TIM KENDALI MUTU TIM KERJASAMA PERBAIKAN MUTU Oleh Margono Slamet

PENGORGANISASIAN Ini ceritera tentang empat orang yang bernama: Everybody, Somebody, Anybody dan Nobody. Ada satu tugas penting yang harus dikerjakan dan Everybody diminta untuk mengerjakannya. Everybody yakin bahwa Somebody akan mengerjakannya. Sebetulnya Anybody dapat mengerjakannya, tetapi Nobody yang mengerjakannya. Somebody marah sebab itu tugas Everybody. Everybody pikir bahwa Anybody dapat mengerjakannya, tetapi Nobody sadar bahwa Everybody tidak akan mengerjakannya. Akhirnya, Everybody menyalahkan Somebody yang sebetulnya Nobody diminta oleh Anybody.

TIM KENDALI MUTU (Gugus Kendali Mutu, Kelompok Kendali Mutu, Tim Perbaikan Mutu) Q APA TKM ITU ? TKM adalah suatu kelompok kerja kecil yang secara sukarela mengadakan kegiatan pengendalian mutu di dalam tempat kerja mereka sendiri. Tiap anggota kelompok kecil ini berpartisipasi sepenuhnya secara terus-menerus (bersinambungan), sebagai bagian dari kegiatan kendali mutu menyeluruh dalam organisasi, mengembangkan diri serta mengem-bangkan bersama, pengendalian dan perbaikan di dalam tempat kerja, dengan menggunakan teknik-teknik kendali mutu. 1

KEGUNAAN TKM DALAM PENYULUHAN PEMBANGUNAN Wahana untuk berpartisipasi dalam perbaikan dan perkembangan penyuluhan pembangunan. Menghargai umat manusia serta membangun suatu kenyamanan tempat kerja yang cerah dan pe-nuh arti dalam bekerja. Mengaktualisasikan kemampuan manusia sepenuhnya yang akhirnya menggambarkan adanya kemungkinan-kemungkinan yang tak terbatas.

BEDAKAN TIM PERBAIKAN MUTU DENGAN KOMISI MUTU. PEMBENTUKAN TKM 1. TKM dibentuk/terbentuk secara sukarela di ling- kungan kerja masing-masing. 2. Dibentuk di tiap unit secara ad-hoc atau permanen. 3. Dibentuk dengan anggota dari berbagai unit secara ad-hoc atau permanen. BEDAKAN TIM PERBAIKAN MUTU DENGAN KOMISI MUTU.

ALAT KENDALI MUTU STATISTIKAL TKM bekerja dengan menggunakan data dan informasi lain yang disajikan dalam bentuk olahan statistik : tabel, grafik, flowchart, dll. Data tertentu yang relevan perlu dikumpulkan secara kontinu. Data tersebut diolah secara periodik. Data olahan disajikan dalam bentuk tabel, diagram atau grafik. Tarik kesimpulan tentang kondisi, masalah, kekuatan, kelemahan, tantangan dan peluang. Keputusan-keputusan diambil berdasarkan data / statistik. Data / Statistik harus merupakan bukti-bukti yang benar dan dapat dipercaya.

TAHAP-TAHAP PEMBENTUKAN TIM KERJASAMA I. PEMBENTUKAN (FORMING) II. PENGGUGAHAN (STORMING) III. PENETAPAN NORMA (NORMING) IV. PELAKSANAAN (PERFORMING) SYARAT-SYARAT BAGI ANGGOTA TIM 1. Saling percaya mempercayai. 2. Saling terbuka. 3. Mengakui kelebihan dan menerima kelemahan anggota lain. 4. Menerima umpan balik. 5. Saling belajar. 6. Memupuk rasa kebersamaan.

