HAKEKAT ADMINISTRASI PERKANTORAN Arwan Gunawan, S.Pd.

KANTOR ???

Pengertian Kantor RUANG / TEMPAT ALAT Manusia KEGIATAN KANTOR

Pengertian Kantor Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.

Kantor Dalam Arti Statis dan Dinamis Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

Kantor Modern Ciri-ciri kantor dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah : Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI) sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer

Gedung Kantor Menurut Quible (1996) menyatakan ada 3 faktor perlu dipertimbangkan menentukan lokasi kantor, antara lain: Faktor Keuangan Termasuk disini adalah nilai secara ekonomis, apakah disewa, dibeli, leasing dengan kelebihan serta kekurangan masing-masing pilihan. Faktor Operasional Kemudahan operasi kegiatan perusahaan/organisasi, kemudahan berhubungan dengan konsumen, produsen, akses dan lain sebagainya. Faktor Karyawan Berhubungan dengan ketersediaan tenaga kerja skill dan unskill, tempat tinggal karyawan, mobilitas dan lain-lain.

Sedangkan Moekijat (1989) menyebutkan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor sbb: Letak, meliputi dekatnya dengan fasilitas transportasi, fasilitas bank, kantor pos, rumah makan, pasar, para pelanggan dan sebagainya. Kelayakan, meliputi ukuran luas lantai untuk sekarang dan perubahan atau perkembangan di masa yang akan datang. Pertimbangan keuangan, meliputi biaya modal dan biaya pemeliharaan serta biaya penggantian gedung –gedung lama. Fisik, meliputi alat untuk naik turun digedung bertingkat, alat pemanas, pendingin ruangan,penerangan dan sebagainya. Selain itu, Saphier menambahkan bahwa tujuan perusahaan, nilai aestetic, fasilitas dan biaya menjadi faktor pendukung lainnya.

Bangunan Kantor Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada bangunan gedung kantor yaitu: Syarat Administratif Konstruksi gedung Kesehatan Keamanan Keindahan/Desain Interior

Tujuan Kantor Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

Fungsi Kantor Menerima informasi Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis. Merekam informasi Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. Mengatur informasi Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas. Memberi informasi Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan. Melindungi asset/ harta Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab

Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaituadministration yang kata lainnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatancatat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work)

Secara ilmu, menurut Leonard D Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.

Pengertian Administrasi Dalam Arti Sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satusama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.

Pengertian Administrasi Dalam Arti Luas Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

FUNGSI ADMINISTRASI 1. Fungsi Rutin Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. 2. Fungsi Teknis Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai. 3. Fungsi Analis Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan. 4. Fungsi Interpersonal Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain. 5. Fungsi Manajerial Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli : William Spriegel dan Ernest Davies Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan. 2. George R. Terry Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3. Arthur Granger Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

UNSUR UNSUR ADMINISTRASI KANTOR 1. Pengorganisasian 2. Manajemen 3. Tata Hubungan 4. Kepegawaian 5. Keuangan 6. Perbekalan 7. Tata usaha 8. Perwakilan /humas

ORGANISASI / PENGORGANISASIAN Sebagai unsur pertama dari administrasi merupakan rangka atau wadah di mana usaha kerjasama itu diselenggarakan. James D. Money (1947) menyebutnya sebagai bentuk perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. (the form of every human association for the attainment of a common purpose). Sejalan dengan ini, maka proses mengorganisir (pengorganisasian - organizing) ialah penyusunan rangka itu dengan membagi-bagi dan menghubung-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ini ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.

MANAJEMEN Manajemen sebagai suatu proses yang menggerakkan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah ditentukan benar- benar tercapai.

FUNGSI FUNGSI MANAJEMEN Menurut Henry Fayol Perencanaan (planning) Pengorganisasian (organizing) Pemberian komando (comanding), Pengkoordinasian (coordinating), Pengawasan (controlling). G.R. Terry dengan akronim POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). The Liang Gie dengan fungsi perencanaan, pengambilan putusan, pembimbingan, pengkoordinasian, pengendalian dan penyempurnaan.

TATA HUBUNGAN / KOMUNIKASI Ini merupakan urat nadi yang memungkinkan orang- orang dalam usaha bersama itu mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. Tanpa komunikasi yang baik, tak mungkin kerjasama dapat terlaksana dengan baik.

KEPEGAWAIAN Ini merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerjasama. Penelaahan terhadap unsur ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama Administrasi Kepegawaian (Personnel Administration) yang dewasa ini kecenderungan menggunakan istilah sumber daya manusia. Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia itu dari penerimaannya (recruiting) sampai pemberhentiannya (retirement). Termasuk pula di sini ialah analisis dan klasifikasi jabatan (job analysis and classification) serta pengembangan tenaga itu melalui latihan-latihan (training)

KEUANGAN Ini merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan.

PERBEKALAN Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik, dan urusan rumah tangga. Ini merupakan segi yang mengurusi kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan (supply administration), pembelian (procure-ment), persediaan, pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta benda (inventory and property control)

KETATAUSAHAAN Ketatausahaan, yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, mengirim, dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran (office administration) atau manajemen perkantoran (office management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan dokumentasi.

HUBUNGAN MASYARAKAT / HUMAS Ini merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala sesuatu yang berlangsung mengenai usaha kerjasama itu, demikian pula sebaliknya menyalurkan sesuatu hasrat, cita atau pendapat dari luar ke dalam sesuatu usaha bersama, dengan demikian tercapai pengertian yang sebaik-baiknya antara suatu administrasi dengan keadaan sekelilingnya. Aspek ini justru amat pentingnya bagi kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun perusahaan agar mendapat dukungan dari rakyat bagi pemerintah dan kesukaan konsumen bagi perusahaan. Pada akhir-akhir ini timbullah pengetahuan dalam bidang ini, yaitu hubungan masyarakat (publik relation), keprotokolan, dan dalam bidang perusahaan dengan periklanan (advertising)

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN Kegiatan Kantor Sarana / Fasilitas Perkantoran

KEGIATAN KANTOR Perencanaan Perkantoran (Office Planning) Pengorganisasian Perkantoran ( Office Organizing ) Pengarahan Perkantoran (Office Actuating) Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

PERENCANAAN PERKANTORAN (OFFICE PLANNING) Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran meliputi : 1. perencanaan gedung 2. tata ruang kantor 3. penerangan 4. ventilasi 5. perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7. anggaran (budgeting) perkantoran 8. standar kualitas kerja 9. sistem informasi dan telekomunikasi

PENGORGANISASIAN PERKANTORAN ( OFFICE ORGANIZING ) Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi : Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan Penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.

PENGARAHAN PERKANTORAN (OFFICE ACTUATING) Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi : penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

PENGAWASAN PERKANTORAN (OFFICE CONTROLLING) Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Objek pengawasan perkantoran meliputi : penggunaan peralatan dan perabot kantor metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor kualitas pekerjaan kantor waktu biaya perkantoran

SARANA / FASILITAS PERKANTORAN Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi : a. Lokasi Kantor Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah 1. faktor keamanan 2. faktor lingkungan 3. faktor harga b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain : 1. gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan 2. gedung memiliki fasilitas yang memadai 3. harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu : 1. Perabotan kantor (office furniture) Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi.. 2. Perbekalan kantor (office supplies) Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor. e. Mesin-mesin Kantor Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor