INFORMATION SYSTEM QUALITY ASSURANCE AND CONTROL TEAM ASSIGNMENT

Presentasi berjudul: "INFORMATION SYSTEM QUALITY ASSURANCE AND CONTROL TEAM ASSIGNMENT"— Transcript presentasi:

1

2 INFORMATION SYSTEM QUALITY ASSURANCE AND CONTROL TEAM ASSIGNMENT
Kelompok 1 Devo Fauzan Rahman Anugrah Sugiatmoko Anugrah Ardani Supit Mamuaya Chatrine Sylvia

3 Pemahaman tentang kontrol terhadap implementasi ERP
Berdasarkan teori yang dikemukakan pada tulisan, apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya? Berdasarkan hasil riset yang telah dilakukan sebelumnya dan juga pada makalah ini, risiko apa saja yang dihadapi bisnis terkait implementasi ERP? Terkait kontrol dalam implementasi ERP, coba uraikan lima kelemahan (lacks) yang hadapi organisasi. Berikan argumen Anda, bagaimana menyikapi dan menyelesaikan kelemahan-kelemehan tersebut? (Dukung dengan teori dari literature terkait). Perhatikan Tabel 3 (halaman 65). Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP dan kontrol yang terkait, menurut pemahaman Anda, apakah hasil riset ini fit dengan organisasi di Indonesia? Apakah ada hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan lokal? Apa saran dan rekomendasi Anda terkait penelitian tersebut (baik keterbatasan maupun perbaikan penelitian selanjutnya).

4 Pembahasan Paper Risks and Controls in the Implementation of ERP Systems Severin V. Grabski. Michigan State University, U.S.A. Stewart A. Leech. The University of Melbourne, Australia Bai Lu. Colonial Mutual Group, Australia

5 Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi
Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya? Menurut Jenatabadi et al (2013), alasan utama implementasi sistem ERP yaitu untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi serta kinerja keuangan perusahaan. Kinerja keuangan berkaitan erat dengan profitabilitas perusahaan, dapat diukur dengan penilaian keuangan seperti tingkat pengembalian rasio investasi (investment ratio return rate). Sedangkan kategori kinerja non keuangan meliputi layanan pelanggan, reliabilitas produk, manajemen pengetahuan dan kinerja lainnya yang berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan

6 Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi
Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya? (cont.) Menurut Tarigan (2010), Adopsi ERP pada perusahaan akan memberikan dampak yang baik bagi efektifitas dan efisiensi perusahaan. Efektifitas yang terjadi pada umumnya terjadi pada bagian-bagian administrasi dan terutama pada bagian sistem informasi. Adopsi ERP ternyata mampu memberikan informasi yang baik bagi perusahaan-perusahaan karena dapat memberikan informasi secara detail dan lengkap. Peningkatan sistem informasi yang baik tentang kualitas produk dan layanan yang baik akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan daya saing.

7 Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi
Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya? (cont.) Menurut Widiyanti (2013), terdapat faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan didalam implementasi sistem ERP antara lain: Kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan Keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor Adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan Menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan Merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan Pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

8 Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi
Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya? (cont.) Menurut Widiyanti (2013), Hal yang harus diperhatikan sebelum Implementasi ERP 1. Bisnis Proses yang matang. 2. Manajemen Perubahan yang baik. 3. Komitmen mulai dari Level Manajemen sampai ke User 4. Perubahan budaya organisasi.

9 Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi
Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya? (cont.) Menurut Gallagher & Coleman Gallagher (2012), proyek implementasi sistem ERP memakan banyak biaya dan merupakan hal yang sangat rumit untuk diterapkan karena tingkat kegagalannya yang tinggi. Berikut merupakan hal-hal yang perlu dilakukan setelah proses implementasi sistem ERP, yaitu: Mengevaluasi response time yang dibutuhkan sistem untuk menangani suatu masalah Memastikan user yang menggunakan sistem ERP merasa puas atas kinerja sistem Memastikan sistem dapat mendukung otomasi dan integrasi setiap proses bisnis dan informasi Dapat disesuaikan dengan rencana anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya

10 Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi
Apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya? (cont.) Sedangkan menurut Chou, Chang, Lin & Chou (2014), setelah dilaksanakan proses implementasi sistem ERP, maka perusahaan perlu mengadakan pembelajaran pasca implementasi (post-implementation learning). Post-implementation learning memiliki efek yang signifikan terhadap penggunaan ERP, termasuk dukungan keputusan, integrasi kerja dan layanan pelanggan. Pengguna yang terus belajar cenderung dapat menggunakan sistem ERP yang lebih baik.

