Kapita Selekta Penilaian dan Penyusutan Arsip Oleh: M. Nidzomuddin, S.Sos.

A. Pengertian Arsip Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah; Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah : Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dlaam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa: Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie : Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adlah himpunana lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

e. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Kesimpulan: arsip adalah Kumpulan data / warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan Penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Pengertian Kearsipan Kearsipan (filing). File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya . kearsipan (Filing) adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

JENIS-JENIS ARSIP Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu : Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup Pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

Arsip Pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

Arsip Menurut Bentuk Dan Wujud Fisiknya Didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi: Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel. Pita rekaman Mikrofilm Disket Compact dist Flast dist

Arsip menurut nilai gunanya Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu : Arsip bernilai informasi, contoh: Pengumuman, pemberitahuan dan undangan Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan. Arsip bernilai sejarah, Contohnya: Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa Arsip bernilai ilmiah, Contoh: Hasil penelitian

Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

Arsip Menurut sifat kepentingannya Penggolongan Arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu : Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memeo Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang

Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah

Arsip menurut fungsinya Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu : Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan), ada 1) arsip aktif dan 2) arsip inaktif. Arsip Statis, Yaitu Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Disimpan di Unit Pengolah / Pencipta AKTIF DINAMIS Disimpan di Unit Kearsipan / Record Center SKPD IN AKTIF ARSIP Disimpan di Lembaga Kearsipan / BPAD STATIS

Arsip Dinamis Arsip Aktif Sering digunakan Berada di Unit Pengolah / Pencipta Arsip Inaktif Jarang digunakan Berada di Unit Kearsipan dan LKD Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus; Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Arsip menurut tempat/tingkat pengolahannya Dibedakan menjadi : Arsip pusat, Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisai yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional Pusat di Jakarta Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional di daerah ibu kota propinsi

Arsip Menurut keasliannya Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan kokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli

h. Arsip menurut kekuatan hukum Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam : Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tandfa tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapt berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

Penilaian Arsip...........(pengertian) Proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi ( Kep. Ka ANRI No. 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta)

Penilaian Arsip ..........(pengertian) Penilaian menurut Maher merupakan proses penilaian arsip dalam memilih arsip mana yang akan di simpan dan dimusnahkan. Inti dari penilaian adalah keputusan untuk menilai dokumen. Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.

Penilaian Arsip ..........(pengertian) Dari beberapa pengertian dapat disimpulkan bahwa penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan “nilai guna” dan jangka simpan arsip dilihat dari kaedah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya.

Penilaian Arsip .................(Tujuan) Penilaian arsip perlu dilakukan dengan tujuan: Menentukan jangka waktu simpan arsip Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga penciptanya (arsip vital) Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (Arsip statis)

Penilaian Arsip...............(lanjutan) Jadi intinya bahwa penentuan nilaiguna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip-arsip ke dalam dua katagori : Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus terus disimpan. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di kemudian hari.

Kriteria Penilaian .....................(1) Nilai administrasi Nilai guna finansial Nilai hukum Nilai informasi Nilai guna kebuktian Nilai ilmiah dan teknologi Faktor lain Duplikasi Accesibility Reliability dan completenes Cost of retention Scarcity (kelangkaan) Age Privasi Nilai Guna Primer Nilai Guna Sekunder

Berguna Tidak Berguna Golongan Arsip Arsip Umur arsip Aktif Umur arsip inaktif Abadi / dimusnahkan VITAL   Akte pendirian perusahaan Akta tanah Surat Keputusan Abadi PENTING SPJ Surat Perjanjian Cek Bekas 5 th Sesuai keperluan 25 th Dimusnahkan Berguna Laporan tahunan Neraca 2 th 10 th Tidak Berguna undangan pengumuman 1 bulan --

Penyusutan Arsip Penyusutan arsip menurut PP no. 34 tahun 1979 dan UU no. 43 tahun 2009 adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan (volume) arsip atas dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan (termasuk Alih media), pemusnahan maupun penyerahan arsip. Nilai Guna Arsip: nilai arsip berdasarkan kegunaanya bagi pengguna arsip Retensi Arsip : penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan pada nilai guna yang terkandung di dalamnya.

Landasan Hukum Penyusutan Arsip PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip. SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip. SE/02/1983 Tentang pedoman  umum untuk menentukan nilai guna arsip. Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 47. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Keputusan Kepala ANRi No. 9 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Peraturan Kepala ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip

Tujuan Penyusutan Arsip Secara umum tujuan penyusutan antara lain Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip --- Penghematan Menjamin Ketersediaan Arsip yang Benar-Benar Bernilai Guna --- Pendayagunaan Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Sosial --- Pengawasan & Penyelamatan bahan bukti Memenuhi persyaratan hukum

Cara Penyusutan Penyusutan arsip di instansi ada 2 cara, yakni: (1) mengacu pada Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan oleh organisasi, (2) mengacu pada Surat Edaran nomor 1 tahun 1981 yang dikeluarkan oleh ANRI, bagi instansi yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip. ( Keputusan ANRI No. 9 tahun 2000) Berdasarkan nonjadwal retensi

Kegiatan Penyusutan ................ Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah (pencipta) ke unit kearsipan & dari Unit kearsipan ke lembaga kearsipan daerah. Pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan

Prosedur pemindahan arsip inaktif Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif UNIT PENGOLAH melakukan PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN melakukan BA dan Daftar PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN

Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Bentuk Panitia Penilaian 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Kepala Unit Kearsipan Pengesahan Pelaksanaan

Teknik Penyerahan arsip Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan ke ANRI Penilaian ANRI Pelaksanaan Daftar arsip Berita acara

Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas Pengesahan Pelaksanaan