BIRO KESEKRETARIATAN dan LOGISTIK

Presentasi berjudul: "BIRO KESEKRETARIATAN dan LOGISTIK"— Transcript presentasi:

1 BIRO KESEKRETARIATAN dan LOGISTIK

2 Ketua Biro Vera Avivah Psikologi’14 Sekben Biro Pre Juwita
Peternakan’14 Anggota biro Mimi Syahfitri THP’13 Anggota biro Rina Putri Sari Elektro’14 Anggota biro Miza Ariska Peternakan’14 Anggota biro Nurma Sari THP’13

3 Deskripsi Kerja Biro kesekretariatan adalah biro yang bertanggung jawab dalam admistrasi organisasi dan membantu Sekretaris Jenderal dalam administrasi dan pengarsipan, dan bertanggung jawab atas semua yang berhubungan dengan kesekretariatan.

4 Tujuan Tujuan dari biro kestari adalah untuk mendukung sekretaris Jendral Menyusun dan merumuskan segala kebutuhan yang berhubungan dengan administrasi KOSBEMA UNAND; Bertanggungjawab mengumpulkan dan mengarsipkan dokumen,serta surat- menyurat dalam pelaksanaan program kegiatan KOSBEMA UNAND;

5 Motto TCTT Tanggap Cepat Tepat Rapi Teliti

6 Program kerja Biro Kestari
1. Mengumpulkan Data Base anggota 2. Membuat struktur kepengurusan KOSBEMA UNAND periode 2016/ Membuat Daftar Piket Pengurus 4. Membuat Form Untuk Setiap Agenda Rapat 5. Mendukung Divisi Dalam Surat-Menyurat 6. Membuat buku agenda surat masuk dan keluar 7. Membuat tatib sekre 8. Membuat buku daftar hadir pengurus dan buku tamu 9. Mengumpulkan Lpj per enam bulan dalam kepengurusan priode 2016/ Manajemen gudang 11. Gotong royong 12. Pengadaan peralatan invntaris kesekretariatan 13. Membuat seragam dan atribut kosbema 14. Membuat daftar inventaris kesekretariatan 15. Melakukan pengecekan inventaris secara berkala

7 1. Mengumpulkan Data Base anggota
Dasar pemikiran Untuk membantu divisi lain dalam pembuatan database anggota dan pengarsipan data 2 Deskripsi kegiatan Pengumpulan data seluruh anngota untuk mengetahui identitas anggota dan dapat dijadikan sebagai arsip 3 Tujuan kegiatan Memperoleh data semua annggota dan untuk pengarsipan data 4 Sasaran kegiatan Seluruh anggota 5 Waktu dan tempat Minggu ke-4 November sampai minggu ke-4 Januari di sekre KOSBEMA UNAND 6 Penanggung jawab Biro Kestari 7 Anggaran dana -

8 2. Membuat struktur kepengurusan KOSBEMA UNAND periode 2016/2017
Dasar pemikiran Setiap organisasi harus mempunyai sebuah struktur kepengurusan yang jelas. 2 Deskripsi kegiatan Struktur kepengurusan dibuat dalam bentuk baliho yang memuat semua nama pengurus kosbema unand periode 2016/2017 dan berkoordinasi dengan infokom 3 Tujuan kegiatan Untuk mejelaskan struktur pengengurusan KOSBEMA UNAND periode 2016/2017 4 Sasaran kegiatan Seluruh pengurus 5 Waktu dan tempat Minggu ke-4 November sampai minggu ke-1 Januari di sekre 6 Penanggung jawab Vera Avivah 7 Anggaran dana Rp 1x 0,5 m foto pengurus inti

9 3. Membuat Daftar Piket Pengurus
1 Dasar pemikiran Sekre harus selalu rapi dan nyaman 2 Deskripsi kegiatan Daftar piket ini disusun berdasarkan jadwal KRS pengurus agar tidak terjadi bentrok antara kegiatan akademik dengan piket dan mengevaluasi setiap bulannya 3 Tujuan kegiatan Menjaga kerapian sekre dan memperjalas penanggungjawab harian di sekre 4 Sasaran kegiatan Seluruh pengurus 5 Waktu dan tempat Pengumpulan KRS dilaksanakan 2 kali selama kepengurusan (minggu ke-4 November 2016 dan minggu ke-1 kuliah sampai minggu ke-2 kuliah) 6 Penanggung jawab Pre Juwita 7 Anggaran dana 8 Peserta Seluruh anggota

10 4. Membuat Form Untuk Setiap Agenda Rapat
1 Dasar pemikiran Setiap agenda rapat yang dilaksanakan memiliki format yang sama 2 Deskripsi kegiatan Form agenda rapat dibuat untuk seluruh kegiatan yang berhubungan dengan agenda rapat 3 Tujuan kegiatan Memperoleh setiap informasi hasil rapat yang telah dilaksanakan oleh setiap divisi/biro ataupun kepanitiaan, dapat dijadikan arsip dan evaluasi untuk kedepannya. 4 Sasaran kegiatan Setiap agenda rapat yang dilaksanakan 5 Waktu dan tempat Selama kepengurusan dan tempat kondisional 6 Penanggung jawab Rina Putri Sari 7 Anggaran dana 8 Peserta

11 5. Mendukung Divisi Dalam Surat-Menyurat
1 Dasar pemikiran Setiap urusan administrasi organisasi tidak terlepas dari surat-menyurat 2 Deskripsi kegiatan Membuat setiap surat yang dibutuhkan dalam setiap kegiatan 3 Tujuan kegiatan Untuk mendukung divisi dalam membuat surat keluar dan memudahkan pengarsipan surat keluarataupunsuratmasuk 4 Sasaran kegiatan Setiap surat masuk dan surat keluar 5 Waktu dan tempat Selama kepengurusan dan tempat kondisioanal 6 Penanggung jawab Nurma Sari 7 Anggaran dana 8 Peserta

