Peranan IS / IT dalam Organisasi dan Hubungannya dengan Strategi Bisnis PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Tujuan Memahami konteks strategis IS / IT dalam Organisasi Memahami formulasi strategi bisnis Memahami dampak dari strategi bisnis untuk pengembangan IS / IT strategi. Pandangan tentang bagaimana IS/IT memainkan perannya dalam organisasi PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Agenda - Konteks Strategis IS / IT dalam Organisasi - Evolusi dari IS dalam Organisasi - Faktor Sukses Sistem Informasi Strategis - Hubungan IS / IT Strategi dan Strategi Bisnis IS / IT Strategy - Strategi Kompetitif dan Implikasinya untuk - PSSI di Indonesia: titik pandang Lokal PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Konteks Strategis IS / IT dalam Organisasi Lebih banyak produk tersedia dalam bentuk digital - Oleh karena itu e-delivery melalui IS (e-product) Banyak perdagangan bekerja secara elektronik (e-commerce-menciptakan peluang baru, transaksi online) Banyak kegiatan semakin kompleks,kebutuhan akan berbagai data dan informasi (data mining, sistem informasi perusahaan - ERP) Keterkaitan kegiatan bisnis di dalam dan antar perusahaan (meningkatkan efisiensi dan produktivitas) Kemajuan teknologi yang dapat mengolah data dalam volume besar dalam waktu yang relatif singkat (data SPMB). PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Evolusi Sistem Informasi 1960 – Data processing (DP) 1970 – Management IS (MIS) 1980 – Strategic IS (SIS-EIS) 1990 – E-business & e-commerce 2000 – Enterprise Resource Planning Setiap era memiliki perbedaan karakter sistem informasinya PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Karakteristik Era Data Processing Proses terpusat Menggunakan multi-purpose computer Mainframe Proses batch Penyimpanan data: magnetic disk, tape Bahasa Pemrograman : Cobol, Basic, etc. Otomatisasi proses berbasis informasi PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Evolusi (tiga masa) Sistem Informasi 1960 an 1970 an 1980 an 1990 an Data Processing Management Information System Strategic Information System Tiga masa sistem informasi , (john Ward, 1990 : 12) PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Karakteristik era MIS Memperkenalkan komputer mini Menggunakan berbagai aplikasi bisnis masih terpusat Menggunakan model portofolio aplikasi hirarkis berdasarkan stratifikasi kegiatan manajemen: perencanaan strategis pengendalian manajemen pengendalian operasional Meningkatkan efektivitas manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi mereka untuk membuat keputusan - untuk membantu manajer PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Karakteristik era SIS Memperkenalkan Personal Computer (PC) Memperkenalkan otomatisasi kantor Memperkenalkan kemampuan baru: akses yang fleksibel dan mendukung keputusan Meningkatkan daya saing dengan mengubah sifat atau pelaksanaan bisnis (yaitu investasi IS / IT dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif) PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Peramalan rencana kapasitas penjualan , perencanaan poerasi, perkiraan, keuntungan, analisis bauran bisnis, perencanaan tenaga kerja, pemodelan keuangan SIS MIS DP Planning systems examples Analisis penjualan kontrol anggaran , manajemen akuntansi , manajemen persediaan, analisis kualitas, pelaporan biaya , riset pasar / statistik, kontrol WIP, perencanaan persyaratan, analisis pemasok, dll Control systems example Entry order, pengolahan, pelacakan dokumen pengiriman , penjadwalan / loading, faktur penjualan dan buku besar pembelian, akuntansi biaya, kontrol stok, lantai toko, penjadwalan, tagihan material, pesanan pembelian, penerimaan, catatan karyawan, penggajian, pengolahan kata Operational systems examples PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Jenis SIS - Sistem yang menghubungkan organisasi dengan pelanggan atau pemasok untuk berbagi informasi Sistem yang efektif mengintegrasikan penggunaan informasi dalam rantai nilai organisasi Sistem yang memungkinkan organisasi untuk pengembangan produk baru atau informasi berbasis layanan Sistem yang memberikan informasi yang lebih baik kepada manajer untuk pengembangan strategi Contoh: TradeNet, SABRE (American Airlines), Valuelink (Baxter Healthcare). PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Faktor Sukses SIS Membangun citra