ORGANISASI PERKANTORAN (OFFICE ORGANIZATION) A. Pengorganisasian terhadap office service Organisasi Sistem Kerja Sama Sekelompok Orang Tujuan Pentingya Organisasi: Org. mengandung delegasi tugas Organisasi mempengaruhi koordinasi Organisasi menentukan tanggung jawab Organisasi merumuskan otoritas dalam melaksanakan tugas Organisasi mempengaruhi motivasi kerja{

Prinsip-prinsip Organisasi Garis-garis kekuasaan harus jelas (Pimpinan dan Bawahan) Kekuasaan harus dihubungkan dengan tanggung jawab Jenjang pengawasan harus tepat Pengawasan desentralisasi Kekuasaasn dan tanggung jawab harus dirumuskan Tingkatan manajemen jangan terlalu banyak Komunikasi secara vertikal dan horisontal Prinsip spesialisasi

(Keselarasan antar tujuan) karyawan dalam mencapai Komunikasi Kerja Sama Koordinasi (Keselarasan antar tujuan) karyawan dalam mencapai Kantor (komaruddi): Keseluruhan ruang yang menjadi tempat berlangsungnya kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen/ tugas pimpinan lainnya dalm sebuah organisasi, Kantor (Maryati) : Pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya Fungsi kantor (moekijat): Sebagai pusat administrasi dan perencanaan kebijakan, sebagai perantara, tempat menyelesaikan persoalan, koordinator, penghubung dengan masyarakat, pengelolaan organisasi manajemen kantor Organisasi kantor (moekijat): Menyusun suatu struktur atau suatu hubungan pekerjaan tertentu bermacam-macam komponen dari kesatuan/ integrasi secara keseluruhan

Asas Organisasi Kantor (Drs. Komaruddin) Organisasi kantor (moekijat): Merupakan rangka dasar untuk memenuhi fungsi kantor (penerimaan informasi, pencatatan, pemeberi dan perawatan aktiva) Asas Organisasi Kantor (Drs. Komaruddin) Garis wewenang hendaknya nyata Tidak ada wewenang yang tidak dipertanggungjawabkan, dan tidak ada tanggung jawab yg tidak berdasarkan wewenang Jangkauan pengawasan harus tepat dengan kemampuan Wewenang dan tanggung jawab harus dipastikan dan dibatasi Tingkatan manajemen yang terlalu panjang akan mengundang birokratisme Pelihara garis komunikasi secara vertikal dan horisontal Spesialisasi yang tepat harus dimanfaatkan Desentralisasi sejauh mungkin bagi pengawasan

Prinsip Organisasi Kantor (Drs. Komaruddin) Prinsip Tujuan: tujuan suatu organisasi haruslah dirumuskan dan dipahami Prinsip kesatuan fungsi: semua organisasi terdiri dari fungsi-fungsi yang harus bekerja sama dalam mencapai tujuan organisasi Prinsip hubungan individu: organisasi yang efektif terbuat dari pribadi-pribadi harus melangsungkan pekerjaan Prinsip kesederhanaan: organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yg jelas Prinsip tanggung jawab: setiap karyawan diberikakan wewenang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya Prinsip pengawasan dan kepemimpinan: kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakkan sehingga tujuan dapat tercapai

Tehnik Organisasi Kantor (moekijat) Pelajari tujuan organisasi Evaluasi/bandingkan antara pekerjaan dan pegawai/karyawan Pengelompokkan secara Homogen (penempatan karyawan menjadi satu karena jenis pekerjaan sama), heterogen (penempatan karyawan menurut fungsinya tidak memperhatikan jenis pekerjaan seperti tata usaha, operator dll) Tingkat spesialisasi pekerjaan

Keuntungan pengelompokkan homogen Kantor (moekijat) Memudahkan penggunaan mesin-mesin Spesialiasi/ahli dipergunakan dengan baik Dapat membandingkan pekerjaan para anggotalainnya Menghindari tejadinya fluktuasi (naik turunya ) pekerjaan Keuntungan pengelompokkan heterogen Kantor (moekijat) Memudahkan pertukaran pegawai Membantu semangat team Memudahkan penentuan tanggung jawab Mengurangi pemindahan arsip Memudahkan beralih ke metode baru Memberikan perhatian yang lebih besar kepada para pegawai

B. Sentralisasi dan desentralisasi perkerjaan perkantoran Sentralisasi (maryati) : pekerjaan perkantoran dikerjakan oleh sebuah kesatuan organisasi yg berdiri sendiri Keuntungan: Pengawasan administrasi akan lebih mudah, karena kegiatan dikendalikan dari satu bagian Pengawasan akan lebih optimal Penggunaan mesin-mesin akan lebih optimal Metode kerja dapat diseragamkan Fleksibilitas dalam penggunaan tenaga kerja Kerugian Penumpukan pekerjaan Kurang praktis karena semua pekerjaan tergantung pada satu bagian Desentraliasai : satuan organisasi disamping melaksanakan tugasnya pokoknya juga melaksanakan tugas-tugas lain

Desentraliasai : semua kegiatan perkantoran diserahkan ke manajer fungsional Kelebihan: Urutan penyelesaian kerja dapat dilakukan dengan skala proritas Hemat waktu Karyawan bersifat generalis (setiap pekerjaan kantor harus diselesaikan dalam kantor) Kekurangan: Pengawasan kurang maksimal Penggunaan peralatan kurang optimal Tidak ada keseragaman kerja

c. Jabatan sekertaris dan unit sekertariat Sekertaris : seorang pembantu kepala kantor dalam menyiapakn surat menyurat, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya. Tugas sekertaris : memelihara dokumen, menyambung dan menerima telepon, mencatat perjanjian kepala kantor, menyusun risalah-risalah rapat. Sekertaris juga manajer: sekjen PBB, Sekda Sekretariat: sekertaris yang juga bertindak sebagai seorang manajer memimpin satuan organisasi (sekretariat jenderal)

KOMUNIKASI PERKANTORAN (OFFICE COMMUNICATION)