11 Berdasarkan hasil riset yang telah dilakukan sebelumnya dan juga pada makalah ini, risiko apa saja yang dihadapi bisnis terkait implementasi ERP? Menurut Aloini, Dulmin & Mininno (2012), proyek ERP perusahaan berskala besar merupakan proyek yang paling penting di antara proyek TI lainnya dan proyek ERP menciptakan peluang baru dan tantangan yang signifikan dalam bidang Manajemen Risiko. Faktor kritis meliputi aspek teknologi dan manajerial, baik psikologis dan sosiologis. Berbagai faktor lainnya memiliki hubungan erat dan mungkin memiliki efek tidak langsung pada proyek. Sehingga, menerapkan Manajemen Risiko, khususnya tahap Risk Assessment, untuk ERP lebih sulit dibandingkan proyek lainnya. Berikut ini merupakan beberapa risiko yang muncul pada saat implementasi sistem ERP, yaitu:

12 Berdasarkan hasil riset yang telah dilakukan sebelumnya dan juga pada makalah ini, risiko apa saja yang dihadapi bisnis terkait implementasi ERP? Pilihan yang tidak memadai Kemampuan tim proyek yang kurang Kurangnya keterlibatan top management dan pengguna akhir Sistem komunikasi yang tidak efektif Instruksi dan pelatihan yang tidak memadai Arsitektur yang kompleks dan jumlah modul implementasi yang terlampau banyak Rekayasa proses bisnis yang tidak memadai Pengadaan manajerial yang buruk Teknik manajemen proyek yang tidak efektif Manajemen perubahan yang tidak memadai Layanan konsultasi yang kurang efektif Kepemimpinan yang buruk Kemampuan pemeliharaan sistem TI yang buruk Perencanaan dan pemikiran strategis yang kurang efektif Manajemen keuangan yang tidak memadai

13 Terkait kontrol dalam implementasi ERP, coba uraikan lima kelemahan (lacks) yang hadapi organisasi. Berikan argumen Anda, bagaimana menyikapi dan menyelesaikan kelemahan-kelemehan tersebut? (Dukung dengan teori dari literature terkait). Menurut Grabski, Leech, & Lu (2001), terdapat lima risiko bisnis utama yang berkaitan dengan implementasi sistem ERP yaitu: Kurangnya penyelarasan antara sistem informasi yang baru dengan proses bisnis perusahaan Hilangnya kendali akibat desentralisasi di dalam pembuatan keputusan Risiko yang berkaitan dengan kompleksitas proyek Potensi kurangnya kemampuan di dalam perusahaan Penolakan pengguna sistem

14 Perhatikan Tabel 3 (halaman 65)
Perhatikan Tabel 3 (halaman 65). Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP dan kontrol yang terkait, menurut pemahaman Anda, apakah hasil riset ini fit dengan organisasi di Indonesia? Apakah ada hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan lokal?

15 Perhatikan Tabel 3 (halaman 65)
Perhatikan Tabel 3 (halaman 65). Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP dan kontrol yang terkait, menurut pemahaman Anda, apakah hasil riset ini fit dengan organisasi di Indonesia? Apakah ada hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan lokal? Menurut Daniel E. O’Leary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai berikut : • Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan. • Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis. • Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan. • Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja. • Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time). • Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan. • Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional. • Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

16 Perhatikan Tabel 3 (halaman 65)
Perhatikan Tabel 3 (halaman 65). Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP dan kontrol yang terkait, menurut pemahaman Anda, apakah hasil riset ini fit dengan organisasi di Indonesia? Apakah ada hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan lokal? Menurut Daniel E. O’Leary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai berikut : • Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan. • Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis. • Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan. • Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja. • Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time). • Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan. • Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional. • Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

17 Perhatikan Tabel 3 (halaman 65)
Perhatikan Tabel 3 (halaman 65). Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP dan kontrol yang terkait, menurut pemahaman Anda, apakah hasil riset ini fit dengan organisasi di Indonesia? Apakah ada hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan lokal? Ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain : Pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; Kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; Ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan Keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara- cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan

18 Perhatikan Tabel 3 (halaman 65)
Perhatikan Tabel 3 (halaman 65). Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP dan kontrol yang terkait, menurut pemahaman Anda, apakah hasil riset ini fit dengan organisasi di Indonesia? Apakah ada hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan lokal? Turbit (2005) menyatakan bahwa kunci kesuksesan dalam implementasi ERP adalah : Manajemen perubahan yang baik. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Secara praktek, untuk mengelola perubahan-perubahan tersebut perusahaan dapat mengadopsi beberapa metode yang ada diantaranya Change Acceleration Project Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP. Disamping itu pendekatan kepada departemen dilakukan untuk mengatasi kendala politis yang diakibatkan ketakutan akan kehilangan pekerjaan, keraguan akan manfaat dari implementasi sistem tersebut.

19 Apa saran dan rekomendasi Anda terkait penelitian tersebut (baik keterbatasan maupun perbaikan penelitian selanjutnya). Budaya sangat berpengaruh terhadap organisasi, perilaku keorganisasian dan manajemen organisasi. Banyak berbagai kesulitan telah dihadapi ketika menerapkan dan menggunakan teknologi, proses manajemen, metoda sistim informasi dan sistim informasi teknik dari dunia barat pada negara berkembang. Sehingga dapat dikatakan bahwa perbedaan budaya dapat menjadi faktor yang penting dan memiliki pengaruh yang berbeda-beda untuk tiap-tiap perusahaan. Change management merupakan hal yang penting, dimulai sejak tahap awal proyek dan berlanjut terus hingga keseluruh daur hidup proyek.