Basic of Event Management (Dasar-dasar Menejemen Acara) WARDOYO ADI PUTRO A., S.E

TUJUAN Memahami dan menjelaskan kembali mengenai pengelolaan sebuah acara mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi Memahami dan menjelaskan kembali mengenai tujuan sebuah acara digelar sebagai penunjang kegiatan Organisasi Membuat sebuah acara dengan konsep yang benar dan mencapai tujuan yang diharapkan

EVENT??? MANAGEMENT? ??

What is an Event? Adalah suatu bentuk peristiwa dan bukan kejadian, karena secara sengaja diadakan. Adalah sebuah program yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu tujuan. Ragam acara amat banyak bergantung dari ide yang melandasi terlaksananya hal itu. berbeda dengan kegiatan yang spontan, acara dilakukan berdasarkan rencana yang telah disusun sebelumnya.

What is an Management? suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. ( James A.F.Stoner )

What is Event Management? Adalah suatu tatanan penyelenggaraan program, proses analisis , perencanaan , pemasaran , memproduksi dan mengevaluasi acara . Ini adalah cara yang berbeda untuk mempromosikan produk , jasa atau ide . Manajemen Acara membutuhkan nilai-nilai inti tertentu yang akan digunakan untuk setiap elemen , proses dan keputusan untuk membenarkan pendekatan profesional dan mencapai hasil yang efektif dan efisien

Menurut Dr. Joe Goldblatt dalam bukunya Special Events – Twenty First Century Global Grey (2002) Manajemen Acara adalah kegiatan profesional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni. Dan bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain event, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah event.

Tahap Manajemen Acara Pemilihan Acara Proses tahapan pembuatan acara >> Panitia - Proposal – Acara << Eksekusi Acara (didokumentasikan) Pasca Acara: Evaluasi Kepanitiaan dan Event Laporan Pertanggungjawaban

RISET PASAR DALAM PERENCANAAN ACARA Sebelum mengorganisir acara , cari tahu apakah ada pasar ( yaitu penonton ) untuk acara tersebut. Analisis Pasar ( Kesepahaman dengan contoh umum) Analisis Pasar berarti mencari informasi tentang audiens target acara . Target acara yaitu ada kelompok usia , jenis kelamin , kualifikasi , profesi , tingkat pengetahuan , pendapatan, status , kesukaan , tidak menyukai , kepribadian , adat istiadat, tradisi , agama , gaya hidup dll. Keinginan dan harapan audiens target dari acara yang Anda inginkan . Kapan ( yaitu tanggal dan waktu ) dan mana (yaitu tempat ) Lakukan Survei . Semua informasi ini akan membantu dalam mengembangkan rencana acara yang lebih baik .

ANALISIS SWOT DALAM PERENCANAAN ACARA Adalah alat perencanaan strategis yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menganalisis kekuatan, kelemahan , peluang dan ancaman yang terlibat dalam suatu proyek acara. Meliputi: Kekuatan: Ini adalah atribut dari organisasi yang membantu dalam mencapai tujuan. Untuk misalnya : Tim acara berpengalaman , tingkat motivasi tinggi, pangsa pasar yang baik dll Kelemahan : Ini adalah atribut-atribut dari organisasi yang berbahaya dalam mencapai tujuan. Untuk misalnya : kemalasan sosial , kurangnya dana , tim event berpengalaman , tingkat energi yang rendah , kurangnya media dan kontak perusahaan dll Peluang : Ini adalah faktor-faktor eksternal yang membantu dalam mencapai tujuan. Untuk misalnya : sedikit kompetisi , kondisi ekonomi yang menguntungkan , dukungan dari pemerintah daerah , ketersediaan keadaan infrastruktur seni dll Ancaman : Ini adalah faktor-faktor eksternal yang berbahaya dalam mencapai tujuan. Untuk misalnya : kompetisi yang tinggi , sedikit atau tidak ada dukungan dari pemerintah setempat , cuaca buruk , infrastruktur yang buruk , lab tinggi tingkat , tidak tersedianya bahan baku dll .

PERENCANAAN ACARA DENGAN KONSEP 5 W 5 ' W (yaitu Mengapa, Apa , Kapan, Dimana , Siapa ) prinsip untuk membuat rencana acara . Mengapa ' Mengapa ' berarti , mengapa ingin membuat acara tsb, Apa yang ingin dapatkan dari acara tersebut ? Misalnya : apakah kita mengatur acara untuk meningkatkan citra merek perusahaan?, untuk meningkatkan penjualan perusahaan? untuk mempromosikan produk / jasa?dll Mendefinisikan tujuan acara di awal perencanaan acara sangat penting karena memberikan arah di mana kita harus melanjutkan untuk mencapai tujuan Menyelenggarakan acara tanpa tujuan yang jelas adalah sangat membuang waktu dan sumber daya.

