MONITORING & EVALUATION (LOGISTICS) Dra. Endang Adriyani, Apt. MARS

INDICATOR Indikator adalah sebuh kriteria yang digunakan untuk mengukur adanya perubahan, baik langsung maupun tidak langsung, dan untuk menilai kesesuaian dengan tujuan dan target dari program yang dilaksanakan (Quick 1997) Indikator adalah suatu alat ukur kuantitatif yang digunakan untuk monitoring, evaluasi dan mengubah atau meningkatkan mutu pengelolaan di suatu pelayanan kesehatan (Nadzam, 1996)

MENGAPA DI LAKUKAN MONITORING EVALUASI Menentukan nilai keberhasilan Membandingkan dengan standar yang ditetapkan Mencari kesenjangan antara target dengan pencapaian Menentukan standar Menilai kesesuaian antara keberhasilan dengan tanggung jawab

Management Proccess Input Proses Output Pemenuhan Standar Indikator

PENILAIAN EVALUASI : PENILAIAN INPUT PROSES OUTPUT hasil kinerja sesungguhnya kinerja yang diinginkan

MONITORING & EVALUTION (MONEV) MONITORING & EVALUATION RESPONSIBILITIES INDICATORS FOR MONITORING PERIODIC EVALUATION

RESPONSIBILITIES POLICY ORGANIZATION. & STRUCTURE TUGAS, WEWENANG, TANGGUNG JAWAB

ORGANIZATION & STRUCTURE (tugas, wewenang, t ORGANIZATION & STRUCTURE (tugas, wewenang, t.jawab) dengan fungsi-fungsi sbb : OPERATIONAL ADMINISTRATION LOGISTIC MANAG (siklus log)

OPERATIONAL FUNCTIONS CONTOH : Menetapkan jumlah kebutuhan barang (data dari perencanaan) Menetapkan jml kebutuhan selama leadtime Menetapkan buffer stock/pengaman stok (dibutuhkan dalam situasi tdk normal) Menetapkan jumlah persediaan minimal & maks. Menetapkan reorder point. Menetapkan jumlah yang didistribusikan ke unit pemakai/user

ADMINISTRATION FUNCTIONS CONTOH : Melakukan pencatatan setiap penerimaan pada buku besar penerimaan Melakukan pencatatan setiap item barang pada kartu stok. Melakukan pencatatan setiap pengeluaran baik pada kartu stok maupun buku besar pengeluaran. Meminta laporan kepada setiap unit kerja. Dll…

LOGISTIC FUNCTION (CYCLUS LOGISTICS) CONTOH : PERENCANAAN (PLANNING) PENGADAAN ( PROCUREMENT) PENYIMPANAN (WAREHOUSE) DISTRIBUSI (DISTRIBUTION) PEMAKAIAN (USING, Formularium DLL) PENGHAPUSAN (DISPOSAL)

MASALAH Tiap fungsi penuh dengan kesulitan yang tidak terlihat, disebabkan al: manajemen yang jelek petugas yang tidak cakap sumber daya yang tidak mencukupi

SIKLUS LOGISTIK PERENCANAAN PENGHAPUSAN PENGANGGARAN PEMANFAATAN PENGENDALIAN PENDISTRIBUSIAN PENGADAAN PENYIMPANAN

PLANNING EVALUATION (INDICATORS) Memonitor usulan perencanaan yang sudah diajukan dengan kedatangan logistik Barang yang direncanakan dg barang yang dibeli Harga Barang yang direncanakan dg harga barang datang Menganalisa sebab-sebab terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan barang Barang yang dibeli cito Barang yg dibeli vs pelayanan Menindaklanjuti Hasil Evaluasi

Analisis X 100% dana yang ada dana yang dibutuhkan X 100% FORMULA % dana yang tersedia dgn kebutuhan dana yang ada X 100% dana yang dibutuhkan FORMULA % perencanaan dan kenyataan jumlah barang yang ada dalam perencanaan X 100% jumlah barang yang diadakan Return on equity FORMULA Surplus atau Defisit sebelum Pos Keuntungan atau Kerugian X 100% Equity

PROCUREMENT Frekuensi pembelian: berapa kali dibeli dalam setahun (ambil beberapa contoh) Frekuensi surat pemesanan yang tidak lengkap: berapa kali surat pesanan yang dibuat yang tidak cocok, dengan kenyataan (ambil untuk 3 bulan – 1 tahun) Persentase keterlambatan pembayaran dari pihak rumah sakit: pembayaran yang sudah dilakukan rumah sakit tidak memenuhi perjanjian dibandingkan dengan yang sesuai perjanjian x 100%

DISTRIBUTION Hitung jumlah amprahan dibandingkan dengan target amprahan Berapa kali amprah setiap bulan (lihat data 3 bulan) dibanding dengan yang direncanakan.

Cont’d USING Percentage of food diet with ∑ inpatient Percentage of drugs prescribe by generic name: hitung jumlah obat yang ditulis (R/) dengan generik dibandingkan dengan obat yang ditulis x 100% Percentage of drugs prescribed from formulary: % obat yang masuk formularium dibandingkan dengan semua obat x 100% Percentage of material (kertas tisu) with ∑ patient:……. Persentasi makanan yang tersisa dengan jumlah pasien rawat inap

INVENTORY Percentage kesesuaian antara stelling card dengan kenyataan: bandingkan antara jumlah barang ada, dengan catatan pada kartu stelling x 100% TOR = Turn Over Ratio: jumlah penjualan dalam HPP dibandingkan dengan rata-rata total nilai persediaan dalam HPP (x) Persentase kesesuaian antara kebijakan sistem penyimpanan dengan kenyataan: bandingkan antara barang yang disimpan tidak sesuai kebijakan dengan yang sesuai x 100%

Cont’d……… Persentase barang yang rusak : Hitung jumlah barang yang rusak bandingkan dengan jumlah keseluruhan barang x 100% Hitung nilai barang yang rusak bandingkan dengan total nilai persediaan x 100% dll

REPORTING Menilai kekayaan/Persediaan (mis : stock opname) 2) Melakukan evaluasi pelaporan kaitannya dengan waktu. misalnya setiap tanggal 30/31 telah buat laporan stok

PERIODIC EVALUATION Evaluasi adalah penilaian secara periodik kemajuan yang dapat dicapai dari perjalanan program dalam mencapai tujuan jangka panjang Berdasarkan Time frame ( bulanan, triwulan, Semester, atau tahunan)

PENGENDALIAN (input, proses atau output) GKM --- TIME MOTION - SUPERVISI - UNIT COST  BEBAN KERJA 

Contoh CSF Logstik . Fungsi : Kriteria. Sukses: Data Indikator: Formula 1.mana- jemen Logistik (Anggaran) 2……… Anggaran Perencanaan yang tepat -Dana yang direncanakan - Dana yg diserap Persen (%) dana yang terserap -Dana yang ada X 100% Dana yg dbutuhkn