PENYUSUNAN PROSEDUR KERJA

Presentasi berjudul: "PENYUSUNAN PROSEDUR KERJA"— Transcript presentasi:

1 PENYUSUNAN PROSEDUR KERJA

2 Prosedur Kerja (PK) Merupakan gambaran umum tentang langkah-langkah (tata urutan) yang harus dilakukan sebagai pedoman bagi siapa saja yg akan melakukan pekerjaan tsb secara terkendali & konsiten Fungsinya utk menilai secara terus-menerus sehingga dpt diketahui kelemahan st sistem apakah krn faktor manusia atau perubahan dalam sistem pelayanan

3 Syarat Penyusunan Identifikasi kebutuhan
Ditulis oleh yang melakukan kegiatan Ada komitmen terhadap prosedur Dicatat dan ditanggapi Jelas, ringkas & dapat dilakukan Berupa flow-chart yang menggambarkan suatu kegiatan

4 Jenis Prosedur Prosedur pelayanan profesi : mengatur tata cara penangan pasien. Prosedur dalam aspek keilmuan : langkah-langkah pelayanan untuk menentukan diagnosis dan terapi Prosedur dalam aspek manajerial : langkah-langkah pelayanan pasien non keilmuan atau penunjang keilmuan Prosedur administrasi : mengatur tata kerja kegiatan dalam organisasi atau hubungan antar unit kerja

5 Cara Penyusunan Menentukan proses kegiatan yg akan dibuat prosedurnya
Mengidentifikasi setiap kegiatan dalam proses tsb Membuat flow-chart proses tsb Menyusun prosedur tsb sesuai format yg ditentukan Kooperatif (mencakup lintas fungsi)

6 Tujuan dan Lingkup Proses Kegiatan
Isi Prosedur Tujuan dan Lingkup Proses Kegiatan Menjawab pertanyaan: Apa yang dikerjakan? Oleh siapa? Kapan dan dimana? Apa yang digunakan? Bagaimana pengendaliannya? Bagaimana pencatatannya?

7 Proses Pembuatan Prosedur
Menentukan : Kebutuhan dan tujuan Ruang lingkup Penanggungjawab/pemilik Personil/unit terkait Mendiskusikan: Sistem dan dokumen yang sudah ada Kemungkinan masalah yang timbul Aspek-aspek mutu

8 Membuat definisi : Alur sistem/proses Format/struktur Wewenang yang mengesahkan Pendistribusian Menggambarkan: Penanggungjawab proses Sumber daya yang dibutuhkan Kapan harus dilaksanakan Pencatatan/formulir yang diperlukan?

9 Panduan Pembuatan PK Penulisan lembar/naskah PK berupa tabel dan teks (lihat contoh lembar PK) dengan keterangan/info tentang: Kolom judul prosedur, diisi judul PK Kolom No.Kode, diisi nomor prosedur Kolom No. Revisi, diisi Kode Revisi Kolom Tgl mulai berlaku, diisi tanggal PK mulai diberlakukan Kolom Jumlah Halaman, diisi jumlah halaman PK

10 Kolom Penanggungjawab terdiri dari kolom Disiapkan yg diisi nama jabatan & ttd yg membuat PK; kolom Diperiksa diisi nama jabatan & ttd yg memeriksa PK; dan kolom Disahkan diisi nama jabatan & ttd yg mengesahkan PK Tujuan PK, diisi penjelasan tentang tujuan dalam pembuatan PK Aplikasi Klausul, diisi dengan klausul-klausul yang terkait Definisi, diisi dimana PK tersebut diperlakukan

11 Penanggung jawab, diisi petugas di unit yang bersangkutan
Kriteria Pencapaian, diisi penjelasan apa yang ingin dicapai dalam pembuatan PK tersebut Prosedur, diisi urutan kegiatan yang dilakukan dalam pembuatan PK tersebut Diagram Alir, diisi diagram dari alur proses kegiatan dalam pembuatan PK tersebut

12 Referensi, diisi dengan sumber informasi yang baku sehubungan dengan PK yang dibuat
Dokumen Terkait, diisi dengan dokumen-dokumen yang terkait dengan PK yang dibuat Unit Terkait, diisi dengan unit yang terkait dalam pembuatan PK dan mendapat distribusi dok.PK Histori Perubahan, diisi apabila ada hal-hal yang perlu di revisi

13 PENYUSUNAN INSTRUKSI KERJA

14 Instruksi Kerja Bentuk informasi yang dikomunikasikan untuk menerangkan bagaimana aksi, tingkah laku, metode atau tugas akan akan dimulai, diselesaikan, diadakan, atau dilaksanakan Cakupan sangat sempit mencakup individu atau kelompok yang mengerjakan satu jenis pekerjaan yang sama

15 TEKNIS PENYUSUNAN Materi pada pertemuan selanjutnya adalah menyusun prosedur kerja Prosedur kerja yang akan disusun : tiap poli atau tiap bagian pelayanan Menyiapkan data atau informasi tentang mekanisme kerja di masing-masing bagian Protap atau SOP yang sudah ada

16 Panduan Pembuatan IK Penulisan lembar/naskah IK berupa tabel dan teks (lihat contoh lembar IK) dengan keterangan/info tentang: Kolom judul prosedur, diisi judul IK Kolom No.Kode, diisi nomor prosedur Kolom No. Revisi, diisi Kode Revisi Kolom Tgl mulai berlaku, diisi tanggal IK mulai diberlakukan Kolom Jumlah Halaman, diisi jumlah halaman IK

17 Kolom Penanggungjawab terdiri dari kolom Disiapkan yg diisi nama jabatan & ttd yg membuat IK; kolom Diperiksa diisi nama jabatan & ttd yg memeriksa IK; dan kolom Disahkan diisi nama jabatan & ttd yg mengesahkan IK Tujuan PK, diisi penjelasan tentang tujuan dalam pembuatan IK Aplikasi Klausul, diisi dengan klausul-klausul yang terkait Definisi, diisi dimana IK tersebut diperlakukan

18 Penanggung jawab, diisi petugas di unit yang bersangkutan
Kriteria Pencapaian, diisi penjelasan apa yang ingin dicapai dalam pembuatan IK tersebut Alat dan Bahan, diisi dengan alat dan bahan yang dibutuhkan sesuai dengan pembuatan IK Alur Proses, diisi urutan kegiatan yang dilakukan dalam pembuatan PK tersebut

19 Penanggung jawab, diisi petugas di unit yang bersangkutan
Kriteria Pencapaian, diisi penjelasan apa yang ingin dicapai dalam pembuatan IK tersebut Alat dan Bahan, diisi dengan alat dan bahan yang dibutuhkan sesuai dengan pembuatan IK Alur Proses, diisi urutan kegiatan yang dilakukan dalam pembuatan IK

20 Diagram Alir, diisi dengan gambar alur proses dan dokumen terkait dari pembuatan IK
Referensi, diisi dengan sumber informasi yang baku sehubungan dengan IK yang dibuat Dokumen Terkait, diisi dengan dokumen-dokumen yang terkait dengan IK yang dibuat Unit Terkait, diisi dengan unit yang terkait dalam pembuatan IK dan mendapat distribusi dok.IK Histori Perubahan, diisi apabila ada hal-hal yang perlu di revisi

21 Terima kasih