PENYUSUTAN DAN PENILAIAN ARSIP Disampaikan oleh : M. Nidzomuddin

Penilaian Arsip PENGERTIAN

Pengertian Penilaian Penilaian menurut Maher merupakan proses penilaian arsip dalam memilih arsip mana yang akan di simpan dan dimusnahkan. Inti dari penilaian adalah keputusan untuk menilai dokumen. Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.

Pengertian Penilaian Proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi ( Kep. Ka ANRI No. 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta)

Tujuan Penilaian Kegiatan penilaian arsip ini dilakukan dengan tujuan: Menentukan jangka waktu arsip Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga penciptanya (arsip vital) Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis) .

Tujuan Penilaian Arsip Jadi pada intinya penilaian arsip merupakan penentuan kegiatan untuk memilahkan arsip-arsip ke dalam dua kategori : Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus terus disimpan. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di kemudian hari.

Penilaian Arsip Penilaian terhadap arsip untuk menentukan berapa lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif, jenis arsip yang harus dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis Ada tim pembuat jadwal retensi Tim menentukan nilai guna dari berbagai jenis arsip yang ada di kantornya, misal kuitansi Kriteria yang digunakan tergantung pada kantor masing-masing Kriteria penilaian yang biasa digunakan: ALFRED: Administrative value, legal value, financial value, research value, educational value, documentary value

Tips and tools for creating and presenting wide format slides Nilai GUNA ARSIP Tips and tools for creating and presenting wide format slides

Nilai Guna Arsip Nilai Guna Primer (Primary Values) Nilai Guna : nilai guna arsip/rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip Nilai Guna Primer (Primary Values) adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi/lembaga/kantor/organisasi penciptanya, dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsinya pada masa kini maupun pada masa yang akan datang. Nilai guna primer meliputi: Nilai Guna Administrasi Nilai Guna Hukum Nilai Guna Keuangan Nilai Guna Ilmiah Nilai Guna Perorangan

Nilai Guna Primer Nilai guna administrasi Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip. Contoh; undangan, dst Nilai guna keuangan/fiskal Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

Nilai Guna Primer Nilai guna hukum Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh; Undang-undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian

Nilai Guna Sekunder Nilai guna kebuktian (evidential value) adalah nilai arsip sesuai kegunaan arsip berdasarkan kepentingan lembaga/instansi/organisasi lain atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi/organisasi pencipta arsip. Nilai guna sekunder meliputi: Nilai guna kebuktian (evidential value) Nilai guna informasional – nilai guna yang berkaitan dengan dg informasi yg terkandung dalam arsip

Nilai Guna Sekunder A.Nilai guna kebuktian Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. A.Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerja, sertifikat perusahaan dst.

Nilai Guna Sekunder Nilai guna informasional Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst

Penilaian berdasarkan kriteria nilai guna rekod Penilaian berdasarkan kriteria nilai guna rekod. Konsep ini didasari pemikiran dari Theodore R. Schellenberg . Administrasi Pembuktian Nilai Guna Arsip Hukum Nilai Guna Primer Nilai Guna Sekunder Informasional Keuangan

Kriteria Penilaian Faktor lain sebagai pertimbangan penilaian arsip: Duplikasi Accesibility Reliability dan completenes Cost of retention Scarcity (kelangkaan) Age Privasi

Prosedur Penilaian Membuat klas disposal Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen Melengkapi dokumentasi appraisal Diterapkan pada daerah lain Laporan untuk review

Alat Penilaian Arsip Survey arsip adalah kegiatan untuk pengumpulan data melalui survai untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya. Inventory rekod/arsip Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .

Tahapan Penilaian Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisasi Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja Konversikan setiap butir fungsi kedlam pokok masalah yang mendasari seri arsip. Fungsi sama mencerminkan seri yang sama. Contoh: Seri pengawasan antara Dit. Asia dengan Dit Eropa.

Tahapan Penilaian Cermati jenis-jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi pada tingkat kegiatan yang tercermin dalam berkas/file Cermati jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan guna menentukan pengelompokan informasi yang tercermin dalam folder atau naskah. Himpun folder atau naskah secara berkala dari kegiatan yang sama dalam berkas, dan himpunan berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama ke dalam seri arsip Lakukan penilaian setiap seri dari aspek fungsi, hukum, kontekstual dan fisik. 

Tahapan Penilaian Lakukan penilaian dari aspek informasinya untuk setiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui apakah arsip harus dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu/harus dilestarikan sebagia arsip bernilaiguna permanen karena memiliki nilaiguna pertanggungjawaban nasional. Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilaiguna permanen tersebut masih operasional sehingga harus disimpan di instansi yang bersangkutan atau harus diserahkan ke ANRI, sebagai arsip statis karena sudah tidak operasional lagi.

Tahapan Penilaian Lakukan langkah-langkah prosedural sesuai ketentuan hukum yang berlaku untuk kepentingan pemusnahan kembali atau penyerahan ke ANRI.

Secara rinci proses penilaian dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut: Deskripsikan setiap folder/naskah yang sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi. Himpun kartu deskripsi/folder/naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas. Himpun berkas dalam satu seri arsip. Lakukan penilaian untuk tiap seri, baik dari aspek fungsi maupun informasinya.