12 6. Membuat buku agenda Surat masuk dan keluar
1 Dasar pemikiran Surat masuk dan surat keluar penting untuk diarsipkan 2 Deskripsi kegiatan Surat yang dibukukan terdiri dari surat masuk dan surat keluar 3 Tujuan kegiatan Untuk memudahkan dalam pengarsipan surat 4 Sasaran kegiatan Setiap surat masuk dan surat keluar 5 Waktu dan tempat Selama kepengurusan dan tempat kondisioanal 6 Penanggung jawab Biro kestari 7 Anggaran dana 8 Peserta

13 7. Membuat tatib sekre 1 Dasar pemikiran
Terciptanya lingkungan sekre yang nyaman dan tertib 2 Deskripsi kegiatan Tata tertib terdiri dari tata tertib di sekre, tata tertib rapat dan tata tertib piket sekre 3 Tujuan kegiatan Untuk membuat semua anggota ataupun tamu nyaman di sekre 4 Sasaran kegiatan Pengunjung sekre 5 Waktu dan tempat Selama kepengurusan dan tempat kondisioanal 6 Penanggung jawab Biro kestari 7 Anggaran dana 8 Peserta

14 8. Membuat buku daftar hadir pengurus dan buku tamu
1 Dasar pemikiran Setiap pengurus ataupun tamu yang datang ke sekre harus mengisi daftar hadir atau buku tamu 2 Deskripsi kegiatan Daftar hadir atau Buku tamu diisi oleh setiap pengunjung sekre 3 Tujuan kegiatan Untuk mengetahui setiap pengunjung sekre yang datang tiap harinya 4 Sasaran kegiatan Pengunjung sekre 5 Waktu dan tempat Selama kepengurusan dan tempat kondisioanal 6 Penanggung jawab Mimi Syahfitri 7 Anggaran dana 8 Peserta

15 9. Evaluasi proker triwulan kepengurusan priode 2016/2017
Dasar pemikiran Mengevaluasi kinerja pengurus 2 Deskripsi kegiatan Dilakukan rapat evaluasi 3 Tujuan kegiatan Untuk mengetahui kinerja pengurus 4 Sasaran kegiatan Anggota kosbema 5 Waktu dan tempat Setiap setelah uts dan uas 6 Penanggung jawab Vera Avivah 7 Anggaran dana 8 Peserta

16 10. Melaksanakan Gotong royong
Dasar pemikiran Agar membuat sekretariat yang bersih, rapi dan indah 2 Deskripsi kegiatan Melakukan gotong royong bersama 3 Tujuan kegiatan Menciptakan sekretariat yang bersih, rapi dan indah 4 Sasaran kegiatan Kesekretariatan KOSBEMA 5 Waktu dan tempat Minimal 3x dalam kepengurusan 6 Penanggung jawab Pre Juwita 7 Anggaran dana 8 Peserta Seluruh Pengurus

17 11. Manajemen Gudang 1 Dasar pemikiran
Agar tata letak inventaris lebih terstruktur 2 Deskripsi kegiatan Meletakkan inventaris sesuai dengan tempat dan kebutuhan 3 Tujuan kegiatan Untuk mempermudah dalam pengecekan barang 4 Sasaran kegiatan Kesekretariatan KOSBEMA 5 Waktu dan tempat Selama kepengurusan di kesekretariatan 6 Penanggung jawab Miza Ariska 7 Anggaran dana 8 Peserta Pengurus

18 12. Pengadaan peralatan inventaris kesekretariatan
Dasar pemikiran Untuk mengadakan peralatan yang dibutuhkan 2 Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan kosbema 3 Tujuan kegiatan Untuk memmenuhi peralatan yang dibutuhkan kosbema 4 Sasaran kegiatan Anggota kosbema 5 Waktu dan tempat Kondisional tempat di sekretariat kosbema 6 Penanggung jawab Miza Ariska 7 Anggaran dana 8 Peserta -

19 13. Membuat seragam dan atribut kosbema
Dasar pemikiran Agar adanya tanda pengenal kosbema dalam melaksanakan kegiatan organisasi 2 Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilakukan untuk membuat seragam untuk seluruh anggota KOSBEMA 3 Tujuan kegiatan Agar adanya tanda pengenal untuk seluruh anggota KOSBEMA 4 Sasaran kegiatan Anggota KOSBEMA 5 Waktu Minggu ke-4 Januari 6 Penanggung jawab Miza Ariska 7 Anggaran dana Rp ,00 8 Peserta Pengurus

20 14. Membuat daftar inventaris kesekretariatan
Dasar pemikiran Untuk melihat dan mendata segala jenis perlengkapan yang berada di kosbema 2 Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencatat seluruh inventaris yang berada di kosbema 3 Tujuan kegiatan Untuk mengetahui jenis-jenis perlengkapan yang berada di kosbema 4 Sasaran kegiatan Inventaris Kesekretariatan 5 Waktu dan tempat Sepanjang kepengurusan 6 Penanggung jawab Nurma Sari 7 Anggaran dana -

21 15. Melakukan pengecekan inventaris secara berkala
Dasar pemikiran Agar mudah dalam pengontrolan perlatan yang berada di kosbema 2 Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilakukan untuk mengecek seluruh peralatan yang telah tercantum sebagai inventaris kosbema 3 Tujuan kegiatan Untuk mengetahui kondisi dari peralatan kosbema 4 Sasaran kegiatan Anggota kosbema 5 Waktu dan tempat 1 kali 2 minggu, Sekretariat kosbema 6 Penanggung jawab Rina Putri sari 7 Anggaran dana