Perencananaan & Evaluasi Kebutuhan Sarana Kerja di Unit Rekam Medis

Sarana Kerja ?? Segala jenis peralatan yang dimiliki oleh organisasi dan dipergunakan untuk melaksanakan berbagai kegiatan dalam rangka mengemban misi organisasi yang bersangkutan.

Fungsi Sarana Kerja Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat menghemat waktu. Meningkatkan produktivitas, baik barang maupun jasa. Kualitas produk yang lebih baik/terjamin. Ketepatan susunan dan stabilitas ukuran terjamin. Lebih mudah/sederhana dalam gerak para pelakunya. Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang yang dilayani. Menimbulkan perasaan puas pada orang-orang yang dilayani.

Sarana kerja ditinjau dari segi kegunaannya (utilization) Semua jenis benda yang berfungsi langsung sebagai alat produksi untuk menghasilkan barang atau berfungsi memproses suatu barang menjadi barang lain yang berlainan fungsi dan gunanya. Semua jenis benda yang berfungsi sebagai alat bantu tidak langsung dalam produksi, mempercepat proses, membangkitkan dan menambah kenyamanan dalam pekerjaan. Semua jenis benda yang berfungsi membantu kelancaran gerak dalam pekerjaan.

Peralatan kerja bila ditinjau dari segi perannya Peralatan kerja tunggal guna (single purpose equipment), yaitu berupa peralatan yang hanya dipakai untuk satu jenis peran. Peralatan kerja serba guna (multi purpose equipment), yaitu peralatan yang dapat dipakai untuk bermacam-macam peran. Peralatan kerja tunggal guna (single purpose equipment), yaitu berupa peralatan yang hanya dipakai untuk satu jenis peran, misalnya mesin tulis manual yang hanya dapat digunakan untuk mengetik, tidak dapat digunakan untuk kepentingan lain. Peralatan kerja serba guna (multi purpose equipment), yaitu peralatan yang dapat dipakai untuk bermacam-macam peran, misalnya personal computer (PC) yang dapat dipakai untuk membuat surat/daftar (word processor), membuat bermacam-macam grafik, menyimpan data/arsip (data processing filling), analisa data (data analizing), berkomunikasi dengan PC lain (parallel communication).

Fasilitas pelayanan yang berfungsi sebagai sarana pelayanan Fasilitas ruangan yang terdiri dari : Ruang pelayanan. Ruang informasi, Ruang tunggu. Ruang ibadah Kamar kecil (Km/Wc). Kantin Fasilitas pelayanan yang berfungsi sebagai sarana pelayanan, menurut Moenir (1990:121), terdiri atas beberapa fasilitas pelayanan, sebagai berikut :a. Fasilitas ruangan yang terdiri dari : – Ruang pelayanan yang aman dan tertib, seperti meja layanan dan loket yang cukup untuk penerimaan surat/berkas permohonan, penjualan karcis, penyetoran dan penerimaan uang, satu dan lain disesuaikan dengan jumlah orang yang harus dilayani setiap hari kerja. – Ruang informasi, dilengkapi dengan bahan-bahan yang penting yang secara umum ingin diketahui oleh orang-orang yang berkepentingan. – Ruang tunggu, dilengkapi daya penerangan yang cukup, tempat duduk, meja kecil, asbak dan tempat sampah. – Ruang ibadah, seperti mushola bagi beragama Islam, sambil menunggu selesainya urusan, dapat melaksanakan kewajiban sembahyang. – Kamar kecil (Km/Wc). – Kantin murah, selain untuk keperluan pegawai juga dapat melayani orang-orang yang sedang menunggu.b. Telepon umum.Fasilitas telepon umum sangat membantu orang-orang yang sedang dalam keperluan mendesak melakukan komunikasi dengan keluarga, teman. Lokasi telepon umum ini hendaknya tidak terlalu jauh dengan ruang tunggu dan masih dalam lingkungan halaman kantor yang bersangkutan.Sarana pelayanan yang lain diluar yang telah disebutkan masih banyak macamnya, seperti alat-alat kantor, alat rumah tangga, alat hiburan, alat penerangan dan lain sebagainya, yang berfungsi memperlancar kerja, menyenangkan situasi ruangan, merapikan hasil pekerjaan, membuat orang tidak banyak bertanya mengenai sagala sesuatu yang berhubungan dengan kepentingannya dan merasa puas.