TAHAPAN MANAJEMEN ACARA Karena manajemen acara adalah bagian dari manajemen, maka fungsi-fungsi manajemen secara ideal harus dilakukan. 1. FUNGSI PERENCANAAN 2. FUNGSI PENGORGANISASIAN 3. FUNGSI PENGKOORDINASIAN 4. FUNGSI PENGARAHAN 5. FUNGSI PENGAWASAN

FUNGSI PERENCANAAN acara yang akan dilakukan haruslah jelas, apakah acara rutin semisal Diksar, Mat, ataupun acara lainnya yang seyogyanya dalam satu tahun kepengurusan haruslah dilakukan atau acara temporal semisal seminar-seminar yang dilakukan oleh setiap bidang kerja atau acara apapun yang tidak termasuk rutinitas

FUNGSI PENGORGANISASIAN yakni: Pembentukan Kepanitiaan Pada fungsi pengorganisasian, kepanitiaan menjadi inti yang mutlak dilakukan untuk memperjelas tanggungjawab yang akan dilakukan

FUNGSI PENGKOORDINASIAN Pada tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan yakni pemetaan tanggung jawab dan pembentukan schedule kerja.

FUNGSI PENGARAHAN Ketua menjadi sebuah lembaga yang memiliki hak untuk mengarahkan semua anggota tanpa otoriter, serta terbuka dengan semua kritikan demi cepatnya semua proses pra dan pasca acara dilakukan

FUNGSI PENGAWASAN Pengawasan ini sebenarnya tidak jauh beda dengan pengarahan tetapi bersifat lebih pribadi pada pihak ketua untuk mengawasi senua kerja anggota sehingga tidak ada sikap saling tunjuk dan saling menyalahkan

GAMBARAN SINGKAT Langkah 1 : Lakukan analisis event Langkah 2 : Siapkan rencana acara Langkah 3 : Mendalami tes pasar thd rencana acara tsb Langkah 4 : Dapatkan penyelenggara , sponsor , mitra dan klien untuk acara Anda Langkah 5 : Siapkan Jadwal acara, daftar kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka untuk memproduksi dan memasarkan acara. Langkah-langkah yang terlibat dalam mempersiapkan jadwal acara Langkah 1 : Buat daftar pre-event , di-acara dan pasca kegiatan acara Langkah 2 : Set tenggal waktu untuk setiap kegiatan acara Langkah 3 : Menetapkan kegiatan acara untuk anggota tim masing-masing . Catatan : Untuk acara skala besar, harus mempersiapkan jadwal acara terpisah untuk masing-masing bidang produksi acara .

KAITAN ME dan EO ?????

Sejauh Mana EO Diperlukan ?. Membantu meringankan beban penyelenggara atau penyandang dana. Membantu memberikan ide positif untuk keberhasilan pencapaian target program. Sebagai penerjemahan ide dasar yang dilontarkan oleh penyandang dana. Menjadi penghubung antara pihak penyandang dana dengan sejumlah produsen yang memiliki kesamaan tujuan dalam promosi. Menghidupkan kemitraan dalam proses kerja sama yang saling menguntungkan ( simbiosis mutualistis ). Misal : dalam hal pengadaan properti event.

Proses yg lebih detail Konsep event Pengaturan keuangan Pemilihan tempat, penataan ruang, dekorasi Persiapan konsumsi Perekrutan usher, pembicara, hiburan Pengaturan kontrak,ijin Hadiah Promosi Pengaturan hari-H di lokasi acara Dokumentasi dan eksekusi

Festival. Ceremony. Competition. Fashion Show. Concert Party. Convention ( meeting ) etc

PERTANYAAN SELANJUTNYA SIAPAKAH YANG ADA DIBALIK EO ITU? Mereka yang bekerja untuk mengorganisir sebuah acara adalah orang- orang yang dikenal kreatif, komunikatif, ulet dan pantang menyerah. Mereka bekerja diberbagai area kreatif diantaranya adalah: MICE : (Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan. Entertainment : memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik. Wedding Organizer : mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan atau pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak dan bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi . Sportainment : membuat acara, pertandingan, atau kompetisi olahraga. Marketing Activation : melaksanakan aktivitas yang berbentuk promosi langsung ke target market / konsumen. Talent Management : menyediakan talent sesuai kebutuhan klien One Stop Service Agency: EO yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara.

KESUKSESAN MANAJEMEN ACARA DAN ACARANYA Sumber DAYA Manusia Sumber DAYA Ekonomi DAYA Tarik 3 DAYA

Terima Kasih…. Email. adiearrafik@hotmail.com