yaitu: eksternal di alam bukan fokus internal Menambahkan nilai bukan pengurangan biaya: yaitu e-tiket Berbagi manfaat internal maupun eksternal: yaitu ATM Memahami pelanggan dan kebutuhan mereka: yaitu produk disesuaikan Bisnis bukan inovasi teknologi didorong: yaitu mencakup pelanggan yang lebih luas Tambahan bukannya pengembangan total: yaitu aplikasi berbasis web Menggunakan informasi yang diperoleh untuk mengembangkan bisnis: yaitu belajar organisasi PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Tren dalam evolusi bisnis IS / IT (sumber: diadaptasi dari R. D Tren dalam evolusi bisnis IS / IT (sumber: diadaptasi dari R. D. Galliers dan E. Somogyi) Aspek Sifat Teknologi Komputer Terpisah Pembatasan h/w Proses terdistribusi Terhubung lokal Pembatasan s/w Jaringan Terintegrasi Pembatasan orang Sifat Operasional Jauh dari peng guna dikontrol oleh DP Di atur oleh manjemen pelayanan Tersedia dan mendukung pengguna Isu pengembangan sistem Isu teknis Pemrograman/manajemen projek Mendukung bisnis kebutuhan user (manajemen informasi) Menghubungkan strategi bisnis Alasan penggunaan Teknologi Pengurangan biaya (administratif) Peggerak teknologi Mendukung bisnis Manajer Menggerakkan user Mengaktifkan bisnis (Menggerakkan bisnis) Karakteristik Sistem Teratur/operasional (intern) Mengakomodasi / kontrol Fleksibel/Strategis (ekstern) PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Perbedaan pandangan dari strategi SI Tujuan 6. Integrasi bisnis eksternal, merubah peran dari industri perusahaan-perusa haan lain 1. Otomatisasi proses data dari tugas-tugas bisnis dan proses 2.Sistem Informasi manajemen (eksekutif dan sistem informasi) 3.Integrasi bisnis internal dengan proses, job dan perencanaan ulang organisasi 4. Hubungan elktronik antara organisasi pertukaran data otomtis 5. Berbagi informasi dengan akses langsung dari satu perusahaan ke sumber daya informasi lain Efisiensi operasionali Efektivitas manajemen Keuntungan bisnis melalui perubahan PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Tiga tipikal masalah SI Sebuah software house ingin mengembangkan ide-ide untuk sebuah situs web yang inovatif yang akan memungkinkan klien mereka untuk meningkatkan pangsa pasar mereka. Website harus berisi Fitur apa ? 2. Sebuah perusahaan dengan jaringan komputer yang besar, menjalankan order sistem pemrosesan database, pada satu saat dalam sehari menemukan respon yang lambat ke tingkat yang tidak dapat diterima. Mengapa ini terjadi? 3. Setelah pengiriman diambil, tahun lalu, dari record Pasien baru Sistem telah berubah dari buruk menjadi lebih buruk di rumah sakit setempat. Ada banyak pandangan yang bervariasi mengapa hal ini terjadi, tetapi saat ini tidak ada perjanjian untuk apa masalah tsb. Apa yang harus manajer rumah sakit lakukan untuk memperbaiki situasi ini? PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Hubungan antara Business, SIS, MIS, and DP Business Strategic Management Executive Management IS/IT Strategic Management Impact Analysis User Management IS Management User Operations Information Analysis Project and Computer Management Systems Design PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Hubungan antara bisnis, IS and IT strategies SI/TI Industry, bisnis & Potensi Oragnisasi Strategi Bisnis Keputusan Bisnis Objectives & Arahan Perubahan Strategi SI Berbasis Bisnis Orientasi Permintaan Fokus pada aplikasi Strategi TI Berbasis Aktivitas Orientasi Suplai Fokus pada Teknologi Dimana arah bisnis & Mengapa? Apa yang dibutuhkan? Bagaimana caranya? Mendukung bisnis Arahan untuk bisnis Infrastruktur & Services Needs & Prioritas PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Contoh Keterkaitan Strategi Bisnis, Strategi IS, dan Strategi IT Membuka akses ke potensial pelanggan di seluruh Indonesia Mengembangkan aplikasi berbasis Web Menggunakan teknologi informasi berbasis sistem terbuka agar bisa di view oleh berbagai platform PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Matriks Application Portofolio McFarlan Matriks Application Portofolio McFarlan. (setelah Ward, Griffiths & Whitemore) Tinggi Rendah Strategic Support Key Operational High Potential penting untuk bisnis mendatang Resiko PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Memilih strategi SI Apakah masalah memerlukan solusi baru atau inovatif? Strategi Kreatif misal: memberi pendapat Apakah mekanistik masalah? Strategi logis misal: Berpikir logis Apakah masalah jelas & melibatkan orang? Metodologi soft Sistem Gunakan akal sehat ketika memilih metode pemecahan masalah. PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