Fasilitas pelayanan yang berfungsi sebagai sarana pelayanan Telepon Alat-alat kantor yang bersangkutan. dll

Jenis-Jenis Sarana & Prasarana Kerja Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies) Mesin-mesin kantor (Office Machine) Mesin Komunikasi Kantor Perabot Kantor (Office Furniture) Interior kantor (Office Arrangement) Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Peralatan Kantor ditinjau dari segi kegunaannya (utilization) Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama. Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama

Peralatan Kantor dilihat dari bentuknya Peralatan kantor berbentuk lembaran Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor Pengadaan  Kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Penyimpanan  Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.

Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor Pemeliharaan  Kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor  Kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Laporan sarana prasarana  Kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu

SARANA KERJA APA SAJA YANG DIGUNAKAN DI URM????

(RAK FILING)

LANGKAH–LANGKAH / TUJUAN PEMBELAJARAN mengidentifikasi berbagai bentuk/model rak mengukur antropometri petugas u/ desain rak mengukur dimensi rak filing (P,L,Tinggi) mengukur dimensi DRM (P,L,Tebal) menghitung kapasitas rak menghitung DRM aktif , retention&expansion memprediksi DRM tahun –tahun y.a.d. (time series) mengukur panjang pengarsipan menghitung kebutuhan rak filing

FAKTOR–FAKTOR YG DIPERTIMBANGKAN: DIMENSI RAK  KAPASITAS RAK PANJANG , LEBAR , TINGGI RAK & SUB RAK JUMLAH SUB RAK MODEL / JENIS / BENTUK RAK DIMENSI DOKUMEN  DESIGN RAK RATA-RATA TEBAL DRM PANJANG DAN LEBAR DRM CARA PENATAAN / MENJAJARKAN DRM PORTRAIT, ATAU DESIGN RAK LANDSCAPE LUAS RUANG FILING JUMLAH DOKUMEN & PREDIKSI DOKUMEN Y.A.D.  PANJANG PENGARSIPAN ANTROPOMETRI PETUGAS  DESIGN RAK

DIMENSI RAK Tinggi Rak Panjang Rak Lebar Sub Rak Tinggi Sub Rak Panjang Sub Rak

DRM dan Sub Rak DRM DRM POTRAIT : T. Rak > P. DRM L.Rak > L. DRM LANDSCAPE L. Rak > P. DRM T. Rak > L. DRM

Petugas dan Rimensi Rak Tinggi Rak  Jangkauan Tangan Ke Atas Petugas (Persentil 5) Panjang Rak  Panjang Depa Petugas (Persentil 5) Lebar Rak  Jangkauan Tangan Ke Depan Petugas (Persentil 5) Jarak Antar Rak  Minimal 2 x lebar bahu Petugas(Persentil 95)

KEBUTUHAN JUMLAH RAK FILE DIMENSI RAK PANJANG SUB RAK panjang pengarsipan JUMLAH SUB RAK tersedia / kapasitas rak KARAKTERISTIK DOKUMEN RATA-RATA TEBAL DRM panjang pengarsipan JUMLAH DRM yang dibutuhkan RETENSION FILE EXPANSION FILE CARA PENATAAN / PENJAJARAN DRM LUAS RUANG FILING

KARAKTERISTIK RAK ? APABILA SEMUA TIPE RAK SAMA  DAPAT MENGGUNAKAN KAPASITAS RAK APABILA TIPE RAK YANG ADA TIDAK SAMA  DAPAT MENGGUNAKAN KAPASITAS UNTUK MASING-MASING TIPE RAK ATAU PANJANG PENGARSIPAN RAK FILE

