada perlu diidentifikasi masalah penyebabnya. Hasil temuan di feedback”kan kepada semua staf yang terlibat. Menggali penyebab dan mengambil tindakan perbaikan : menggali penyebab terjadinya masalah, bisa jadi masalah timbul dalam hal yang sudah familiar bagi DWI. Rencana monitoring perlu tindakan/prosedure dilaksanakan sesuai standar (rencana) serta memberi efek sesuai dengan harapan.

Menentukan kelanjutan monitoring Monitoring dirancang untuk memperoleh hasil kinerja sekarang (rutin) atau jangka pendek bagi manajer atau user lainnya. Ketika program atau kegiatan rutin telah memberikan perubahan signifikan, maka kelangsungan program kinerja memerlukan perhatian. Review secara periodik tetap diperlukan. Sistem informasi manajemen akan membantu manajer untuk mempertimbangkan kapan indikator dan frekuensi monitoring dikurangi dan pada bagian mana perlu direncanakan lagi dan dilanjutkan.

TIPE MONITORING Monitoring Rutin Kompilasi informasi secara reguler berdasarkan sejumlah indikator kunci. Jumlah indikator dalam batas minimum namun tetap dapat memberikan informasi yang cukup bagimanajer untuk mengawasi kemajuan/perkembangan. Monitoring rutin dapat dipergunakan untuk mengindentifikasi penerapan program dengan atau tanpa perencanaan.

Monitoring Jangka Pendek Dilakukan untuk jangka waktu tertentu dan biasanya diperuntukkan bagi aktifitas yang spesifik. Seringkali bila aktifitas atau proses baru diterapkan, manajer ingin mengetahui, apakah sudah diterapkan sesuai rencana dan apakah sesuai dengan keluaran yang diinginkan. Pada umumnya manajera memanfaatkan informasi ini untuk membuat penyesuaian dalam tindakan yang baru. Sesekali penerapan telah berjalan baik maka indikator kunci dimasukkan bila manajer menemukan suatu masalah yang muncul berhubungan dengan input atau pelayanan.

Untuk merancang sistem monitoring rutin atau monitoring jangka pendek, perlu pertimbangan beberapa hal sebagai berikut : Memilih indikator kunci yang akan dipergunakan manajer. Hindari mengumpulkan data yang berlebihan agar tidak menjadi beban staf. Berikan feedback pada waktu tertentu. Gunakan format laporan yang dapat dengan mudah untuk menginterprestasikan data dan tindakan.

SISTEM MONITORING Sistem monitoring indikator kinerja diperlukan untuk meningkatkan serta mempertahankan tingkat kinerja yang bermutu. Melalui monitoring akan dapat dipantau penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, penyimpangan harus dikelola dengan baik oleh manajer DWI untuk diluruskan kembali agar kegiatan yang dilakukan sesuai dengan standar. Tiga indikator kinerja DWI yang perlu dimonitor, yaitu : administrasi, klinis dan pengembangan staf.

KEY PERFORMANCE INDICATOR SISTEM MONITORING RCD STANDARDS JOB DESCRIPTION GIVING FEEDBACK KEY PERFORMANCE INDICATOR HANDLING VARIANCES MONITORING SYSTEM

Monitoring sangat diperlukan dalam suatu sistem manajemen dan hasilnya merupakan feedback bagi manajemen untuk lebih meningkatkan rencana opersional serta mengambil langkah- langkah tindakan korektif. Manajer hendaknya memiliki sistem monitoring sehingga feedback atau peyimpangan yang terjadi akan dapat dikelola dengan tepat, cepat dan dapat dilakukan upaya perbaikan dengan segera Dengan melakukan monitoring secara periodik sesuai dengan kepentingannya, maka pelayanan tenaga kerja dapat ditingkatkan.