So… What’s an IS/IT Strategy? Strategi IS / IT terdiri dari dua bagian -komponen SI -komponen TI Strategi IS mendefinisikan kebutuhan organisasi untuk sistem informasi untuk mendukung strategi keseluruhan bisnis Strategi TI adalah menguraikan visi tentang bagaimana permintaan organisasi untuk informasi dan sistem akan didukung oleh TI Ini alamat penyediaan kemampuan TIK dan sumber daya dan layanan seperti pengembangan IT, operasi sistem dan dukungan pengguna PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

The Context of IS/IT Strategy (Sullivan, 1985) tekanan internal Organisasi : menuntut distribusi lebih lanjut dari IS / kontrol TI High Diffusion: derajat desen tralisasi dari IS/IT kontro dalam organi sasi Opportunistic Complex Tekanan eksternal pesaing: meningkatkan kekritisanIS / IT untuk bisnis Backbone Traditional Low Low High Infusion: derajat ketergantungan IS / IT bisnis PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Implikasi Strategi Bisnis Kompetitif ke IS / IT Strategy Bagaimana IS / IT mempengaruhi sifat dan nilai dari produk atau layanan dan siklus hidupnya? - Menghasilkan produk baru atau baris baru bisnis Aktifkan produk yang akan dirancang atau disampaikan lebih cepat Digunakan untuk menambahkan fitur tambahan atau jasa untuk meningkatkan nilai produk PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Lanjutan… Bagaimana IS / IT mempengaruhi permintaan untuk produk dan jasa, segmen yang lebih efektif, memperpanjang geografis mereka , atau menyediakan saluran distribusi baru untuk menjangkau pasar? Aktifkan untuk menjangkau pelanggan yang lebih tepat Aktifkan untuk mencocokkan produk kami yang berbeda / jasa ke pelanggan tepat Aktifkan produk / jasa yang akan didistribusikan dalam cara-cara baru kepada pelanggan Aktifkan untuk mendapatkan lebih dekat ke pasar-daripada kesepakatan melalui perantara PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Bagaimana IS / IT mempengaruhi basis biaya dari proses Lanjutan… Bagaimana IS / IT mempengaruhi basis biaya dari proses kunci dalam industri atau mengubah keseimbangan dalam trade-off antara fleksibilitas dan standarisasi? Aktifkan produk / jasa yang akan diproduksi lebih ekonomis Aktifkan produksi dan logistik yang terkait untuk diintegrasikan untuk menghasilkan fleksibilitas yang lebih besar penggunaan sumber daya Aktifkan kualitas yang lebih tinggi dari produk atau jasa yang akan ditawarkan dengan biaya yang jauh lebih rendah dibandingkan tradisional PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Examples of How IS/IT has affected the competitive forces in the airline industry How can IS/IT build barriers to new entry? By increasing IT entry cost for reservation systems. By tying in distribution channels (travel agencies). How can IS/IT build in switching costs for customer? By linking purchasing and remittance systems to reduce overheads of customer. Discount/volume packages to discourage piecemeal purchase. How can IS/IT change the basis of competition? Lower costs: optimize yield per aircraft. Differentiate service:reconfiguring aircraft due to demand. Niche/focus service into high yield sectors (business travel) How can IS/IT change the balance of power in supplier/customer relationship? Agent is constantly aware of seat availability of competing airlines. Airline can readily promote unsold capacity via chosen agents. How can IS/IT generate new products/services? Integrated travel package to high mileage business customers—by passing agencies. New routes/schedule to cater for demand. PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Impact of Competitive Forces and Potential IS/IT Opportunities Key force impacting the industry Business implications Potential IS/IT effects Threat of new entrants Additional capacity Reduced prices New basis for competition Provide entry barriers or reduce access by: exploiting existing economies of scale, differentiate products or services, control distribution channels, segment markets Buyer power high Forces prices down Demand higher quality Require service flexibility Encourage competition Differentiate products