JUMLAH BERKAS? JUMLAH DRM YANG BERADA DI RAK FILING UNTUK PERENCANAAN RAK (PREDIKSI KEBUTUHAN ) DIGUNAKAN METODE :  ANALISA DERET BERKALA/ TIME SERIES DATA / TREND DATA

ANALISA DERET BERKALA Y=a+bx a=∑Y/ n b= ∑XY/ ∑X2

TAHAPAN PERHITUNGAN KEBUTUHAN RAK FILE: MENGUKUR DIMENSI DRM (TEBAL RATA2) MENGHITUNG / PREDIKSI JML DRM MENGHITUNG RETENSION & EXPANSION FILE MENGHITUNG PANJANG PENGARSIPAN YANG DIBUTUHKAN MENGUKUR DIMENSI RAK MENGHITUNG PANJANG PENGARSIPAN TERSEDIA UNTUK TIAP RAK MENGHITUNG KEBUTUHAN RAK ( panjang sub rak X jumlah sub rak x jumlah sisi ) Panjang pengarsipan yg dibutuhkan : PP tersedia tiap rak

DATA HASIL PENGAMATAN Rata – rata tebal DRM Dimensi Rak jumlah = 10 sub rak = masing – masing rak terdiri 5 sub rak pjg sub rak = 100 cm Rata – rata tebal DRM = 0, 28 CM

PANJANG PENGARSIPAN Panjang pengarsipan tersedia tiap rak = 500 cm Jumlah DRM th. 2006 (tahun yang diprediksi) = 27743 DRM Retension file = 10 % = 0,10 X 27743 = 2775 DRM Expansion file = 15 % = 0,15 X tebal DRM = 0,15 X 0,28 = 0,042 cm Panjang pengarsipan yg dibutuhkan = (27743-2775) X (0,28+0,042 cm)= 8045 cm Jumlah rak file yg dibutuhkan = 8045 : 500 = 16 Rak File

LOKET PENDAFTARAN

LATIHAN DIKETAHUI = JUMLAH DRM DALAM 5 TAHUN TERAKHIR SEBAGAI BERIKUT : TAHUN 2006 = 900 DRM TAHUN 2007 = 1100 DRM TAHUN 2008 = 1500 DRM TAHUN 2009 = 1700 DRM TAHUN 2010 = 1800 DRM HITUNGLAH PREDIKSI TOTAL KEBUTUHAN RAK FILE TAHUN 2011 JIKA DIKETAHUI DATA-DATA SEBAGAI BERIKUT: DIMENSI RAK PANJANG RAK = 200 CM JUMLAH SUB RAK = 5 TINGGI SUB RAK = 40 CM LEBAR /KEDALAMAN RAK = 30 CM DIMENSI BERKAS TEBAL RATA-RATA DRM = 0,5 CM PANJANG DRM = 28 CM LEBAR DRM = 25 CM LAIN-LAIN CARA PENYIMPANAN / PENJAJARAN DRM SECARA LANDSCAPE / HORISONTAL PENYUSUTAN DRM DITETAPKAN SEBESAR 10% FILE EXPANSION DIPERKIRAKAN SEBESAR 20 %

TOTAL DRM TAHUN 2011 DENGAN RUMUS Y=a + bx a = Σy n b = Σ x.y Σ x2 Y=a ± bx No. Tahun Y X XY X² 1 2006 2 2007 3 2008 4 2009 5 2010 ∑

Aspek yang diperhatikan Kerahasiaan Di setiap loket diberi penyekat Kelancaran komunikasi Tersedia lubang bicara yang disesuaikan dengan antropometri (tinggi) pasien Keamanan DRM Lubang transaksi dapat disesuaikan dengan pengukuran antropometri (tebal tangan) petugas.