PEMBINAAN TIM KERJASAMA 1. Menghapus rasa cemas. 2. Menempatkan tim pada posisi yang tepat. 3. Menciptakan situasi yang kondusif. 4. Menumbuhkan rasa percaya diri. 5. Memberi kesempatan bagi setiap anggota Tim. 6. Mengadakan evaluasi terhadap perbedaan pendapat. TUGAS-TUGAS TIM KERJASAMA 1. Mengumpulkan data. 2. Merumuskan masalah-masalah. 3. Menentukan prioritas masalah. 4. Menemukan cara-cara yang memungkinkan Tim untuk bekerjasama. 5. Menciptakan suasana yang harmonis. 6. Menyusun upaya yang antisipatif terhadap masalah baru yang mungkin terjadi.

TIM YANG EFEKTIF DAN EFISIEN 1. Tujuannya jelas. 2. Peran masing-masing anggota jelas. 3. Tersedia sumberdaya dasar. 4. Rencana kerja yang jelas. 5. Tanggung jawab dan batas-batas wewenang yang jelas. 6. Aturan main yang disepakati bersama. 7. Alat yang sesuai untuk menangani masalah. 8. Perilaku Tim yang bermanfaat.

PEDOMAN UNTUK MUTU PERTEMUAN TKM Q PEDOMAN UNTUK MUTU PERTEMUAN TKM 1. Mulai dan berakhir tepat waktu. 2. Sesuai dengan agenda pertemuan. 3. Menetapkan alokasi waktu untuk setiap mata acara. 4. Menggunakan “Aturan Permainan” 5. Tetap pada mata acara; batasi pembicaraan yang menyimpang dari acara. 6. Keputusan diambil secara konsensus. 7. Catat informasi yang muncul. 8. Up-date dan evaluasi. C:\TQM\TKM

Q PERATURAN PERMAINAN BAGI TIM KENDALI MUTU Kawasan Aman Tiada Gelar Semua Berpartisipasi Tak Ada yang Mendominasi Tetap pada Jalur Mendengarkan dengan Tekun Satu Pembicara Setiap Saat

PERTANYAAN-PERTANYAAN MENDASAR UNTUK EVALUASI TIM KENDALI MUTU 1. Apa tujuan Tim Kerjasama. 2. Hasil apa yang diharapkan dari Tim. 3. Hasil apa yang telah dicapai. 4. Metoda apa yang telah digunakan. 5. Komponen-komponen mana yang perlu diganti. TAHAPAN EVALUASI 1. Menentukan ruang lingkup. 2. Mengumpulkan informasi. 3. Menyimpulkan hasil evaluasi.

SEPULUH LANGKAH PELAKSANAAN EVALUASI 1. Membuat spesifikasi hal-hal yang akan dievaluasi. 2. Menentukan informasi yang diperlukan. 3. Menetapkan kapan dan bagaimana teknik pengum- pulan informasi. 4. Menentukan alat pengumpul informasi. 5. Melakukan pengumpulan informasi. 6. Analisis informasi yang telah terkumpul. 7. Memutuskan informasi yang layak digunakan. 8. Membuat pertimbangan-pertimbangan. 9. Mengambil keputusan. 10. Menarik kesimpulan hasil evaluasi.

APAKAH TIM KERJA MANDIRI ITU ? Sama dengan Tim Kendali Mutu; tekanan pada kemandirian. Tim Kerja Mandiri adalah kelompok kerja alami yang bekerja bersama melaksanakan suatu fungsi atau menghasilkan suatu benda atau jasa/pelayanan. Mereka memfokuskan diri pada upaya memenuhi atau melebihi harapan pelanggannya; kepuasan pelanggan adalah prioritas utama mereka. Tim ini mandiri dalam arti memiliki kewenangan mengatur dirinya sendiri, serta menentukan sendiri apa yang perlu mereka lakukan. Mereka juga memiliki akses langsung pada informasi yang memungkinkan mereka untuk merencanakan, mengendalikan dan memperbaiki kerja mereka. mgs / 95 2

TEAMWORK Empathy = Berempati Assist = Bantu-membantu Together = Bersama-sama Empathy = Berempati Assist = Bantu-membantu Maturity = Matang / Dewasa Willingness = Berkemauan baik Organization = Beraturan Respect = Saling menghargai Kindness = Berbaik hati

Terima kasih Atas Perhatian Anda Hanya Sekian Saja Terima kasih Atas Perhatian Anda Semoga Bermanfaat