or services and improve price or performance Increase switching costs of buyer Facilitate buyer product selection Supplier power high Raises prices or costs Reduced quality of supply Reduced availability Supplier sourcing systems Extended quality control into suppliers Forward planning with supplier Substitute products threatened Limits potential market and profit Price ceilings Improve price or performance Redefine products and services to increase value Redefine market segments Intense competition from rivals Price competition Product development Distribution and service critical Customer loyalty required Differentiate products and services in distribution channel and to consumer Get closer to the end consumer—understand the requirements PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Mengapa Perencanaan Sistem/Teknologi Informasi itu penting? Karena strategi sistem/teknologi informasi menetapkan pemanfaatan strategis teknologi dalam suatu organisasi. Perencanaan sistem/teknologi informasi memastikan investasi teknologi yang efisien dan efektif yang mendukung kegiatan bisnis. Saat ini sistem/teknologi informasi semakin menjadi faktor yang kritis terhadap kesuksesan suatu organisasi. Penggunaan sistem/teknologi informasi dalam kegiatan bisnis semakin meningkat Sistem/teknologi informasi dapat mempengaruhi kinerja dan performansi relatif suatu organisas PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Perencanaan SI/TI di Indonesia Adanya tendensi bahwa perencanaan kurang dianggap penting. Tidak adanya keluaran yang bersifat ‘tangible’ ataupun ‘less realizable’ dari hasil suatu perencanaan SI/TI apa yang diimplementasikan seringkali berbeda dengan apa yang direncanakan. Banyak organisasi menjalankan proyek-proyek SI/TI, tanpa adanya terlebih dahulu suatu perencanaan S/TI. Hanya digunakan sebagai justifikasi untuk kebutuhan audit (persyaratan administratif / formalitas) PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Lemahnya attitude untuk dokumentasi. Lanjutan…. Lemahnya attitude untuk dokumentasi. Perencanaan S/TI sering dianggap hanya merupakan tanggung jawab unit-unit terkait (divisi TI, div komputer), bukan tanggung jawab organisasi secara keseluruhan. Relativ sulit untuk dilaksanakan Level kedewasaan (maturity level) organisasi- organisasi yang ada umunya masih rendah. PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Hasil jelek dari Perencanaan IS/IT - Gagalnya proyek IS/IT - Proyek-proyek TI yang tidak memiliki arah, lemah dalam ruang lingkup, memiliki sedikit tidak ada identifikasi Faktor Kritis Sukses. Efisien penggunaan investasi dalam TI Nama yang buruk untuk profesional TI dan karena gagal implementasi TI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Perencanaan IS/IT untuk Indonesia Perlu proses yang lebih fasilitator-didorong, keterlibatan yang lebih tinggi dari konsultan yang memiliki kepekaan psikologis dan budaya Perlu proses yang merupakan kombinasi antara interaksi verbal (langsung) dan di-langsung untuk memastikan bahwa gagasan dan pendapat sepenuhnya diekspresikan PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Perencanaan IS/IT dalam Organisasi Indonesia: Realitas Pembenaran untuk tujuan audit Ide sering muncul dari bawah ke atas: maka suatu tantangan Jangan percaya dalam dokumentasi: maka pendekatan ini sering kurang formal Sulit untuk mendapatkan buy-in dari manajemen yang lebih suka melihat proyek implementasi TI proyek Siapa ini, adalah: IT departemen proyek ? PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Trends Perencanaan IS/IT Kita akan melihat lebih 'formal' kegiatan perencanaan IS/IT dengan kenaikan dominasi IS/IT sebagai bagian integral dari bisnis Perencanaan IS/IT akan perlu dilakukan lebih cepat, dengan kecenderungan lebih cepat dari pengembangan teknologi Definisi yang jelas antara rencana bisnis, perencanaan IS/IT dan implementasi TI akan menjadi lebih dan lebih kabur sebagai teknologi akan terus mendorong bisnis kuat PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012

Pertanyaan - Jelaskan peran evolusi TI / IS dalam sebuah organisasi? Apa strategi IS / IT? Jelaskan hubungan bisnis, strategi IS / IT? Bagaimana kekuatan pengaruh eksternal strategi bisnis dan strategi IS / IT Apa tantangan IS / IT Rencana di Indonesia? PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI – STMIK GI MDP PSSI-2012